2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam
3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan
4. Biaya pengawasan ditambahkan kepada biaya kantor keseluruhan 5. Pengelolaan formulir, arsip, dan bahan kantor oleh orang yang
mungkin tidak tahu penggunannya. 6. Departemen akan tertekan karena paksaan peraturan yang sama bagi
seluruh organisasi 7. Tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan dalam urutan
kepentingan tetapi berdasarkan urutan penerimaan. 8. Kerahasiaan arsip dan informasi tidak terjamin jika ditempatkan pada
tempat yang terpusat.
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan desentralisasi setiap unit kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan filling system yang
digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada ketentuannya, setiap unit kerja harus
tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuannya, unit kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan kemauan
masing-masing. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang
terpisahkan letaknya, sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi sangat sesuai digunakan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari
pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit masing-masing dan di tempat unit
kerja masing-masing.
43
Sistem penyimpanan desentralisasi ini juga mempunyai keuntungan dan kerugian. Keuntungan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi
adalah :
44
1. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, Karena berada pada unit kerja sendiri
3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
4. Tugas dilaksanakan oleh pejabat yang paling sesuai dengan prasyarat. 5. Efesiensi waktu lebih tinggi.
6. Pekerjaan diselesaikan berdasarkan urutan kepentingan satuan kantor 7. Kerahasiaan pekerjaan kantor terjaga.
8. Efektivitas perencanaan dan pengawasan dapat ditingkatkan.
43
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan Jakarta: Gramedia, 2003 h. 56
44
Ibid
Semua kerugian dari sistem penyimpanan secara desentralisasi adalah : 1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan 2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap
unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
3. Penataran dan latihan kerasipan perlu diadakan karena petugas- patugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar
belakang pendidikan kearsipan. 4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan unit kerja, dan ini
merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Kelemahan dari kedua sistem penyimpanan arsip, baik sentralisasi maupun desentralisasi, dapat diatasi dengan mengombinasikan kedua
sistem tersebut. Sistem penyimpanan ini dapat disebut sebagai kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip.Penanganan arsip secara kombinasi
yaitu sebagai berikut : arsip yang masih aktif digunakan active file dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah
kurang digunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di unit kearsipan.
Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan dengan sistem desentralisasi sedangkan arsip inaktif disimpan dengan sistem
sentralisasi. Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-
baiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan juga melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi
dengan panduan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip tersebut dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih
mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.
E. Pusat Arsip
Menurut Barthos pada dasarnya setiap lembaga Negara atau Badan Pemerintahan mempunyai satu bagian arsip yang tugasnya mengelola arsip
dinamis.Ruang lingkup bagian arsip disamping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif
yang berasal dari unit-unit pengolah satuan kerja dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.
45
Pusat arsip menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah
45
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta:Bumi Aksara, 2007h.14
