organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dilihat bahwa suatu arsip mempunyai sisi pembahasan yang kompleks, yaitu arsip yang dilihat dari
keberadaannya, sebagai suatu dokumen yang mempunyai nilai tertentu bagi instansi penciptanya karena mengandung data dan informasi, dan arsip yang
ditinjau dalam pengelolaannya, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan arsip yang harus ditangani dengan baik jika ingin menghasilkan
suatu efektifitas dan efesiensi di dalam temu balik arsip itu sendiri. Untuk mendapatkan pengelolaan yang baik dibutuhkan sebuah prosedur pengamanan
arsip. Prosedur tersebut meliputi tahapan dalam siklus hidup arsip.
B. Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap penciptaan atau penerimaan dari luar organisasi creation, tahap distribusi
distribution, tahap penggunaan use, tahap pemeliharaan maintenance, dan disposisi akhir disposition.
14
Berikut adalah gambar siklus hidup arsip.
14
Betty R. Ricks [et all], Information and Image Management : a record system approach USA: Western, 1992 h.14
Gambar 2.1 : Life Cycle of Records
15
Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk instruksi, formulir,
laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan
tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi,
sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan
15
Judith Read-Smith [et all], Records Management USA:South Western, 2002
Maintenance StoreFile
Retrive Protect
Use Decision
Reference Inquires
Legal Requirements Dispotition
Transfer Retain
OR Destroy
Distribution Who gots the record?
Internal users External users
Creation or receipt of record
from outside he business
