Pengelolaan Dokumen Elektronik Uraian Teoritis 1. Penerapan Teknologi di Perpustakaan

4939 dikembangkannya selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesunguhnya dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan. Ketiga , pustakawan juga harus berupaya mengindentifikasi pengetahuan eksplisit dan mengembangkan system yang diperlukan untuk menanganinya dengan mengembangkan pengetahuan tak terstruktur. Keempat , Pustakawan harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi informasi dan pengetahuan yang terdapat dilingkungannnya masing-masing dan mengembangkan system untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hokum yang diperlukan untuk itu. Jadi pustakawan harus dapat memenuhi beberapa hal dalam memberdayakan pengetahuan antara lain : 1. Pustakawan harus dapat meningkatkan kemampuan dalam teknologi informasi yang memadai. 2. Mengembangkan komunikasi ilmiah bagi sesame pustakawan. 3. Menumbuhkan jiwa kewirausahaan dan core bisnis. 4. Pustakawan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi manajerial dan kepemimpinan berbasis informasi. Oleh sebab itu, pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakawan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan. Beberapa hal yang perlu diketahui dan dipahami seorang pustakawan dan menjadikan perpustakaan berbentuk autimasi : 1. Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsure dari AP. 2. Faham dan bisa mengapresiasikan pentingnya melaksanakan analisis system yang menyeluruh sebelum merencanakan desain system. 3. Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis system dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance. 4. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah system. 5. Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.

2.3. Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesantemu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital digital library .

2.3.1. Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak printed document menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb diproses dengan sebuah alat scanner untuk menghasilkan dokumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi. 4940

2.3.2. Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah pemasukan data data entry , editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC Universal Decimal Classification atau DDC Dewey Decimal Classfication yang banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di Indonesia. Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file file base approach dan pendekatan basis data database approach . Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan Tabel 1, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan. Table 1. Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach File Base Approach Database Approach Data duplication Data sharing and no dupclication Data dependence Data independence Incompatible file format Compatible file format Simpe Complex Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harus kita lakukan. Dan menariknya, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data data independence , dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone maupun web. Gambar 3 menunjukkan bagaimana data yg sama bisa diakses dari aplikasi berbasis web.

3. Pembahasan