Strategi Komunikasi Internal Push Strategy

sehingga perilaku dari pihak internal atau sumber daya manusia yang ada harus diberdayakan. Seperti adanya kegiatan makan bersama, olahraga bersama, nonton film bersama yang semuanya biasa disebut dengan istilah „commitment day‟ dibutuhkan karena ketika penulis melakukan observasi di lokasi penelitian, para karyawan sangat antusias ketika hari di mana mereka akan melakukan kegiatan „commitment day‟, dan ini di rasa ampuh untuk mengembalikan mood para SDM yang ada. Hari di mana „commitment day‟ akan dilaksanakan, karyawan dipulangkan lebih awal. 2.1.1 Kegiatan „commitment day‟ dinner bersama di Phoenam Kasablanka Sumber: divisi produksi PT. Kaha Event Management Berdasarkan hasil pengamatan penulis, yang diberikan kesempatan untuk mengikuti acara tersebut terlihat suasana yang tercipta sangat hangat di antara seluruh jajaran staf karyawan perusahaan. Di dalam foto tersebut juga terlihat bahwa seluruh karyawan membaur menjadi satu, tidak ada perbedaan antara pimpinan dan karyawan biasa. Penulis menganggap cara ini sebagai pendorong kesetiaan karyawan, sebab setelah makan malam bersama para karyawan akan merasa rileks dan berbincang-bincang, senda gurau dengan seluruh SDM PT. Kaha Event Management. Selain „commitment day‟, untuk mendorong kesetiaan dan kinerja karyawannya PT. Kaha Event Management juga mengadakan yang namanya outing KEM. Outing KEM sendiri lebih kepada aktifitas liburan yang diadakan oleh PT. Kaha Event Management setahun sekali agar lebih bersemangat dalam menghasilkan ide-ide kreatif untuk menangani event-event pelanggan, kemudian untuk melepaskan segala beban dalam pekerjaan, sarana refreshing keluar dari penat kerja dan hasilnya adalah untuk membuat tim kerja PT. Kaha Event Management lebih dekat dan solid serta mempertahankan hubungan karyawan yang lagi-lagi berefek kepada kinerja yang lebih baik dalam memberi pelayanan kepada pelanggan sehingga pelaggan akan terjaga kesetiaannya. 2.1.2 Kegiatan outing KEM 2014 di Bali Sumber: divisi produksi PT. Kaha Event Management Selain dari kegiatan-kegiatan yang sifatnya refreshing, dalam menjaga komitmen serta kesetiaan kinerja karyawannya, PT. Kaha Event Management selalu memberikan insentif kepada karyawan seusai menyelesaikan sebuah event. Contohnya ketika penanganan event yang besar berskala internasional dengan omset terbesar yaitu event Kongres Dokter Mata se-Asia Pasifik. Nara sumber primer mengatakan: “Kalau dari yang biaya terbesar event internasional kami pernah menangani Kongres Dokter Mata se-Asia Pasifik itu kalau tidak salah dengan biaya 10-11 milyar di tahun 2009 itu dengan jumah nilai omset terbesar.” 14 Dalam menangani acara yang memiliki omset tinggi, keuntungan tersebut tidak hanya dengan begitu saja masuk ke kantong perusahaan, namun karyawan juga mendapatkan insentif dari keberhasilan event tersebut. Hal ini diperkuat dengan penyataan nara sumber primer: 14 Wawancara peneliti dengan Asep S. Simangunsong. General manager PT. Kaha Event Management pada tanggal 20 Juni 2014, di Kantor PT. Kaha Event Management. “Otomatis ya, jangankan omset besar ya.. di sistem kami dari seluruh event yang dijalani, karyawan akan mendapat sebagian insentif dari hasil pelaksanaan event. Nah jadi karyawan akan termotivasi untuk menjaga rencana anggaran yang sudah dibuat bahkan kalau bisa men-setting, menghemat agar biaya keuntungannya lebih besar lagi. Dengan adanya nilai keuntungan makin besar otomatis akan memberikan insentif yang lebih besar, tapi tidak mengurangi kualitas pelayanan yang diberikan. Boleh kita melakukan penghematan tapi tidak mengurangi kualitas standar event .” 15 Berdasarkan hasil pengamatan penulis, cara pemberian insentif dalam setiap penanganan event membuat karyawan menjadi lebih bersemangat dalam bekerja. Hal ini mengungkapkan bahwa keuntungan besar tersebut tidak semata- mata ditelan oleh perusahaan, melainkan keseluruhan SDM ikut merasakan. Di sini terlihat dari yang diungkapkan oleh nara sumber primer. Berdasarkan hasil pengamatan penulis, beberapa kegiatan PT. Kaha Event Management yang telah dibahas sebelumnya guna menjaga komitmen dan mendorong kesetiaan karyawan sangat diperlukan sebab bentuk waktu kerja perusahaan ini tidak melihat waktu, karena mereka bekerja berdasarkan target. Nara sumber primer mengatakan sebagai berikut: “...di sisi kami pekerjaan kami berdasarkan target semua. Timeline, deathline itu sudah familiar dengan kami, jadi kadang mengenai jam kerja kami juga agak gak fleksibel asal deathline sudah tercapai. Maka dari itu kadang kami bisa pulang atau tidak pulang hanya untuk mengejar target event besok atau di esok hari itu ada kita melakukan penawaran, memberikan presentasi, persiapan, kadang itu tidak bisa diukur dengan waktu...” 16 Dengan melihat waktu kerja PT. Kaha Event Management yang berdasarkan target, maka kegiatan-kegiatan yang dapat merelaksasikan SDM 15 Wawancara peneliti dengan Asep S. Simangunsong. General manager PT. Kaha Event Management pada tanggal 20 Juni 2014, di Kantor PT. Kaha Event Management. 16 Wawancara peneliti dengan Asep S. Simangunsong, pada tanggal 20 Juni 2014 di Kantor PT. Kaha Event Management. seperti commitment day, outing KEM ini penulis rasa sangat dibutuhkan, sebab jika fikiran semangat SDM terus baru maka event yang dihasilkanpun akan berkualitas. Ini salah satu kiat agar pelanggan akan merasa terpuaskan oleh pelayanan PT. Kaha Event Management dan terus menggunakan jasa perusahaan Kaha Event. Selain dari kinerja SDM yang dimotivasikan, persiapan event yang baik juga diperlukan untuk menghasilkan event yang sukses. Nara sumber primer mengatakan: “Usaha untuk menghasilkan event yang sukses adalah menawarkan program yang masuk akal, program yang bisa dijalankan dengan segala kelebihan dan kekurangan yang akan terjadi berdasarkan pengalaman yang telah kami alami. Kaha Event berdiri dari tahun 2004, banyak yang kami alami, begitu klien atau panitia meminta suatu program kami akan menawarkan program yang menurut kami harusnya sesuai dengan penawaran dengan program A, mungkin klien minta diubah sesuai dengan keinginan mereka, tapi kami akan sampaikan pandangan profesional kami berdasarkan pengalaman yang sudah kami jalani bertahun-tahun mengenai program atau diskusi program-program yang kita coba tawarkan... ” 17 Berdasarkan hasil pengamatan penulis, program yang masuk akal yang ditawarkan kepada pelanggan guna memberi masukan agar event yang ingin dibuat bisa lebih sukses lagi, sebab PT. Kaha Event Management telah berpengalaman di bidangnya. Selain daripada itu, penulis juga menemukan perusahaan ini memiliki standar aturan dalam perencanaan sebuah event atau yang disebut dengan event planning. Event planning merupakan sebuah perencanaan yang dibuat dalam menjalani sebuah event, tujuannya hanya agar acara yang dijalankan dapat terstruktur dengan baik dan tidak keluar jalur rencana. Di dalam event planning ini lengkap perencanaan mulai dari persiapan event, kunci sukses 17 Wawancara peneliti dengan Asep S. Simangunsong General manager PT. Kaha Event Management, pada tanggal 20 Juni 2014 di Kantor PT. Kaha Event Management. menjalani event dan proses evaluasi event tersebut. Berikut ini contoh materi event planning yang dibuat sendiri oleh Harry Dwi Nugraha selaku managing director PT. Kaha Event Management: 2.1.3 Ilustrasi cover materi event planning dalam bentuk Ms. power point Sumber: managing director PT. Kaha Event Management 1 2 0 ‟ 1 WHAT IS AN EVENT ? 2 EVENT CATEGORY 3 EVENT BY PRINCIPAL ATTENDEES 4 CREATING DEMAND 5 KEY PROCESS 6 PLANNING AN EVENT MENU 2.1.4 Ilustrasi materi event planning dalam bentuk Ms. power point Sumber: managing director PT. Kaha Event Management Berdasarkan pengamatan penulis materi event planning yang dibuat sangat lengkap, terlihat dalam gambar ilustrasi tersebut ada enam bagian isi yang terdapat dalam materi event planning tersebut. Materi itu dimulai dari pengenalan apa itu event, kemudian perbedaan event berdasarkan kategori, panitia dan peserta event, selanjutnya yang menciptakan permintaan event, kunci proses event, dan perencanaan jalan sebuah event. Penulis menganggap persiapan event yang baik dengan membuat event planning akan membuat event terstruktur sesuai rencana, serta hasilnya akan sukses dan membuat pelanggan merasa puas sehingga berbalik lagi untuk menggunakan jasa PT. Kaha Event Management. Sebab, kunci sukses dalam perusahaan jasa kembali lagi kepada kinerja karyawan dan untuk perusahaan organizer, selain kinerja karyawan juga persiapan event yang matang akan menjadi kunci keberhasilan event. Berkaitan dengan menghasilkan event yang sukses melalui pemberdayaan SDM dan event planning, ada beberapa yang perlu diperhatikan mengenai penyelenggaraan sebuah event yang baik. PT. Kaha Event Management juga harus memahami budaya perusahaan klien yang akan ditangani, kemudian perbedaan budaya anatara perusahaan klien yang satu dengan lainnya dan kecocokan dalam tema event yang akan digarap. 18 Nara sumber primer mengatakan: “...kami harus mempelajari permintaan event, karena seringnya perusahaan ini menggunakan jasa Kaha Event. Biasanya dasarnya program apa yang mereka minta, acara apa yang mereka minta. Kalaupun mereka membicarakan secara umum saja, biasanya kami aka membuat program dengan sejarah atau dokumentasi yang sudah ada. Misalnya contoh perusahaan A sudah pernah meminta penanganan mereka, di tahun ini mereka meminta staff gathering programnya tahun lalu dan tahun ini 18 William O‟toole dan Phyllis Mikolaitis, Corporate Event Management. Jakarta: PPM, 2007. Cet ke-1, h. 17. mereka minta lagi staff gathering, maka kita akan lihat historiesnya tahun lalu apa yang kita berikan, maka kami akan berikan program yang lain di tahun ini. Jadi kita tidak melakukan pengulangan. Sering terjadi seperti di Telkomsel mereka permintaan eventnya bervariasi dan sangat banyak, jadi kadang-kadang kita tidak bisa hindari acara tersebut atau kegiatan tersebut sudah pernah diterima beberapa orang dari peserta, karena mungkin peserta tersebut sudah menerima program ini ketika melakukan atau ikut di kegiatan lain, dimana panitia yang meminta kegiatan tersebut berbeda dengan yang sekarang. Yang meminta panitianya divisi lain tapi pesertanya sama. Misalnya peserta 100 orang, di divisi berikutnya dua bulan kemudian meminta kegiatan yang sama tapi pesertanya dari sebagian yang sudah ikut kemarin. Kadang-kadang kita tidak bisa hindari, paling nanti kita bedakan warnanya atau kita lihat berapa persen peserta yang sama kalau 5 sampai 10 persen atau sudah 20 sampai 30 persen maka fine, kita akan membedakan coraknya nanti. ” 19 Berdasarkan hasil pengamatan penulis, PT. Kaha Event Management dalam setiap pelaksanaan event, PT. Kaha Event Management selalu melakukan dokumentasi acara dan menyimpannya. Ini mereka lakukan guna tidak meminimalisir kesamaan dari tema yang sudah pernah dibuat, tujuannya agar pelanggan tidak merasa bosan dengan ide-ide Kaha Event. Dan seperti yang telah dikatakan nara sumber primer bahwa Kaha Event juga memperhatikan kecocokan tema event, contohnya melalui warna dari tema event yang digarap. Mereka juga mempelajari budaya perusahaan pelanggan dengan melakukan pemahaman terhadap permintaan yang diminta oleh pelanggan. Karena setiap perusahaan pelanggan memiliki perbedaan budaya serta keinginan. 19 Wawancara peneliti dengan Asep S. Simangunsong General Manager PT. Kaha Event Management pada tanggal 20 Juni 2014, di Kantor PT. Kaha Event Management.

2.2 Strategi Komunikasi Eksternal

a. Pull Strategy

Pull strategy merupakan strategi komunikasi di mana proses komunikasi lebih mengarahkan khalayak untuk lebih mengenal produk perusahaan sehingga setelah itu masuk ke dalam jaringan perusahaan atau lebih mudahnya strategi ini diarahkan untuk meraih konsumen. 20 Berdasarkan hasil pengamatan penulis, dalam strategi komunikasi bentuk ini salah satunya diwujudkan PT. Kaha Event Management dalam penyelenggaraan event „360º IPOS 2013‟ di mana event ini merupakan sebuah kegiatan yang dibuat oleh PT. Kaha Event Management sendiri bukan permintaan dari pelanggan. 2.2.2 Gambar logo „360º IPOS 2013‟ Sumber: divisi produksi PT. Kaha Event Management 20 Chris Fill, Marketing Communication. Prentice Hall Inc., 2005, h. 256. „360º IPOS 2013‟ adalah ajang kegiatan seminar dan workshop tahunan yang terbuka bagi umum, ditujukan kepada pelaku usaha yang bergerak di bidang organizer. PT. Kaha Event Management sebagai penyelenggara acara tersebut bermaksud untuk lebih meraih khalayak atau pelaku usaha yang belum mengetahui PT. Kaha Event Management. Acara tersebut bisa dikatakan menawarkan B2B bussines to bussines karena penyelenggara dan yang hadirpun adalah pelaku usaha. 21 Nara sumber primer mengatakan: “Kaha Event sendiri ikut di satu kegiatan rasanya palingpun itu hanya bersifat B2B bussines to bussines, jadi kita ikut acara bertemu dengan klien-klien, mitra-mitra kerja. Karena memang bisnis Kaha Event tidak ditujukan kepada customer, tapi lebih kepada perusahaan- perusahaan.” 22 Berdasarkan hasil pengamatan penulis, acara tersebut merupakan acara pertama yang diselenggarakan PT. Kaha Event Management, di luar kita ketahui bahwa sebuah perusahaan organizer hanya bekerja untuk menyelenggarakan acara yang diminta oleh pelanggan, tapi di sini terlihat bahwa PT. Kaha Event Management mampu membuat acara besar dan baru pertama di Indonesia. Selain itu, acara ini juga mampu lebih membuat PT. Kaha Event Management lebih dikenal oleh khalayak pelaku usaha. Selain kegiatan „360º IPOS 2013‟ dalam meraih khalayak pelaku usaha untuk bergabung ke jaringan perusahaan, PT. Kaha Event Management belum pernah lagi mengikuti pameran lain untuk istilahnya memajang nama perusahaan agar orang lain dapat mengenal PT. Kaha Event Management. Sebab segmentasi 21 Informasi yang diberikan oleh Harry Dwi nugraha Managing director PT. Kaha Event Management di Kantor PT. Kaha Event Management. 22 Wawancara peneliti dengan Asep S. Simangunsong General manager PT. Kaha Event Management, pada tanggal 20 Juni 2014 di Kantor PT. Kaha Event Management. pasar dari perusahaan ini bukan perorangan, melainkan kepada grup perusahaan- perusahaan. Nara sumber primer mengatakan: “...ketika anak perusahan dari Kaha Group melakukan kegiatan publikasi. Contoh Kaha Holiday misalnya melakukan kegiatan pameran di satu acara, karena sudah menjadi suatu kewajiban di Kaha di anak perusahaan Kaha, ketika mereka melakukan promosi, pemaparan atau penjelasan mengenai perusahaan, mereka wajib memberikan informasi mengenai Kaha Group secara keseluruhan. Seperti bisnis Kaha Group itu di mana, lalu anak perusahaannya itu mengurusi apa saja, at the end penjelasan mengenai Kaha Group terjadi ketika bekerja sama atau menjalin hubungan dengan salah satu perusahaan Kaha maka mereka akan menerima pelayanan yang one stop service. Jadi mereka satu pintu terutama untuk kebutuhan mereka berhubungan dengan jasa hospitality, jasa pelayanan khususnya ke perhotelan, ticketing, event dan tour. Kaha Event tidak pernah ikut pameran, kalaupun ikut itu dari Kaha Group yang ikut pameran setahun bisa dua sampai tiga kali ikut tapi nanti di situ kita akan mewakili di sektor event... ” 23 Berdasarkan hasil pengamatan penulis, PT. Kaha Event Management belum pernah melakukan acara atau mengikuti pameran yang bisa dilihat oleh khalayak umum, terkecuali acara „360º IPOS 2013‟. Karena kembali lagi PT. Kaha Event Management ini merupakan anak perusahaan dari Kaha Group, Kaha Group merupakan perusahaan yang memiliki 11 unit bisnis atau anak perusahaan di mana PT. Kaha Event Management adalah salah satu di antaranya. Jadi dengan begitu Kaha Group yang berperan untuk megikuti acara-acara seperti pameran di luar dan memperkenalkan setiap anak perusahaannya. Selain daripada itu, PT. Kaha Event Management dalam meraih pelanggan baru memang kurang peka terhadap media promosi, ini dikatakan langsung oleh nara sumber primer ketika wawancara dengan peneliti. Beliau mengatakan: 23 Wawancara peneliti dengan Asep S. Simangunsong General manager PT. Kaha Event Management, pada tanggal 20 Juni 2014 di Kantor PT. Kaha Event Management.