Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI 2010, stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit
dan perencanaan yang wajib dilaksanakan. Sementara itu menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI 2010
tujuan dari penyimpanan adalah untuk menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan
pencarian dan pengawasan. Ini tentunya sesuai dengan tujuan penyimpanan yang dijabarkan oleh Depkes 1996 yaitu agar obat
terhindar dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab dan mudah menemukannya saat dibutuhkan.
Stock opname merupakan salah satu cara menilai kelancaran kegiatan penyimpanan dan pencatatannya. Oleh karena itu hasil stock
opname harus sesuai antara data pencatatan dengan jumlah stok fisik digudang farmasi. Jika terdapat ketidaksesuaian harus segera dilakukan
analisis untuk mengetahui kerugiannya Febriawati, 2013. Tentunya ini dilakukan untuk menilai sejauh mana efisiensi dari penyimpanan obat
yang dilakukan oleh rumah sakit.
6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat
Pelaporan dokumen atau data-data yang berkaitan dengan penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan pengelolaan obat
secara tertib mulai dari saat obat diterima, disimpan hingga didistribusikan. Tujuannya adalah agar tersedia data mengenai jenis dan
jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data
mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010.
Adapun dokumen-dokumen penyimpanan obat yang perlu untuk dilaporkan terdiri dari laporan penerimaan obat, laporan pengeluaran
obat dan laporan hasil stock opname obat. laporan penerimaan obat dibuat tujuannya untuk mengetahui jumlah pembelian obat di suatu
rumah sakit dalam satu periode waktu tertentu minimal 1 bulan sekali Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010. Sedangkan laporan
mutasi atau pengeluaran obat dibuat untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat dalam satu periode waktu, minimal
setiap 6 bulan sekali Febriawati, 2013. Sementara itu laporan hasil stock opname dibuat untuk mengetahui sisa persediaan, obat-obatan
yang kadaluarsa dan kesesuaian pencatatan obat di gudang farmasi Kemenkes RI, 2007. Sehingga dari pelaporan dokumen-dokumen ini
suatu instansi bisa melakukan evaluasi pada setiap rangkaian kegiatan penyimpanan obat Sarmini, 2008.
Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan secara rutin baik oleh petugas gudang farmasi maupun Kepala Instalasi
Farmasi. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat digudang farmasi sudah mulai berjalan meskipun
terkadang masih suka mengalami keterlamabatan dalam pelaporannya. Terlambatnya pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat disebabkan
oleh banyaknya tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan oleh petugas gudang dan Kepala Instalasi Farmasi yang menyebabkan
tertundanya pencatatan hingga berdampak pada terlambatnya pelaporan
dokumen penyimpanan obat tersebut. Padahal beberapa dokumen seperti buku pengeluaran dan surat bukti barang keluar sangat
diperlukan untuk perencanaan pembelian obat Instalasi farmasi. Laporan terkait penyimpanan obat yang dibuat dan dilaporkan
oleh petugas gudang dan kepala instalasi farmasi terdiri dari laporan faktor pembelian, laporan mutasi obat da laporan hasil stock opname
obat. Laporan faktor pembelian adalah laporan sejenis laporan penerimaan obat yang dibuat oleh kepala instalasi farmasi dan kemudian
akan dilaporkan kepada bagian keuangan dan kepada kepala divisi pelayanan RS Mulya, sama seperti laporan stock opname obat.
Sementara itu laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang dan pelaporannya hanya sampai ke kepala instalasi farmasi RS Mulya.
Namun sejauh ini belum ada kegiatan evaluasi yang dilakukan dari pihak manajemen rumah sakit Mulya yang berkaitan dengan
penyimpanan obat. Hal ini ketahui berdasarkan hasil wawancara kepada informan.
Dengan dilakukannya pelaporan diharapkan bisa menjadi bahan evaluasi dan memberikan informasi yang akurat mengenai kegiatan
penyimpanan obat sehingga dapat memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat data atau laporan yang lengkap untuk
membuat perencanaan dan agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien
dan efektif Pudjaningsih, 1996.
