PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN PENUTUP
Gambar 2.1 : Life Cycle of Records
15
Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk instruksi, formulir,
laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan
tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi,
sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan
15
Judith Read-Smith [et all], Records Management USA:South Western, 2002
Maintenance StoreFile
Retrive Protect
Use Decision
Reference Inquires
Legal Requirements Dispotition
Transfer Retain
OR Destroy
Distribution Who gots the record?
Internal users External users
Creation or receipt of record
from outside he business
tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara dan disimpan secara sistematis simpan aktif. Setelah menurun
penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan simpan inaktif. Setelah melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan
permanen.
16
Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :
17
1. Rekod Aktif Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus
untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit
kerja masing-masing. 2. Rekod Semi-aktif
Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini. Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun
sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke central file.
16
T.R Schellenberg, Modern Archives. Universitas Washington, 1995h.36
17
Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. London:Butterworth, 1991h. 239