Komunikasi Organisasi Organization Communication

Kelompok berbudaya majemuk : masyarakat perkotaan, partai politik, keluarga antar- etnik, atau antar-agama.

9. Kelompok laki-laki : tim sepak bola, pasukan komando, geng laki-laki, jamaah sholat

Jum’at. Kelompok perempuan : tim sepak bola wanita, bank perempuan, polisi wanita, korps wanita ABRI, lembaga bantuan hukum untuk wanita, gerakan feminis, himpunan wanita karya, himpunan mahasiswi, ikatan pengusaha wanita. Kelompok berdasarkan jenis kelamin perempuan ini biasanya dibentuk karena kurangnya penghargaan jika kaum wanita bergabung pada kelompok campuran pria-wanita.

10. Kelompok konsumen dalam hal sumber daya tergantung pada pihak lain :

yayasan lembaga konsumen, persatuan penggemar mobil VW, kelompok ibu rumah tangga. Kelompok produsen, pengusaha atau profesi mandiri dalam pengalaman dan otoritas : asosiasi kayu, persatuan hotel dan restoran, ikatan dokter, ikatan sarjana ekonomi.

11. Kelompok persahabatan : arisan, teman bermain, kumpulan sahabat, kelompok golf,

paguyuban alumni SMA. Kelompok yang terlibat dalam tujuan bersama : perusahaan, yayasan, instansi pemerintah Sarwono, 2005:6-9.

2.1.3.3 Komunikasi Organisasi Organization Communication

Komunikasi organisasi merupakan suatu prospek komunikasi yang menyangkut jaringan kerjasama secara luas di dalam berbagai aspek organisasi termasuk di dalamnya komunikasi antar-pribadi dan komunikasi kelompok. Pendekatan dari teori ini adalah mengkaji tentang masalah struktur komunikasi hubungan manusia human relations Universitas Sumatera Utara communication dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi Lubis, 2007:32. Komunikasi organisasi dapat dianggap sebagai bidang yang mengonsepkan organisasi sebagai kerjasama yang dicapai secara simbolis Litteljohn dan Foss, 2009:359. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, baik bersifat formal maupun informal dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Oleh karena itu, organisasi dapat diartikan sebagai kelompok dari kelompok- kelompok. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni : a Komunikasi ke bawah downward communication Dilihat dari personifikasinya, komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung dari bawahan. Dilihat dari segi ketatalembagaan, komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung dari satuan organisasi yang lebih tinggi kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya. Dengan demikian komunikasi ke bawah mengalir dari pimpinan kepada para bawahan, dari tingkat manajemen puncak ke manajemen menengah, ke manajemen tingkat bawah terus mengalir kepada para pekerja, melalui saluran hirarki. Dilihat dari saluran wewenang, maka komunikasi ke bawah mengalir dari nhirarki wewenang yang lebih tinggi ke hirarki wewenang yang lebih rendah, dan mengalir melalui saluran rental komando Wursanto, 2005:161-162. Komunikasi Horizontal Komunikasi ke Atas Komunikasi ke Bawah Sumber : Harold Koontz, Cyril O’Donnell, Heinz Weichrich., 1984., Management, Eighth Edition, McGraw-Hill International Book Company, New York, hal.531. Gambar 8. Arus informasi dalam organisasi Universitas Sumatera Utara Harold kontz, et.al. juga mendefinisikan komunikasi ke bawah sebagai komunikasi yang mengalir dari orang-orang tingkat atas kepada orang-orang tingkat bawah dalam hirarki organisasi. Jenis komunikasi ini dapat kita jumpai dalam organisasi-organisasi yang bersuasana autokratis Kontz, et.al., 1984:530. Aktivitas komunikasi pada tingkat ini, para pimpinan memberikan berbagai informasi yang relevan dengan pekerjaan dan organisasi, seperti : instruksi, perintah, petunjuk pelaksanaan kerja, pengarahan dan penjelasan tentang berbagai yang diperlukan, manakala terjadi perubahan di luar kelaziman, persuasi atau motivasi dan bahkan juga hukuman. Beberapa upaya guna memperbaiki arus pesan dan informasi kebawah agar lebih efektif adalah : 1. Membangun tujuan yang jelas dan realitas. Manajer harus terus-menerus mengkomunikasikannya sehingga karyawan betul-betul memahami apa yang disampaikan seorang manajer. 2. Perlu mempertimbangkan dan memperlihatkan isi pesan yang akan disampaikan. 3. Teknik yang sesuai dalam cara bagaimana pesan dan informasi tersebut harus disampaikan kepada karyawan berjalan secara lebih efektif Purba, 2006:118-119. b Komunikasi ke atas upward communication Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang berlangsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu organisasi yang lebih rendah dengan satuan organisasi yang lebih tinggi Wursanto, 2005:161. Komunikasi ke atas ini akan sampai ke atasan yang paling tinggi melalui hirarki organisasi Kontz, et.al., 1984:531. Arus yang mengalir pada tingkat ini adalah arus pesan dari para karyawan kepada pimpinan mereka, baik kepada kepala bagian, kepala divisi, kepala departemen maupun pimpinan puncak. Arus pesan kepad atasan ini berisikan tentang laporan harian, mingguan, Universitas Sumatera Utara bulanan, tahunan, tugas-tugas yang telah diselesaikan, pertanyaan yang tidak atau kurang jelas mengenai metode prosedur kerja. Davis dan Newstrom mengidentifikasikan beberapa sarana yang dinilai dapat membantu untuk mendorong komunikasi vertikal arus ke atas, diantaranya adalah : 1. Rapat dan pertemuan meeting karyawan, diadakan secara periodik yang membicarakan hal-hal mengenai kebutuhan dan masalah-masalah yang dihadapi karyawan. 2. Kebijaksanaan pintu terbuka open door policies adalah kebijaksanaan yang mendorong karyawan untuk berinisiasi datang kepada pimpinan mereka untuk membicarakan berbagai hal yang penting dan relevan dengan pekerjaan. 3. Menyediakan kotak saran suggestion box dan penerbitan buletin atau in house magazine, dimana karyawan yang tidak memiliki waktu yang cukup ataupun tidak memiliki keberanian yang cukup, maka media yang ada dapat menolong untuk mengatasi persoalan yang dihadapi para karyawan. 4. Partisipasi dalam kelompok-kelompok sosial yang diadakan perusahaan, guna membangun jalinan komunikasi informal, seperti : olahraga, pertemuan arisan karyawan, rekreasi, dan lain-lain Purba, 2006:120. c Komunikasi horizontal. Dilihat dari segi personifikasinya, komunikasi horizontal adalah komunikasi antara pimpinan atau pejabat yang setingkat dalam suatu organisasi, misalnya : komunikasi antara Kepala Biro dengan Kepala Biro, Kepala Bagian dengan Kepala Bagian, Anggota Staf dengan Anggota Staf, Karyawan dengan Karyawan, dan Kepala Seksi dengan Kepala Seksi. Dari segi ketatalembagaan, komunikasi horizontal adalah komunikasi antar satuan organisasi yang setingkat dalam suatu organisasi, misalnya : Biro Hukum dengan Biro Kepegawaian, Bagian Keuangan dengan Bagian Pengadaan, dan Seksi Polisi Kenderaan Universitas Sumatera Utara dengan Seksi Keamanan. Berbagai bentuk hubungan dalam organisasi seperti diuraikan di atas dapat dilihat dalam gambar di bawah ini. Keterangan gambar : DEPLPND = Departemen Lembaga Pemerintahan Non-Departemen IRJEN = Inspektur Jendral SEKJEN = Sekretaris Jendral DIRJEN = Direktur Jendral Sek. Ditjen = Sekretaris Direktur Jendral Dit. = Direktorat = Biro Kepegawaian = Bagian Kepegawaian = Hubungan Diagonal Hubungan Fungsional Wursanto, 2005:164. Arus komunikasi pada tingkat ini dari banyak riset yang telah dilaksanakan, baik dalam frekuensi maupun intensitas menunjukkan kuantitas dan kualitas yang jauh lebih baik SEKJEN BIRO IRJEN DIRJEN DIRJEN Dit Dit Sek. Ditjen Bag Sek. Ditjen Sumber : Wursanto., 2005., Dasar-Dasar Ilmu Organisasi, ANDY, Yogyakarta, hal. 164. Gambar 9. Contoh Gambar Komunikasi Horizontal MENTERI DEPLPND Universitas Sumatera Utara daripada komunikasi tingkat manapun. Karena individu yang terlibat dalam komunikasi berada relatif pada posisi yang sama dan dalam kerangka menjalankan peran dan fungsi tugas yang berada pada tingkat menuntut tanggung jawab yang sama pula. Biasanya pada arus ini berisikan informasi penilaian karyawan terhadap para pimpinan mereka, seperti : kompetensi tugas dan keahlian, sikap dan perilaku, nilai-nilai yang dianut, dan lain-lain. Agar mempermudah komunikasi horizontal, maka harus dipertimbangkan sebagai berikut : 1. Membentuk badan organisasi yang lebih realitis dan sesederhana mungkin, sehingga lebih memudahkan berjalannya penyampaian dan pertukaran arus informasi relevan diantara kepala bagian dan seluruh karyawan. 2. Penjabaran tugas individual harus lebih tegas dan jelas. Sehingga setiap karyawan mengerti dan memahami secara tepat apa yang harus dikerjakan dan bagaimana menyelesaikannya. 3. Mengatur dan memanfaatkan proyek interdepartemen, agar setiap individu yang bergabung dalam kelompok kerja atau departemen yang berbeda saling mengkomunikasikan rencana-rencana kerja mereka. 4. Memperkuat pertemuan dan komunikasi yang lebih teratur. Jika para anggota departemen dan divisi membangun waktu pertemuan yang teratur, maka komunikasi dapat berjalan dengan baik dan lancar Purba, 2006:121. Sedangkan komunikasi informal adalah komunikasi yang tidak bergantung pada struktur komunikasi, seperti komunikasi antarsejawat, selentingan, maupun gosip Mulyana, 2007:83. Menurut Hersey dan Blanchard 1993, komunikasi informal ini lebih populer disebut benalu grapevine karena jenis saluran ini dalam struktur organisasi sebenarnya tidak diharapkan atau tidak diakui secara resmi keberadaannya oleh manajemen. Komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan Universitas Sumatera Utara mengalir ke seluruh organisasi tanpa diperkirakan. Jaringan komunikasi ini lebih dikenal dengan desas-desus grapevine atau kabar angin Purba, 2006:121. Menurut Goldhaber 1986 komunikasi organisasi adalah proses saling menciptakan dan menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling menciptakan dan menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang sering berubah-ubah. Komunikasi organisasi mempunyai peranan penting dalam memadukan fungsi-fungsi manajemen dalam suatu perusahaan, yaitu : 1. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan. 2. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3. Melakukan pengorganisasian terhadap sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya dengan cara efektif. 4. Mengadakan seleksi, pengembangan dan penilaian anggota organisasi. 5. Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi konstribusi. 6. Mengendalikan prestasi Purba, dkk, 2006:112-113. Komunikasi organisasi dalam pengertian yang lain adalah suatu perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi atau proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi Pace Faules, 2006:33. Dalam organisasi, ada beberapa kendala yang menghambat efektifitas komunikasi organisasi, diantaranya adalah : 1. Perbedaan kerangka acuan differing frames of reference. Berdasarkan perbedaan kompleks latar belakang dan pengalaman komunikatif sebelumnya, orang akan mempersepsikan komunikasi yang sama dengan cara yang berbeda. Universitas Sumatera Utara 2. Kredibilitas sumber source credibility mengacu pada bagaimana seorang pembicara dipersepsi oleh receiver. Disini dapat dilihat persepsi yang jujur, dapat dipercaya, meyakinkan, dan tidak memanipulasi pesan. 3. Persepsi selektif selektive perception adalah berdasarkan kecenderungan kepentingannya, orang hanya mau menerima dan mempersepsi berbagai rangsangan, informasi, berita, dan lain-lain. 4. Penilaian akhir value judgement, terjadi bila orang terlalu cepat mengambil kesimpulan akhir, final, atau dugaan sementara sebelum informasi secara keseluruhan diterima dengan baik atau informasi secara keseluruhan belum selesai diterima. 5. Keterbatasan atau tekanan waktu time pressure adalah dimana seorang manajer ditandai terlalu sibuk dan kurang waktu, sehingga kesempatan untuk berkomunikasi secara efektif dengan karyawan sangat terbatas. 6. Penyaringan filtering melebihkan arti exaggeration dan distorsi merupakan upaya merubah arti sehingga arti yang dikirim dengan yang diterima sama sekali berbeda makna dan pengertiannya. 7. Masalah semantik. Semantik adalah pengkajian makna dean pengertian dalam bentuk bahasa, kata-kata, simbol-simbol yang maknanya dimgerti bersama. 8. Komunikasi berlebihan communication overload adalah bahwa karyawan terlalu sering kali berkomunikasi dalam volume dan frekuensi dan intensitas atau menerima terlalu banyak pesan dan informasi melebihi dari kebutuhan dan kemampuan untuk mengolahnya. 9. Kurangnya keterampilan atau mendengar yang efektif poor listening skills. Dario penjelasan De Vito, proses komunikasi yang efektif membutuhkan kemampuan menyimak listening yang baik. Ini merupakan proses psikologi atau mental dan intelektual yang membutuhkan energi Purba, 2006:123-124. Universitas Sumatera Utara Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang telah dipaparkan diatas sebelumnya, ada beberapa cara yang ditawarkan, diantaranya adalah : 1. Mengikuti terus following up adalah usaha untuk terus menyimak dan mendengarkan dengan seksama. 2. Memanfaatkan umpan balikan utilizing feedback merupakan pemanfaatan optimal terhadap metode komunikasi 2 dua arah. 3. Emphaty adalah usaha atau kemampuan source menempatkan diri secara imajiner pada posisi peran, pandangan, dan emosi receiver. 4. Penggunaan bahasa yang sederhana simplifying language, karena kemampuan bahasa mempersentasikan realitas unit yang begitu rumit sangat terbatas. 5. Meningkatkan umpan balikan verbal dan nonverbal utilizing verbal and nonverbal feedback. Dalam proses komunikasi, tanda-tanda verbal dan nonverbal ini saling mendukung dan mengisi. 6. Meningkatkan kemampuan menyimak yang efektif effecting listening skills. Baik manajer maupun karyawan perlu meningkatkan kemampuan dasar, agar efektifitas komunikasi lebih optimal. 7. Memanfaatkan saluran benalu utilizing the grapevine, karena tidak semua informasi penting tersalurkan lewat saluran formal, seperti : sentimen, emosi, sikap, dan lain-lain yang relevan dan penting bagi organisasi. Disini manajer perlu lebih meningkatkan kepekaan Purba, 2006:124. Selain itu, Gareth Morgan dalam buku Litteljohn dan Foss “Theories Of Human Communication” juga membuat suatu metafora yang dapat membantu kita untuk memahami suatu organisasi. Metafora-metafora tersebut adalah mesin-mesin, organisme-organisme, otak, sistem politik, penjara fisik, dan kebudayaan Litteljohn dan Foss, 2009:361. Universitas Sumatera Utara

2.1.3.4 Komunikasi Massa Mass Communication