Dokumen Penyimpanan Obat Input Penyimpanan Obat

akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta melampirkan SP atau surat permintaan unit. Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan jumlah obat yang diberikandikeluarkan oleh unit gudang farmasi. Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana pernyataan informan berikut. “ kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga sama ” GF-1 3. Kartu induk persediaan Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan input pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut. “ ini kartu induk persediaan adanya di sistem aja sih paling dan langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek ” GF-1 4. Kartu stok obat Kartu stok obat untuk obat-obatan yang ada di gudang farmasi RS Mulya sudah disediakan oleh pihak RS Mulya. Namun, berdasarkan hasil wawancara dan observasi kartu stok tersebut tidak pernah diisi oleh petugas gudang. Kartu stok gudang farmasi hanya disimpan dalam satu map. Berdasarkan hasil telaah dokumen data- data yang harus diisi pada kartu stok antara lain data nama instalasi, nama obat, satuan, distributor, tanggal masukkeluar barang, no.faktur jika barang masuk, tanggal kadaluarsa, jumlah obat masuk, jumlah obat keluar, sisa dan keterangan. Kartu stok gudang farmasi ini tidak diisi karena petugas gudang merasa kesulitan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk mengisi kartu stok tersebut. Sebagaimana pernyataan berikut. “ iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya ” GF-1 5. Surat bukti barang keluar Surat bukti barang keluar atau di gudang farmasi RS Mulya biasa disebut dengan laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Surat bukti barang keluar dibuat setiap hari oleh petugas gudang farmasi setelah adanya permintaan dari unit yang membutuhkan obat. “surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku tinggal input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi Farmasi ” GF-1 Penginputan data pada surat bukti pengeluaran dilakukan dengan sistem komputer yang juga langsung teintegrasi dengan sistem induk persediaan obat. Berdasarkan hasil observasi cara mengisi surat barang keluar atau laporan mutasi adalah sebagai berikut. a. Petugas mengisi tanggal barang akan keluar b. Mengisi kolom gudang tujuan c. Mengisi nama petugas gudang d. Mengisi kolom penerima barang e. Menuliskan nama obat yang dikeluarkan pada kolom productID f. Mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada kolom quantity g. Secara otomatis akan tercantum harga satuan pada kolom unit price dan total harga pada kolom harga h. Kemudian petugas menncetak data tadi menjadi lembar rangkap2 i. 1 lembar berwarna putih untuk petugas gudang dan 1 lembar berwarna merah untuk unit tujuan. j. Kemudian laporan tersebut ditanda tangani oleh petugas gudang dan penerima barang di tiap unit 6. Dokumen hasil stock opname Dokumen hasil stock opname terdiri dari laporan hasil stock opname gudang farmasi RS Mulya didalamnya juga terdapat data obat kadaluarsa obat hasil stock opname. Laporan stock opname hanya terdiri dari nama-nama obat yang mengalami selisih pada saat stock opname. Laporan tersebut terdiri dari beberapa lampiran yaitu lampiran hasil stock opname terdiri dari nama obat, total inventory, jumlah fisik dan selisih, lampiran data obat kadaluarsa nama obat, jumlah obat, tanggal kadaluarsa dan harga obat yang kadaluarsa dan hasil stock opname terdiri dari jumlah obat selisih dan total harga obat yang mengalami selisih. Dokumen tersebut ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya. Hal ini didukung oleh pernyataan berikut. “ laporan ini yang buat aku, biasanya liat dari hasil stok opname yah, nanti aku liat dulu berapa tuh selisihnya sama obat apa aja yang selisih diliat berapa harganya. Itu ditulis gitu terus aku ketik ulang. data obat yang kadaluarsa jumlah sama jenis sama harga obat dilampirin jadi satu ” GF-2 Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen, diketahui bahwa hanya kartu induk persediaan obat dan buku pengeluaran obat yang diisin secara rutin oleh petugas. Untuk dokumen hasil laporan stok opnam dibuat secara berkala oleh penanggung jawab gudang farmasi dalam hal ini adalah kepala instalsi farmasi. Sementara itu untuk buku harian penerimaan obat, kartu stok obat dan surat bukti barang keluar tidak diisi secara rutin oleh petugas. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut. “…dokumen penerimaan obat itu ngga pernah ya paling setiap hari aku cuma input aja ke sistem yang otomatis langsung ke kartu induk persediaan, buku defcta sama surat bukti barang keluar juga pasti setiap hari diisi tapi kalo stock opname sama laporan faktur bu vera Kepala Instalasi Farmasi yang buat ga tiap hari juga .” GF-1 Dokumen-dokumen penyimpanan yang ada dan tersedia saat ini dirasakan oleh salah satu informan masih belum cukup dalam menunjang pelaksanaan penyimpanan obat digudang farmasi RS Mulya. Menurutnya, tetap dibutuhkan kartu stok obat untuk memudahkan dan menertibkan pencatatan obat. Namun, hambatannya adalah minimnya jumlah SDM pelaksana gudang dan tidak terbiasanya petugas menggunakan kartu stok obat menyebabkan petugas merasa kesulitan dan keberatan jika harus mengisi kartu stok obat. Sementara itu, informan lainnya menganggap bahwa dokumen yang tersedia saat ini sudah cukup. Ini sesuai dengan pernyataan informan berikut. “ udah cukup sih yang ini aja, kalo lebih dari ini aku bisa lebih keteteran yah mungkin hahaha ” GF-1 “ ya belum cukup ya menurut aku tetep perlu kartu stock lah karena biar bisa lebih ketahuan berapa yang masuk sama yang keluar setiap harinya ” GF-2 Dalam pelaksanaannya pengisian dokumen-dokumen penyimpanan obat ini sering mengalami hambatan. Hambatan yang sering terjadi yaitu petugas terkadang kurang teliti karena terburu-buru dalam mengisi dokumen. Hal ini dikarenakan petugas gudang memiliki tugas yang cukup banyak dan tidak hanya bertugas mengurusi penyimpanan obat digudang melainkan harus membantu pelayanan di instalasi farmasi juga. Ini sebagaimana yang diungkapkan informan berikut. “ Aku juga kadang suka buru-buru yang ngisi dokumen-dokumen begituan karena aku harus handle kerjaan aku yang lain di instalasi farmasi. itu juga kenapa kalo diminta laporan suka telat telat gitu ya karena kadang aku suka lama ngerjain dokumennya ” GF-1 Berdasarkan hasil tersebut diketahui bahwa dokumen penyimpanan obat yang disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya belum sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, dan pada pelaksanaannya masih ada dokumen yang tidak diisi dengan baik oleh petugas gudang farmasi dan dokumen yang ada saat ini masih dianggap kurang cukup lengkap oleh Kepala Instalasi Farmasi. Karena seharusnya petugas gudang mengisi dokumen kartu stok dan dokumen lainnya dengan baik dan benar.

5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana dan prasarana penyimpanan juga merupkan salah satu input yang mendukung kelancaran kegiatan penyimpanan obat di gudang faramasi. Sarana penyimpanan obat yang disediakan oleh manajemen RS Mulya berdasarkan observasi terdiri dari satu ruangan gudang yang berukuran 3,49 x 2,47 m 2 dengan kelengkapan sebagai berikut. a. Gudang memiliki pintu dan jendela, meskipun jendela pada gudang sama sekali tidak dapat terbuka dan belum dilengkapi dengan teralis. Namun, lantai gudang juga sudah diberi keramik. Gudang jenis ini termasuk kedalam jenis gudang tertutup. b. Pintu yang memiliki kunci ganda c. Meja kerja petugas disertai kursinya diatasnya terdapat komputer, telpon, printer dan ATK d. Pendingin ruanganAC untuk mengatur suhu ruangan, meskipun demikian AC yang terdapat digudang farmasi saat itu dalam keadaan bocor sehingga membasahi lemari obat hingga mengenai obat-obatannya. e. Tidak ada pemisahan antara ruang penyimpanan obat dengan ruang penyimpanan alat kesehatan. Petugas gudang sering memeriksa suhu udara di ruangan tersebut sesuai dengan suhu udara penyimpanan yang dibutuhkan oleh setiap jenis obat. sarana yang terdapat di gudang ini seperti yang diungkapkan informan berikut. “ Sarana penyimpanan paling hanya ada gudang farmasi, tapi ya belum ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih menyatu. …udah ada AC nya juga dilengkapi sama kunci. Tapi buat jendela emang kita ngga pernah buka dan ga bisa dibuka juga yah” GF-1 Selain sarana penyimpanan obat juga terdapat prasarana penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya untuk menunjang kegiatan penyimpanan obat. terdapat pula sarana dan prasarana keamanan gudang yang dimiliki dan disediakan oleh RS Mulya. Prasarana yang disediakan untuk penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya terdiri dari empat buah lemari penyimpanan yaitu dua buah lemari kayu dan dua buah lemarirak besi serta lemari penyimpanan obat psikotropika dan narkotika. Selain raklemari penyimpanan juga sudah disediakan kartu stok obat, namun kartu stok obat ini tidak pernah diisi oleh petugas gudang farmasi. Untuk prasarana tambahan seperti pallet, alat bantu untuk mengambil obat yang letaknya tinggi, trolley, termometer ruangan dan alat pemadam ringan belum tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini. Namun, menurut salah satu informan pallet sudah tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini, tetapi pada saat observasi peneliti sama sekali tidak menemukan pallet. Berikut adalah pernyataan informan berkaitan dengan ketersediaan prasarana penyimpanan obat. “..terdiri dari lemari sama kulkas yang hanya segitu yah tapi kita ada pallet ya kan itu harus punya buat dilantai ” GF-2 Sejauh ini sarana dan prasarana penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya dianggap masih belum mencukupi kebutuhan penyimpanan. Sarana dan prasarana yang disediakan masih minim sehingga menghambat petugas dalam melakukan penyimpanan obat. Ini sebagaimana pendapat yang diungkapkan informan berikut. “ Kurang yah ya meskipun masih bagus lemarinya, kalo aku sih maunya per-lemari gitu. Kalo di sini kan yah meskipun aku udah urutin udah aku pisahin gitu ya tetep aja ujung-ujungnya jadi satu lagi “ GF-1 Hambatan yang terjadi misalnya adalah sulitnya petugas melakukan pengelompokkan jenis obat, hal ini dikarenakan jumlah lemari obat yang disediakan masih kurang. Ini menyebabkan petugas seringkali kebingungan mencari obat di lemari jika ada permintaan obat dari unit lain. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut. “ Karena sarana dan prasarananya yang hanya terdiri dari lemari yang hanya segitu yah jadi penyimpanan dan pengaturan obatnya itu loh jadi ga bisa diatur dan dipisahkan jenisnya, jangankan jenis dinamain aja susah ya hahaha ya jadi satu lemari buat berbagai macam item deh. kemudian keadaan gudangnya juga yang sangat minimalis sekali juga membuat barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak ” GF-2 Sarana dan prasarana yang tersedia di gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pedoman penyimpanan milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Sarana dan prasarana yang tersedia masih sangat minim dan membuat petugas mengalami beberapa masalah dalam melakukan penyimpanan obat, seperti sulitnya meletakkan obat dengan sistem FIFOFEFO dan sulitnya melakukan pemisahan obat berdasarkan sediaannya.

5.4 Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari beberapa tahapan mulai dari proses penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat dan pencatatan dan pelaporan.

5.4.1 Penerimaan Obat

Di rumah sakit Mulya proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang baru datang dari distributor obat dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Berdasarkan standar prosedur operasional penerimaan obat RS Mulya, penerimaan dan pemeriksaan obat-obatan yang baru datang dari distributor merupakan tugas petugas gudang farmasi. Jika petugas gudang farmasi tersebut tidak dapat menerima atau tidak hadir maka penerimaan obat seharusnya dilakukan oleh bagian Purchasing RS Mulya. Namun kenyataannya bila petugas gudang tidak ada yang menerima dan memeriksa obat adalah petugas instalasi farmasi. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut. “ Itu petugas gudang farmasinya aja yah, kalo petugas gudang ngga ada harusnya sih bagian purchasing yang terima karena mereka yang tau obat apa aja yang mereka pesen dan yang datang. “ GF-2