D. Hasil Penelitian dan Penjelasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
PPPTMGB “LEMIGAS” adalah salah satu unit pelaksana teknis yang berada di bawah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ESDM,
oleh karena itu tata pelaksanaan kegiatannya berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan oleh ESDM. Seperti penyusunan Jadwal Retensi Arsip
yang terdapat dilampiran, meskipun dalam kegiatan pengelolaan arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” ada beberapa hal yang belum mengikuti prosedur
ESDM tersebut. Untuk PPTMGB “LEMIGAS” pada dasarnya belum ada pengesahan
tertulis tentang adanya pusat arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” ini karena aktifitasnya merupakan salah satu tugas dan fungsi bagian tata usaha.
Namun untuk pengelolaan arsip inaktif di seluruh unit PPPTMGB “LEMIGAS” ditempatkan pada gedung yang disebut pusat arsip Lemigas.
1.1 Pemindahan
Dalam tahap awal pengelolaan arsip inaktif yaitu dimulai dengan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Kegiatan awal
pemindahan arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan dengan menentukan arsip mana saja yang akan dipindahkan dari unit kerja.
Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi jangka waktu
arsip tersebut yang telah tercantum dalam jadwal retensi arsip JRA yang digunakan oleh unit kerja.
Adapun proses pemindahan arsip inaktif yang ada di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” dapat dilihat dari wawancara berikut :
“Pemindahan arsip dari unit kerja kita terima, lalu proses seleksi mana yang arsip dan bukan arsip, setelah itu kita kelompokkan
berdasarkan tahun dan masalahsubyeknya. Setelah itu dibuat Daftar Pertelaan Arsip, baru selanjutnya dimasukkan ke dalam dus untuk
disusun di rak penyimpanan.” Ibu Juariah
Dari pernyataan tersebut, arsip yang diterima dari unit kerja diseleksi kemudian dikelompokkan berdasarkan masalah oleh unit kearsipan. Dalam
organisasi kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, unit kearsipan memiliki tugas untuk menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip
inaktif.
1.2 Penataan dan Penyimpanan
Unit kearsipan
PPPTMGB “LEMIGAS”
menerapkan sistem
sentralisasi, jadi cukup tepat jika menggunakan klasifikasi berdasarkan masalah.
“Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya tercukupi... kalau mereka dari masing-masing unit
kewalahan menangani arsip yang sangat banyak, biasa arsiparis dari unit kearsipan yang membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif,
arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.”Bapak Warlam
Kategori