Sumber Daya Manusia Personil

Petugas gudang farmasi RS Mulya bekerja hari Senin hingga Jumat mulai pukul 09.00 hingga pukul 18.00. Namun jadwal kerja tersebut tidak mutlak dan bisa berubah sesuai dengan kebutuhan pelayanan gudang atau sesuai dengan kebutuhan petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas gudang farmasi yang saat ini sedang melanjutkan kuliahnya, sehingga jam kerjanya disesuaikan dengan waktu kuliah petugas. Jam kerja ini dinilai masih kurang ideal karena menurut informan idealnya jam kerja petugas gudang dibagi menjadi 2 shift, yaitu shift pagi 07.00-14.00 dan shift siang 14.00-08.00. Sebagaimana yang diungkapkan informan sebagai berikut. “ Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam kerjanya juga kurang idel ya dari jam 9 sampai jam 6 tapikan kita menyesuaikan sama kebutuhan pelayanannya jadi dia dimasukan dijam middle. ” GF-2 Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti, petugas gudang sering keluar ruangan dan menunda pekerjaannya di gudang. Ini biasanya terjadi saat petugas mendapatkan panggilan tugas tambahan dari unit apotek untuk membantu pelayanan di unit tersebut, atau biasanya karena petugas merasa lelah sehingga malas melanjutkan pekerjaan tambahan yang terlalu banyak diberikan padanya. Petugas gudang farmasi memang sering diberikan tugas tambahan oleh Kepala Instalasi Farmasi untuk membantu tugasnya atau membantu tugas pelayanan farmasi di Instalasi Farmasi, sebagaimana pernyataan berikut. “ ..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang betul- betul bisa bekerja untuk tidak double job.. ” GF-2 Akibatnya, tugas-tugas di gudang farmasi yang seharusnya bisa diselesaikan dengan segera menjadi tertunda. Misalnya penerimaan obat dan penyusunan barang ke lemari penyimpanan. Selain tugas petugas gudang yang tidak dapat selesai dengan segera, tugas tambahan yang diberikan kepada petugas gudang farmasi juga tidak terselesaikan secara tepat waktu. Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan petugas gudang dalam melaksanakan tugas penyimpanan obat juga sudah cukup sesuai meskipun terkadang masih perlu dibantu oleh kepala instalasi farmasi dalam melaksanakan penyimpanan obat. Ini sesuai dengan pernyataan berikut. “Emm… udah standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja masih belajar sambil berjalannya pekerjaan ” GF-2 Meskipun SDM yang ada saat ini sudah dianggap memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik dalam menunjang pekerjaannya yaitu dalam hal penyimpanan obat, namun kedua informan masih merasa perlu diadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan petugas. Seperti pelatihan mengenai alur penyimpanan obat di gudang dan cara pencegahan obat kadaluarsa di gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut. “ Iya harusnya sih iya, soalnya belum pernah juga diadain pelatihan kaya gitu. …kaya pelatihan tentang alur digudang gitu kali ya, harusnya gimana dan seperti apa. Terus tentang job deskripsinya tu kan kalo aku yah sekarang masih simpang siur juga gitu kan ” GF-1 “Ya saya sih maunya juga gitu ya, diadakan pelatihan. …tentang sistem penyimpanan itu yang paling dibutuhin banget. Sama terus kalo digudang tuh pengecekan expired gitu ya sama cara penyimpanan obat yang baik itu seperti apa. Kalo ada cara itu lebih bagus ya perlu untuk diterangin ” GF-2. Berdasarkan penjabaran diatas diketahui bahwa jumlah SDM gudang farmasi yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya saat ini jika dibandingkan dengan pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Departemen Kesehatan 1996 jumlahnya masih belum sesuai dengan ketentuan. Hal ini dikarenakan menurut pedoman penyimpanan Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 SDM yang harus tersedia di gudang farmasi rumah sakit minimal terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang pengurus barang dan satu orang pelaksana. Hal ini juga dirasakan oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Kedisiplinan petugas gudang dalam melaksanakan tugasnya juga masih belum sesuai dengan ketentuan dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena petugas gudang masih belum melaksanakan tugasnya sesuai dengan SOP yang berlaku. Sementara itu, dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan disebutkan bahwa petugas gudang harus melaksanakan setiap kegiatan penyimpanan sesuai dengan SOP yang berlaku. Namun demikian, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas gudang sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena latar belakang pendidikan yang dimiliki petugas gudang farmasi adalah SMF atau sekolah menengah farmasi.

5.3.2 Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi. Namun, berdasarkan hasil wawancara dengan informan diketahui bahwa belum ada penganggaran khusus untuk kegiatan penyimpanan obat dan penganggaran dianggap masih belum dibutuhkan untuk saat ini. Oleh karena itu, informasi mengenai ketersediaan anggaran yang berkaitan dengan penyimpanan pun hanya bisa didapat oleh peneliti melalui wawancara. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya dokumen terkait anggaran penyimpanan obat di gudang farmasi. Hal ini didukung dengan pernyataan informan sebagai berikut. “Anggaran sih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan atau pertahunnya ya karena memang menurut kami belum perlu itu buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini. ” GF-3 Ini juga terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan permintaan kepada bagian logistik umum dan di bagian logistik umum sudah tersedia sehingga penganggarannya masuk kedalam penganggaran bagian umum bukan ke anggaran penyimpanan. Sebagaimana pernyataan informan berikut. “… ya tinggal minta saja ke bagian logistik umum, semua sudah tersdia di sana jadi itu masuk ke anggaran logistik umum tidak ke anggaran gudang farmasi ” GF-3 Dari pernyataan tersebut diketahui bahwa anggaran penyimpananan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut dijelaskan bahwa dalam kegiatan penyimpanan unsur anggaran menjadi penting untuk disediakan minimal anggaran pemeliharaan dan perbaikan sarana atau prasarana, tujuannya adalah agar sarana dan prasarana yang ada di gudang farmasi menjadi lebih tahan lama.

5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat

Hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa sudah terdapat prosedur penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Prosedur penyimpanan tersebut sudah di dokumentasikan dalam bentuk buku standar prosedur operasional pelayanan instalasi farmasi RS Mulya yang sudah disahkan berdasarkan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur RS Mulya No.083SKDIRRSMYANMED2012 tentang standar operasional prosedur pelayanan unit farmasi RS Mulya. Standar operasional prosedur tersebut juga sudah disosialisasikan kepada petugas gudang dan selurug SDM di instalasi farmasi. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut. “Kalau prosedur kita sudah buat bukunya itu buku standar prosedur operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan sama penyimpanannya gitu. ...sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas farmasi termasuk petugas gudang. “ GF-2 Standar operasional prosedur penyimpanan obat di rumah sakit Mulya dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya kemudian atas persetujuan Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya dan Direktur RS Mulya. Prosedur penyimpanan obat dibagi kedalam empat bagian, antara lain : a. Prosedur penerimaan perbekalan farmasi b. Prosedur pendistribusianpengeluaran obat-obatan gudang farmasi c. Prosedur penyimpanan dan pengaturan obat-obatan di gudang farmasi d. Prosedur pelaksanaan stock opname gudang farmasi Dari hasil observasi pada pelaksanaan standar operasional prosedur yang berlaku diketahui bahwa masih terdapat beberapa point yang belum dilaksanakan secara maksimal oleh petugas gudang farmasi, hal ini dikarenakan petugas gudang tidak mengingat semua poin yang terdapat didalam stadar operasional prosedur. Meskipun pendokumentasian dan sosialisasi terhadap standar operasional prosedur ini sudah pernah dilakukan sebelumnya. dan SOP yang dibuat sudah sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Ini juga didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut. “ Udah mulai aku lakuin sih tapi yang aku inget aja hahaha ” GF-1 Namun, sejauh ini Kepala Instalasi Farmasi hanya mengetahui bahwa semua kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang sudah sesuai dengan SOP yang ada. Padahal kenyataannya petugas tidak menghafal semua poin dalam SOP. “ Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan itu yah pelaksanaan penyimpanannya tapi kendalanya itu karena dianya petugas gudang hanya sendiri jadi kadang ada aja yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle kerjaan sendiri. ” GF-2

5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat merupakan salah satu hal yang mejadi penting untuk pelaksanaan penyimpanan digudang farmasi.