PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN PENUTUP

Gambar 2.1 : Life Cycle of Records 15 Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk instruksi, formulir, laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan 15 Judith Read-Smith [et all], Records Management USA:South Western, 2002 Maintenance StoreFile Retrive Protect Use Decision Reference Inquires Legal Requirements Dispotition Transfer Retain OR Destroy Distribution Who gots the record? Internal users External users Creation or receipt of record from outside he business tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara dan disimpan secara sistematis simpan aktif. Setelah menurun penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan simpan inaktif. Setelah melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan permanen. 16 Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu : 17 1. Rekod Aktif Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit kerja masing-masing. 2. Rekod Semi-aktif Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini. Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke central file. 16 T.R Schellenberg, Modern Archives. Universitas Washington, 1995h.36 17 Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. London:Butterworth, 1991h. 239