Manajemen Arsip Inaktif Manajemen Arsip
berkelanjutan. Menurut Sulistyo-Basuki lazimnya hal ini dilakukan pada akhir tahun anggaran yang jatuh pada tanggal 31 Maret.
25
b. Menentukan arsip yang akan dipindah Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, tugas yang
dilakukan oleh arsiparis cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan dipindahkan berdasarkan JRA tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan
dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.
c. Menyiapkan arsip yang akan dipindah Menurut Read-Smith et all persiapan arsip yang akan dipindahkan
termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta penataan ke dalam boks.
26
Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis membuat formulir atau daftar mengenai keterangan tentang : nama series arsip,
deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar tersebut kemudian ditata didalam boks dengan ketentuan tetap
mempertahankan penataan aslinya. d. Penyiapan ruang simpan
Pusat arsip harus senantiasa menyediakan ruang dan sarana penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke
pusat arsip namun tidak tersedia ruangan penyimpanannya.
25
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Jakarta: Gramedia, 2003h.304
26
Judith Read-Smith[et all], Records ManagementUSA:South Western, 2002
e. Penerimaan arsip Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih
dahulu harus diperiksa kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu-waktu
mendatang, serta membuat berita acara arsip pindah yang dilampiri daftarnya.