Manajemen Arsip Inaktif Manajemen Arsip

berkelanjutan. Menurut Sulistyo-Basuki lazimnya hal ini dilakukan pada akhir tahun anggaran yang jatuh pada tanggal 31 Maret. 25 b. Menentukan arsip yang akan dipindah Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, tugas yang dilakukan oleh arsiparis cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan dipindahkan berdasarkan JRA tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan. c. Menyiapkan arsip yang akan dipindah Menurut Read-Smith et all persiapan arsip yang akan dipindahkan termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta penataan ke dalam boks. 26 Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis membuat formulir atau daftar mengenai keterangan tentang : nama series arsip, deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar tersebut kemudian ditata didalam boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penataan aslinya. d. Penyiapan ruang simpan Pusat arsip harus senantiasa menyediakan ruang dan sarana penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruangan penyimpanannya. 25 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Jakarta: Gramedia, 2003h.304 26 Judith Read-Smith[et all], Records ManagementUSA:South Western, 2002 e. Penerimaan arsip Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih dahulu harus diperiksa kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu-waktu mendatang, serta membuat berita acara arsip pindah yang dilampiri daftarnya.

2.2 Penataan dan penyimpanan

yaitu prosedur penataan dan penyimpanan melalui tahapan-tahapan : a. Pemeriksaan Kegiatan ini adalah kontrol awal yang dilakukan dalam penyimpanan arsip. Pemeriksaan ini meliputi apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif, kemudian diperiksa seriesnya. Series rekod adalah kumpulan arsip yang berkaitan yang biasanya digunakan dan disimpan sebagai satu kesatuan dan dapat dinilai sebagai satu kesatuan untuk memutuskan periode retensi arsipnya. 27 b. Pendeskripsian berdasarkan series arsip Pendeskripsian harus memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan yang lainnya, sehingga kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. 27 Judith Read-Smith[et all], Records ManagementUSA:South Western, 2002 h.135