sehingga tidak lekas rusak, mudah disimpan, mudah dicari dan dipergunakan.
c. Penyelenggaraan “Cumulative-Record”
Masalah-masalah yang perlu diperhatikan dalam
penyelenggaraan Cumulative-Record adalah masalah-masalah yang
berhubungan dengan:
1.
Penyusunan dan pencatatan informasi; Beberapa data yang sangat penting bagi “cumulative-record”
biasanya telah dikumpulkan secara rutin di sekolah ialah presensi, nilai dan data identifikasi murid. Data lainnya seperti
riwayat keluarga, lingkungan keluarga, laporan mengenai tingkah laku, score test, hubungan dengan orang lain,
kegiatan-kegiatan diluar sekolah. Yang tidak kurang pentingnya adalah cara dan alat pengumpulannya. Ini penting
supaya tidak terjadi duplikasi sehingga dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya. Alat pengumpul informasi tersebut
dapat berupa kuesioner, otobiografi, anekdot record, dan tes standart standardized-test
2.
Penyaringan, peringkasan, dan pemasukan informasi; Karena sangat banyaknya datainformasi yang harus
dikumpulkan mengenai murid-murid, maka perlu ada cara untuk menyederhanakan penyimpanan catatan-catatan
tersebut. Penyaringan berarti bahwa pada saat-saat tertentu perlu
diadakan pemeriksaan terhadap informasi-informasi yang disimpan, apakah informasi-informasi tersebut dapat
menunjukan: - kekuatan dan kelemahan murid, - informasi
28
yang cukup tentang murid, - perbedaan antara fakta dan pendapat, dan - keterangan-keterangan yang pasti yang
belum pasti dibuang saja. Peringkasan berarti ada beberapa data mungkin perlu
diringkaskan pada waktu-waktu tertentu, seperti anekdot, otobiografi. Akan tetapi data yang lain apabila direncanakan
dengan baik tidak memerlukan pringkasan. Meringkas memerlukan banyak waktu dan tenaga.
Memasukakan data dapat dilakukan oleh petugas yang sesuai dengan sifat informasi tersebut, misalnya oleh guru,
pegawai tata usaha, dan pembimbing.
3.
Penyimpanan data informasi Cara penyimpanan data dapat dilakukan secara sentralisasi
dan disentralisasi. Sentralisasi artinya semua data tersebut dipusatkan pada suatu tempat, misalnya kantor kepala
sekolah, atau ruang yang khusus untuk itu. Disentralisasi artinya data tersebut disimpan pada tiap-tiap kelas masing-
masing. Pemilihan cara yang mana yang terbaik, tergantung pada - sifat dari rumah sekolah, - staf dan organisasinya,
dan - lokasi yang memungkinkan penggunaan yang maksimum oleh seluruh staf.
4.
Penggunaan informasi oleh staf sekolah. Cara-cara untuk mempertinggi kemampuan staf dalam
menggunakan informasi tentang murid adalah: - case conference, - in service meeting, - demontrasi interview, -
tukar pengalaman antar guru.
5.
Pemindahan dan pengarsipan catatan-catatan yang tidak aktif;
29
Ini adalah mengenai pemindahan informasi dan pengarsipan informasi mengenai murid-murid yang telah lulus atau putus
sekolah. Usaha untuk mengumpulkan data mengenai murid itu memaan banyak waktu dan tenaga. Oleh karena it perlu
ada usha untuk menghindarkan duplikasi apabila mungkin..
Commulative-record dari SD sebaiknya dipindahkan ke SMP
dan seterusnya.
Tentang penyimpanan data informasi dari murid yang telah lulus, Hacth menyarankan agar: a semua commulative-record hendaknya
disimpan secara untuh selama 5 tahun, b pada akhir tahun ke 5,
yang bukan bagian dari commulative-record dimusnahkan, dan c
pada akhir tahun ke 10 semua catatan dimusnahkan
1. The information service
Kategori