Ciri-ciri seorang pemimpin yang efektif-efisien. Kriteria keberhasilan kepemimpinan. Peranan kepemimpinan.

Oleh karena itu muncul pendekatan yang disebut contingency approach yang apabila diterjemahkan secara harfiah berarti pendekatan kemungkinan. Di atas telah dikemukakan bahwa situasi yang berbeda harus dihadapi dengan prilaku atau gaya kepemimpinan yang berbeda pula, maka pendekatan tersebut dinamakan pula situational approach pendekatan situasioanal.

2.1.3. Ciri-ciri seorang pemimpin yang efektif-efisien.

- Sifatnya peka terhadap permasalahan lingkungan yang dipimpinnya. - Mempunyai kepribadian yang terkontrol tidak emosional, inteligensi tinggi. - Sifat pemberani, tidak egoistis atau individualistis, bertanggungjawab, komunikatif. - Tidak curiga dan berprasangka buruk pada bawahan, tidak fanatik, tidak bersikap pasif. - Memiliki kecerdasan dan ketangkasan pada aspek teknis dari tugasnya. - Mau menempatkan pembantu-pembantu yang cakap untuk mengisi kelemahannya. - Memiliki sikap terbuka, idenya luas, rendah hati, tidak sombong, mau mendengar aspirasi bawahannya. - Berfungsi sebagai wasit-pemisah, bersikap adil, bijaksana agar setiap individu rela berpartisipasi dalam setiap kegiatan, dalam iklim psikologis yang menyenangkan. - Berfungsi sebagai penyalur komunikasi Kartono, 2010.

2.1.4. Kriteria keberhasilan kepemimpinan.

Universitas Sumatera Utara Keberhasilan pemimpin itu pada umumnya diukur dari produktivitas dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan pada dirinya. Bila produktivitas naik dan semua tugas dilaksanakan dengan efektif. Sedang apabila produktivitasnya menurun dan kepemimpinan dinilai tidak efektif dalam jangka waktu tertentu, maka disebut sebagai pemimpin yang gagal Kartono, 2010. Kepemimpinan Efektif Seorang yang bernama Wendel French mengemukakan tiga faktor yang berkaitan dengan kepemimpinan yang efektif yaitu: 1 Mengidentifikasi ciri-ciri dasar pribadi. 2 Menyesuaikan skill khusus dengan situasi-situasi khusus. 3 Berusaha untuk memperbaiki iklim organisatoris Kartono, 2010.

2.1.5. Peranan kepemimpinan.

Seseorang yang menduduki jabatan pemimpin dalam suatu organisasi memainkan peranan yang sangat penting, tidak hanya secara internal bagi organisasi yang bersangkutan, akan tetapi juga dalam menghadapi berbagai pihak luar organisasi yang kesemuanya dimaksudkan untuk mengingatkan kemampuan organisasi mencapai tujuannya Siagian, 2009. Peranan atau fungsi kepemimpinan dikategorikan dalam tiga bentuk, yaitu: yang bersifat pengambilan keputusan, interpersonal, informasional, kemudian dijabarkan dalam sepuluh kriteria diantaranya yaitu: pengambilan keputusan, actuating atau penggerakkan atau arahan, motivator, pimpinan, perencanaan dan pengawasan Siagian, 2009. Universitas Sumatera Utara Di bawah ini akan dikemukakan peranan kepemimpinan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, yaitu : a. Peranan pengambilan keputusan Seseorang yang mendapat kepercayaan untuk menduduki jabatan pemimpin dituntut memiliki dalam hal pengambilan keputusan yang akan berpengaruh terhadap keberhasilan organisasi. Ada tiga proses dalam pengambilan keputusan, yaitu: 1. Inteligence activity, yaitu proses penelitian situasi dan kondisi dengan wawasan yang inteligent. 2. Design activity, yaitu proses menemukan masalah, mengembangkan pemahaman dan menganalisis kemungkinan pemecahan masalah serta tindakan lebih lanjut, jadi ada perencanaan pola kegiatan. 3. Choice activity, yaitu memilih salah satu tindakan dari sekian banyak alternatife atau kemungkinan pemecahan masalah Kartono, 2010. Menurut Kartono 2010 yang mengutip Stuart Chase dalam bukunya The Propers Studi of Mankind 1956. Ada enam cara yang digunakan untuk sampai pada suatu keputusan yaitu: 1. Memohon petunjuk kepada yang Maha Kuasa. 2. Memohon restu dan petunjuk dari orang-orang bijaksana semakin tua penasihat tersebut, makin baik atau arif petuah-petuahnya. 3. Mendasarkan diri pada firasat dan intuisi sendiri. 4. Menggunakan akal sehat. 5. Mendasarkan diri pada daya pikir yang logis logika. Universitas Sumatera Utara 6. Menggunakan cara-cara penyelesaian ilmiah yaitu disertai penelitian, dan faktual, analisis, verifikasi, bukti-bukti. Sedangkan menurut Kartono 2010 yang mengutip A.F. James Stoner peranan pimpinan dalam pengambilan keputusan adalah dengan tahapan-tahapan: 1. Diagnosa dan mengidentifikasikan masalah. 2. Mengumpulkan dan menganalisis fakta. 3. Mengembangkan beberapa alternatif pemecahan. 4. Mengevaluasi alternatif. 5. Memilih satu alternatif yang terbaik. 6. Menganalisis meramalkan konsekuensi-konsekuensi yang mungkin terjadi. 7. Menentukan keputusan terakhir Kartono, 2010. Empat gaya dasar kepemimpinan dalam proses pengambilan keputusan, yaitu: 1. Intruksi adalah dicirikan komunikasi satu arah dengan tinggi pengarahan dan rendah dukungan. 2. Konsultasi adalah dicirikan komunikasi dua arah dimana adanya prilaku yang mendukung tentang keputusan yang dibuat. Gaya ini adalah gaya prilaku pemimpin yang tinggi pengarahan dan tinggi dukungan. 3. Partisipassi adalah dicirikan dengan prilaku pemimpin yang tinggi dukungan dan rendah pengarahan. Komunikasi dua arah ditingkatkan, dimana pemimpin saling tukar-menukar ide dalam pemecahan masalah dan pembuatan keputusan. 4. Delegasi adalah dicirikan dengan prilaku pemimpin yang rendah dukungan dan pengarahan, karena pemimpin memberikan kesempatan yang luas bagi bawahan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab Thoha, 2007. Universitas Sumatera Utara Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan yang berkualitas tinggi adalah: a. Identifikasi dan pendefinisian masalah. b. Mengembangkan solusi alternatif. c. Menilai solusi alternatif. - Kondisi pasti. - Kondisi berisiko. - Kondisi tidak pasti. d. Memilih alternatif. e. Implementasi keputusan. f. Penilaian dan pengendalian Thoha, 2007. Ada kecenderungan yang kuat khususnya pada sebagian besar organisasi, untuk mulai memusatkan perhatian pada teknik-teknik pengambilan keputusan dari pada mengenali apa yang perlu diputuskan. Jenis kegiatan ini bisa menuntun ke arah kelumpuhan keputusan decision paralysis, yaitu suatu ketidakmampuan pada sebagian pemimpin untuk membuat keputusan tepat pada waktunya Thoha, 2007. Jadi keputusan adalah cara, bukan tujuan. Keputusan adalah proses melalui cara mana pemimpin berusaha mencapai beberapa keadaan yang diinginkan. Keputusan merupakan tanggapan para pemimpin terhadap permasalahan. Setiap keputusan adalah akibat dari sebuah proses dinamis yang dipengaruhi oleh banyak kekuatan termasuk lingkungan organisasi dan pengetahuan, kecakapan, dan motivasi pemimpin Thoha, 2007. b. Perencanaan Universitas Sumatera Utara Perencanaan berfokus pada masa depan, apa yang harus dicapai dan bagaimana esensinya. Perencanaan termasuk aktifitas manajerial yang menetapkan sarana yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan. Hasil dari perencanaan adalah suatu dokumen tertulis yang menetapkan serangkaian tindakan yang akan diambil Azwar, 1994. Perencanaan menurut Azwar 1994 yang mengutip pendapat Breton adalah pekerjaan yang menyangkut penyusunan konsep serta penyusunan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik. Sedangkan perencanaan menurut Azwar 1994 yang mengutip pendapat dari Loomba adalah suatu proses menganalisis dan memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin dicapai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, menganalisis efektifitas dari berbagai kemungkinan tersebut, menyusun perincian selengkapnya dari kemungkinan yang terpilih, serta suatu sistem pengawasan terus-menerus sehingga dapat dicapai hubungan yang optimal antara rencana yang dihasilkan dengan sistem yang dianut. Ciri-ciri perencanaan Perencanaan yang baik, mempunyai beberapa ciri yang harus diperhatikan. Ciri-ciri yang dimaksud secara sederhana dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Bagian dari sistem administrasi. Suatu perencanaan yang baik adalah yang berhasil menempatkan pekerjaan perencanaan sebagai bagian dari sistem administrasi secara keseluruhan. Universitas Sumatera Utara 2. Dilaksanakan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Suatu perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan. 3. Berorientasi pada masa depan. Suatu perencanaan yang baik adalah yang berorientasi pada masa depan. Artinya, hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut, apabila dapat dilaksanakan, akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya saat ini, tetapi juga pada masa yang akan datang. 4. Mampu menyelesaikan masalah. Suatu perencanaan yang baik adalah yang mampu menyelesaikan berbagai masalah dan ataupun tantangan yang dihadapi. Penyelesaiaan masalah ataupun tantangan yang dimaksudkan di sini tentu harus disesuaikan dengan kemampuan. 5. Mempunyai tujuan Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang dicantumkan secara jelas. Tujuan yang dimaksudkan di sini biasanya dibedakan atas dua macam, yakni tujuan umum yang berisikan uraian secara garis besar, serta tujuan khusus yang berisikan uraian lebih spesifik. 6. Bersifat mampu kelola. Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel, serta telah disesuaikan dengan sumber daya Azwar, 1994. Universitas Sumatera Utara Elemen-elemen perencanaan. Ada empat elemen dasar perecanaan, yaitu: 1. Tujuan Tujuan menetapkan kondisi masa depan yang diharapkan seorang pemimpin untuk dicapai. 2. Tindakan Tindakan adalah sarana, atau aktivitas-aktivitas khusus, yang direncanakan untuk mencapai tujuan. 3. Sumberdaya Sumberdaya terdiri dari: manusia, keuangan, material, metode, pasar, informasi, waktu. Dan sumberdaya merupakan hambatan-hambatan pada rangkaian tindakan. 4. Implementasi Implementasi melibatkan penugasan dan arahan personel untuk melaksanakan rencana tersebut. Unsur-unsur perenanaan 1. Misi - Latar belakang. - Cita-cita. - Tujuan pokok. - Ruang lingkup kegiatan. 2. Perumusan masalah Universitas Sumatera Utara - Menggambarkan kualitas dan kuantitas masalah yang ditemukan. - Gambaran ini dapat diukur. Rumusan masalah yang baik mampu menjawab: - Masalah apa yang ditemukan. - Siapa yang terkena masalah. - Berapa besarnya masalah. - Di mana masalah ditemukan. - Kapan masalah tersebut terjadi. 3. Tujuan - Tujuan umum tidak ada tolak ukur. - Tujuan khusus ada tolak ukur 4W+1H. 4. Kegiatan Pokok Tambahan - Kegiatan pada tahap persiapan. - Kegiatan pada tahap pelaksanaan. - Kegiatan pada tahap penilaian. 5. Asumsi Yaitu perkiraan ataupun kemungkinan yang akan dihadapi jika rencana tersebut dilaksanakan. - Asumsi positif. Berbagai faktor penunjang yang akan ditemukan pada waktu pelaksanaan membantu keberhasilan program. - Asumsi negatif. Universitas Sumatera Utara Berbagai faktor penghambat yang akan ditemukan pada waktu pelaksanaan dapat menggagalkan program. 6. Strategi pendekatan. Pendekatan institusi. - Pelaksanaan program sangat tergantung dengan ada tidaknya dukungan berbagai aparat. - Lebih banyak digunakan wewenangkekuasaan peraturan, perundang-undangan. Pendekatan kemasyarakatan. - Lebih diutamakan timbulnya motivasi dalam diri masyarakat sendiri. 7. Sasaran Yaitu kepada siapa program kesehatan tersebut diperuntukan. - Sasaran Langsung Sasaran utama yang ingin dituju. - Sasaran Tidak Langsung Sasaran tambahan yang ingin dituju. 8. Waktu - Sebaiknya dirinci untuk tiap kegiatan yang akan dilaksanakan. - Dipengaruhi oleh faktor :  Sumber daya.  Besarnya masalah.  Rumusan tujuan.  Strategi pendekatan. 9. Organisasi dan Tenaga Pelaksana Universitas Sumatera Utara - Pilih struktur organisasi yang sesuai. - Tentukan hak, kewajiban, serta tugas masing-masing pesonalia. 10. Biaya Beberapa patokan untuk memperkirakan besarnya biaya: - Jumlah sasaran. - Jumlah dan jenis kegiatan. - Jumlah dan jenis personalia. - Waktu pelaksanaan program. - Jumlah dan jenis sasaran peralatan yang diperlukan. 11. Metode dan kriteria penilaian Azwar, 1994. - Untuk menilai keberhasilan atau kegagalan suatu program. Langkah-langkah perencanaan: 1. Analisa keadaan dan masalah analisis situasi. 2. Perumusan masalah secara spesifik. 3. Penentuan prioritas masalah. 4. Penentuan tujuan. 5. Penentuan alternatif-alternatif untuk mencapai tujuan. 6. Memilih alternatif terbaik. 7. Menyusun alternatif terbaik menjadi rencana operasional. 8. Menyusun rencana sumbar daya untuk pelaksanaan rencana kegiatan Azwar, 1994. Macam – macam perencanaan A. Ditinjau dari segi jangka waktu berlakunya rencana. Universitas Sumatera Utara Jika ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana, perencanaan dapat dibedakan atas tiga macam yakni: a. Perencanaan jangka panjang. Jika berlakunya rencana tersebut antara 12 sampai 20 tahun. b. Perencanaan jangka menengah. Disebut perencanaan jangka menengah, jika masa berlakunya rencana tersebut antara 5 sampai 7 tahun. c. Perencanaan jangka pendek. Disebut perencanaan jangka pendek, jika masa berlakunya rencana tersebut hanya untuk jangka waktu 5 tahun Azwar, 1994. B. Ditinjaau dari segi frekuensi penggunaan. Jika ditinjau dari frekuensi penggunaan rencana yang dihasilkan, perencanaan dapat dibedakan atas dua macam yakni : a. Digunakan satu kali. Disebut penggunaan satu kali, apabila rencana yang dihasilkan hanya dapat dipergunakan satu kali. b. Digunakan berulang kali. Disebut juga perencanaan standar. Menurut Newman, perencanaan model ini hanya dapat dilakukan, apabila situasi dan kondisi lingkungan normal serta tidak terjadi perubahan yang menyolok Azwar, 1994. C. Ditinjau dari tingkatan rencana. Jika ditinjau dari tingkatan rencana, perencanaan dapat dibedakaan atas tiga macam yakni: Universitas Sumatera Utara a. Perencanaan induk. Disebut sebagai perencanaan induk, apabila rencana yang dihasilkan lebih menitik beratkan pada aspek kebijakan, mempunyai ruang lingkup yang amat luas serta berlaku untuk jangka waktu yang panjang. b. Perencanaan operasional. Disebut sebagai perencanaaan operasional, apabila rencana yang dihasilkan lebih menitik-beratkan pada aspek pedoman pelaksanaan yang akan dicapai sebagai petunjuk pada waktu melaksanakan kegiatan. c. Perencanaan harian. Disebut sebagai perencanaan harian, apabila rencana yang dihasilkan telah disusun secara rinci. Rencana harian ini biasanya disusun untuk program yang bersifat rutin Azwar, 1994. D. Ditinjau dari orientasi waktu. Jika ditinjau dari orientasi waktu pada waktu melakukan perencanaan, maka perencanaan dapat dibedakan atas dua macam yakni : a. Perencanaan berorientasi masa lalu-kini. Disebut sebagai perencanaan berorientasi masa lalu-kini, apabila rencana yang dihasilkan semata-mata bertitik tolak dari pengalaman yang pernah diperoleh pada masa lalu saja. b. Perencanaan berorientasi masa depan. Universitas Sumatera Utara Disebut sebagai perencanaan berorientasi masa depan, apabila rencana yang dihasilkan memperhitungkan perkiraan-perkiraan yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Perencanaan model ini dibedakan atas tiga macam yakni: - Perencanaan redistributif. Pada perencanaan redistributif, sekalipun orientasinya adalah masa depan, tetapi rencana yang disusun tidak atas kajian masa depan yang terlalu mendalam. Perencanaan model ini dilakukan karena kebutuhan yang mendesak saja. - Perencanaan spekulatif. Pada perencanaan spekulatif, sifat spekulatif sangat dirasakan. Kajian tentang masa depan, sekalipun mungkin dilakukan dengan mempergunakan data, tetapi terlalu berani. - Perencanaan kebijakan. Perencanaan kebijakan adalah perencanaan yang sangat berorientasi pada masa depan, serta disusun atas kajian yang seksama dan mendalam terhadap berbagai data yang tersedia Azwar,1994. E. Ditinjau dari ruang lingkup Jika ditinjau dari ruang lingkup rencana yang dihasilkan, perencanaan dapat dibedakan atas empat macam: a. Perencanaan strategik. Universitas Sumatera Utara Disebut perencanaan strategik, apabila rencana yang dihasilkan menguraikan dengan lengkap kebijakan jangka panjang yang ingin dicapai, serta rangkaian pentahapan kegiatan yang dilakukan. b. Perencanaan taktis. Disebut perencanaan taktis, apabila rencana yang dihasilkan hanya mengandung uraian tentang kebijakan, tujuan serta kegiatan jangka pendek saja. c. Perencanaan menyeluruh. Disebut perencanaan menyeluruh, apabila rencana yang dihasilkan mengandung uraian yang bersifat menyeluruh. Dalam arti mencakup seluruh aspek dan ruang lingkup berbagai kegiatan yang akan dilakukan. d. Perencanaan terpadu. Disebut perencanaan terpadu, apabila rencana yang dihasilkan jelas menggambarkan keterpaduan antar kegiatan yang akan dilakukan, dan atau dengan kegiatan lain yang telah ada Azwar, 1994. Pengawasan Pegawasan ialah suatu proses untuk mengukur penampilan suatu program yang kemudian dilanjutkan dengan mengarahkannya sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai Azwar, 1994. Universitas Sumatera Utara Perbedaan antara pengendalian dengan pengawasan menurut Sulaiman 2011 adalah dari wewenang dari pemangku kedua istilah tersebut. Pengendalian mempunyai wewenang untuk turun tangan melalui koreksi yang tidak dimiliki oleh pengawasan. Pengawasan hanya sebatas memberikan saran dan masukan, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendalian. Dalam penerapannya di pemerintah kedua istilah tersebut sering dilakukan bersamaan dan sering tumpang tindih overlapping, sehingga lebih banyak dipakai istilah pengawasan dan pengendalian wasdal. Sedangkan menurut Sulaiman 2011 yang mengutip dari Mockler mengartikan pengawasan sebagai suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya organisasi dipergunakan dengan cara paling efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Dalam Sulaiman 2011 mendefinisikan pengawasan sebagai suatu kegiatan untuk memperoleh kepastian apakah pelaksanaan pekerjaankegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana semula. Kegiatan pengawasan pada dasarnya membandingkan kondisi yang ada dengan yang seharusnya terjadi. Pengendalian dilakukan apabila dalam pengawasan ternyata ditemukan adanya penyimpangan atau hambatan maka segera diambil tindakan koreksi. Fungsi pengawasan dan pengendalian controlling mempunyai kaitan dengan fungsi prencanaan. Melalui fungsi pengawasan dan pengendalian, standar Universitas Sumatera Utara keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target, prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau mampu dikerjakan oleh staf. Jika ada kesenjangan atau penyimpangan yang terjadi harus segera diatasi. Penyimpangannya harus dapat dideteksi secara dini, dicegah, dikendalikan atau dikurangi oleh pimpinan. Fungsi pengawasan dan pengendalian bertujuan agar penggunaan sumber daya dapat lebih diefisienkan, dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat lebih diefektifkan Muninjaya, 2004. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk dapat melakukan pengawasan yang baik yaitu: 1. Objek pengawasan. Yang dimaksud dengan objek pengawasan di sini ialah hal-hal yang harus diawasi dari pelaksanaan suatu rencana kerja. Dan objek pengawasan tersebut banyak macamnya, yaitu: - Objek yang menyangkut kualitas dan kuantitas barang atau jasa. Artinya pengawasan model ini menitik beratkan pandangannya pada barang atau jasa yang dihasilkan oleh program dan bersifat fisik misalnya: cakupan imunisasi, jumlah dan jenis vaksin yang tersedia baik kualitas maupun kuantitas vaksinnya, kualitas pelayanan komunikasi pada saat pemberian pelayanan. - Objek keuangan misalnya tentang penggunaan dan pemasukan keuangan. Pengawasan terhadap keuangan orgaisasi memerlukan keterampilan khusus. Pengawasan keuangan disebut internal audit. Objeknya adalah kas harian, neraca laporan keuangan, pemanfaatan dana sesuai dengan alokasi, Peraturan Daerah Perda tentang penggunaan anggaran. Universitas Sumatera Utara - Pelaksanaan program di lapangan sesuai dengan RKO Rencana Kerja Operasional yang dibuat oleh tiap-tiap staf. Dan pengawasan pelaksanaan dapat ditinjau dari segi waktu, proses, ruang dan tempat serta standar yang dipakai. - Hal-hal yang bersifat khusus. Pengawasan dapat dilakukan terhadap hal-hal khusus yang ditetapkan sendiri oleh administrator. - Objek yang bersifat strategis. Pengawasan terhadap penerapan instruksi Dirjen Binkesmas. - Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain di tingkat Kabupaten Kota atau Kecamatan Muninjaya, 2004. 2. Metode pengawasan. Yang dimaksud dengan metode pengawasan di sini ialah teknikcara melakukan pengawasan terhadap objek pengawasan yang telah ditetapkan Muninjaya, 2004. 3. Proses pengawasan. Yang dimaksud dengan proses di sini ialah langkah-langkah yang harus dilakukan sedemikian rupa sehingga pengawasan tersebut dapat dilakukan Muninjaya, 2004. Pengawasan berhubungan dengan persoalan-persoalan sbb: 1. Membandingkan kejadian-kejadian dengan rencana-rencana. 2. Mengadakan koreksi-koreksi yang perlu dilakukan Thoha, 2007. Universitas Sumatera Utara Maka pengawasan dapat kita dinyatakan sebagai proses, dimana pihak pimpinan melihat apakah yang telah terjadi sesuai dengan apa yang seharusnya terjadi. Adapun faktor-faktor yang mengharuskan adanya pengawasan sebagai berikut: 1. Sasaran-sasaran individual dan organisatoris biasanya berbeda-beda, maka dengan demikian diperlukan adanya pengawasan untuk memastikan bahwa anggota- anggota bekerja ke arah sasaran -sasaran organisatoris. 2. Pengawasan diperlukan, disebabkan terdapat suatu keterlambataan antara waktu sasaran-sasaran dirumuskan dan sewaktu mereka direalisasikan sehingga menimbulkan deviasi antara hasil yang dicapai dan hasil yang diinginkan Muninjaya, 2004. Manfaat pengawasan. Jika pengawasan dapat dilakukan dengan cermat akan diperoleh beberapa manfaat. Manfaat yang dimaksud antara lain: 1. Tujuan yang ditetapkan dapat diharapkan pencapaiannya dan selanjutnya pencapaian tersebut adalah dalam kualitas dan kuantitas tertinggi yang direncanakan. 2. Pembiayaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut tidak melebihi apa yang telah ditetapkan, dan bahkan mungkin dapat ditekan, sehingga efisiensi dapat lebih ditingkatkan. 3. Pengawasan yang baik, akan dapat memacu karyawan berprestasi dan berkreasi sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya Azwar,1994. Universitas Sumatera Utara 4. Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan program sudah dilaksanakan oleh staf, apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumber dayanya staf, sarana, dana dsb sudah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, fungsi pengawasan dan pengendalian bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi kegiatan program. 5. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan. 6. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan, atau diberikan pelatihan lanjutan Muninjaya, 2004. Syarat Pengawasan Untuk dapat melakukan serta mendapatkan hasil pengawasan yang baik, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yakni: 1. Pengawasan harus bersifat khas. Pengawasan tersebut harus bersifat spesifik atau khas, artinya sasaran dan tujuan yang ingin dicapai serta ditujukan hanya untuk hal-hal yang bersifat pokok. 2. Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan. Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpanan yang terjadi secara tepat, cepat, dan benar. Dengan demikian dalam pengawasan harus ada umpan balik yang dapat dimanfaatkan dengan segera. 3. Pengawasan harus fleksibel dan berorientasi pada masa depan. Yang dimaksud fleksibel di sini ialah harus tanggap terhadap segala perubahan yang terjadi. 4. Pengawasan harus mencerminkan keadaan organisasi. Universitas Sumatera Utara Pengawasan tersebut artinya harus menyangkut hubungannya dengan struktur organisasi yang telah ada. Di samping itu pengawasan tersebut harus sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi, artinya harus bersifat ekonomis. 5. Pengawasan harus mudah dilaksanakan. 6. Hasil pengawasan harus mudah dimengerti. Hasil pengawasan harus mudah dimengerti dan harus dapat dimanfaatkan untuk menyusun rekomendasi guna memperbaiki sesuatu yang dipandang tidak tepat Azwar, 1994. Metode Pengawasan Metode pengawasan yang dapat digunakan banyak macamnya, misalnya: 1. Melalui laporan khusus dan hasil analisa yang dilakukan terhadap laporan khusus yaitu baik berupa laporan lisan dari staf atau masyarakat tentang kemajuan program atau penyalahgunaan wewenang, ataupun laporan tertulis dari sistem pencatatan dan pelaporan program rutin yang dibuat oleh staf, melalui pengawasan pada laporan tertulis ini digunakan untuk pengembangan program. 2. Melalui data statistik yang dikumpulkan yang menyangkut beberapa aspek kegiatan organisasi. 3. Melalui observasi personal yang dilakukan oleh pimpinan atau orang-orang tertentu. 4. Melalui internal audit. 5. Melalui alat elektronik otomatik Azwar, 1994. Dua jenis standar pengawasan. 1. Standar norma. Universitas Sumatera Utara Standar ini dibuat berdasarkan pengalaman staf melaksanakan kegiatan program yang sejenis atau yang dilaksanakan dalam situasi yang sama di masa lalu. 2. Standar kriteria. Standar ini diterapkan untuk kegiatan pelayanan oleh petugas yang sudah mendapat pelatihan. Standar ini terkait dengan tingkat profesionalisme staf. Kedua standar ini digunakan untuk menyusun standar operating prosedur, pedoman kerja petugas, atau penilaan kemampuan seorang petugas kesehatan. Proses Pengawasan Pengawasan pada dasarnya merupakan suatu proses. Proses di sini terdiri dari berbagai pentahapan ataupun langkah-langkah tertentu yang jika disederhanakan sebagai berikut: 1. Merumuskan rencana, rujukan, dan standar pengawasan. Standar yang dimaksud di sini banyak macamnya, karena kesemuanya tergantumg dari objek yang ingin diawasi. 2. Mengukur penampilan. Pengukuran terhadap penampilan yang dicapai banyak macamnya, karena dipengaruhi oleh objek yang akan diawasi. Pengukuran di sini artinya mengukur hasilprestasi yang telah dicapai staforganisasi. 3. Membandingkan hasil dengan standartolak ukur. Maksudnya adalah membandingkan hasil pengukuran terhadap standar yang telah ditetapkan. Yang dipakai sebagai tolak ukurnya adalah rencana kerja operasional, anggaran, tugas dan wewenang staf, mekanisme kerjasamaa, petunjuk atau peraturan pelaksanaan, dan target kegiatan program. Universitas Sumatera Utara 4. Menarik kesimpulan dan melaksanakan tindak lanjut. Misalnya: ditemukan penyimpangan dari standar yang telah ditetapkan, maka perlu ditindaklanjuti, misalnya melakukan koreksi untuk hal-hal yang diperlukan. Tindakan koreksi tersebut dilakukan sesuai dengan faktor-faktor penyebab terjadinya penyimpangan. Artinya jika terjadi penyimpangan pimpinan perlu berusaha lebih dahulu untuk mencari faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensinya Azwar,1994. Jenis Pengawasan Ada tiga jenis pengawasan yang berkembang pada organisai pemerintahan di Indonesia: 1. Pengawasan fungsioal dan struktural. Fungsi pengawasan ini melekat Waskat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga. Peranan setiap pimpinan adalah melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan staf yang ada di bawah koordinasinya. Semakin tinggi tingkatan pimpinan akan semakin luas objek dan aspek pengawasannya, terutama yang bersifat strategis. 2. Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat terhadap jalannya pembangunan pada umumnya. Biasanya dilakukan melalui media massa, atau kotak pos. 3. Pengawasan nonfungsional. Fungsi pengawasan yang sifatnya nonfungsional biasanya dilakukan oleh badan- badan yang diberikan kewenangan untuk melakukan pengawasan fungsi sosial Universitas Sumatera Utara kontrol seperti DPR, Badan Pengwas Keuangan BPK Negara, Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan BPKP dan fungsi Inspektorat yang ada di masing- masing departemen, baik di tingkat pusat maupun di tingkat propinsi Muninjaya, 2004. Jadi seorang pimpinan dalam usahanya menjalankan dan mengembangkan fungsi pengawasan perlu memperhatikan prinsip pengawasan, yaitu: 1. Pengawasan yang akan dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. 2. Fungsi pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Tanpa pengawasan atau pengawasan yang lemah, berbagai penyalahgunaan wewenang akan mudah terjadi. 3. Standar untuk kerja standar of performance harus dijelaskan kepada semua staf. Karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja. Jika hal ini dapat dilaksanakan, staf akan lebih meningkatkan rasa tanggung jawab dan komitmennya terhadap kegiatan program sehingga pengawasan akan dapat dilakukan lebih objektif Muninjaya, 2004. c. Penggerakkan atau pengarahan Actuating. Penggerakkan atau pengarahan actuating atau fungsi penggerakkan pelaksanaan adalah proses bimbingan kepada staf agar mereka mampu bekerja sama optimal menjalankan tugas-tugas pokoknya sesuai dengan keterampilan yang dimiliki, sumber daya yang tersedia. Kejelasan komunikasi, pengembangan motivasi Universitas Sumatera Utara dan penerapan kepemimpinan yang efektif akan sangat membantu suksesnya fungsi ini Azwar, 1994. Manfaat Pengarahan Sebagai salah satu dari fungsi administrasi, pekerjaan pengarahan ini adalah amat penting. Pada dasarnya dengan pengarahan tersebut diupayakan agar berbagai keputusan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Apabila pengarahan dapat dilakukan dengan baik, memang akan diperoleh manfaat yang jika disederhanakan terlihat sebagai berikut: 1. Para pekerja mendapatkan informasi yang tepat tentang segala sesuatu yang akan dikerjakannya. 2. Para pekerja akan terhindar dari kemungkinan berbuat salah dan dengan demikian tujuan akan lebih mudah tercapai. 3. Para pekerja selalu berhadapan dengan dengan belajar mengajar sehingga pengetahuan, keterampilan dan kreativitas akan meningkat. 4. Para pekerja akan berada dalam suasana yang menguntungkan yakni terciptanya hubungan pimpinan dan bawahan yang baik Azwar, 1994. Syarat Pengarahan. Syarat-syarat agar pengarahan dilaksanakan dengan baik adalah sebagai berikut: 1. Kesatuan perintah. Agar pengarahan dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan maka perintah atau petunjuk yang diberikan harus terpelihara kesatuannya unity of command. Perintah yang simpang siur akan dapat membingungkan karyawan atau bawahan. 2. Informasi yang lengkap. Universitas Sumatera Utara Pada waktu memberikan perintah atau petunjuk lengkapilah dengan segala keterangan yang diperlukan comprehensive information. Keterangan yang dimaksudkan ini sering disusun dalam suatu uraian khusus yang disebut dengan nama petunjuk pelaksanaan. 3. Hubungan langsung dengan karyawan. Agar pengarahan tersebut berjalan sesuai dengan rencana, usahakanlah agar perintah atau petunjuk yang diberikan tersebut dapat diterima langsung oleh karyawan direct relationship. Sering disebutkan bahwa adanya hubungan langsung antara pimpinan dan karyawan akan membantu kelancaran pengarahan program. 4. Suasana informal. Perintah atau petunjuk yang disampaikan tentu maksudnya untuk dimengerti dan selanjutnya dapat diterapkan oleh karyawan dengan sebaik-baiknya. Untuk itu terciptanya suasana yang informal informal situation dapat membantu. Ciptakanlah suasana informal tersebut sehingga perintah dan petunjuk yang diberikan tidak dirasakan sebagai beban yang terlalu berat. Sekalipun pengarahan dimaksudkan agar setiap karyawan melakukan apa yang telah digariskan, hendaklah harus diingat bahwa pengarahan yang dilakukan jangan sampai mematikan kreasi karyawan. Kalau hal ini sampai terjadi maka inovasi tidak akan muncul dan suasana kerja akan menjadi kaku Azwar, 1994. Teknik Pengarahan Teknik pengarahan banyak macamnya, beberapa diantaranya yang sering digunakan ialah: Universitas Sumatera Utara 1 Teknik konsultasi. Pelaksanaan pengarahan dalam bentuk konsultasi misalnya melalui suatu pertemuan atau rapat yang khusus diselenggarakan untuk itu. Pada teknik konsultasi ini pemimpin menyampaikan pengarahannya untuk kemudian dibahas secara bersama. Keuntungan dari teknik ini ialah mengundang peran serta dari karyawan. Kerugiannya ialah jika terlalu sering diselenggarakan dapat menambah beban kerja serta dapat timbul kesan dari karyawan bahwa pimpinan tidak mengetahui apa-apa. 2 Teknik demokratis. Pelaksanaan pengarahan menurut teknik demokrasi ialah dengan memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada karyawan untuk mengajukan pendapat dan saran. Keuntungan dari teknik ini dapat menimbulkan inisiatif karyawan. Kerugiannya dapat menyulitkan pimpinan, terutama jika pendapat atau saran tersebut sulit dilaksanakan dan bertentangan dengan kebijakan organisasi. 3 Teknik otokratis. Di sini pengarahan dilaksanakan secara satu arah yakni dari pimpinan kepada bawahan. Pimpinan menetapkan segalanya, sedangkan karyawan hanya melaksanakan saja. Keuntungannya dari teknik ini ialah proses pengarahan berjalan cepat. Kerugiannya ialah dapat timbul kesalahan dalam pengarahan. Teknik ini hanya baik jika diterapkan dalam satu organisasi yang memiliki kepemimpinan kuat serta pendidikan karyawan masih terbatas. 4 Teknik bebas teratur. Universitas Sumatera Utara Di sini pengarahan dilaksanakan tidak terlalu ketat. Biasanya dilakukan jika berhadapan dengan karyawan yang memiliki pengetahuan, keterampilan serta pengalaman yang cukup dalam melaksanakan tugas yang akan dilaksanakan. Kesemua teknik ini mengandung aspek positif dan negatif, tergantung dari penerapannya yang tepat menurut situasi dan kondisi tertentu yang dihadapi Azwar, 1994. d. Kepemimpinan Sebagaimana yang dikemukakan di atas bahwa pemimpin adalah seseorang yang mampu dijadikan sebagai pimpinan yang dapat mempengaruhi bawahannya agar dapat bekerja sama guna mencapai tujuan yang ditetapkan. e. Motivator Sebagaimana yang telah dijabarkan pada konsep tentang motivasi yang tersebut di atas bahwa seorang pemimpin harus dapat sebagai motivator yang mana seorang pemimpin dapat mendorong bawahannya atau memberikan motif untuk dapat melakukan sesuai yang kita inginkan dengan cara memenuhi kabutuhannya guna mencapai tujuan yang kita harapkan. 2.2. Puskesmas 2.2.1. Pengertian Puskesmas