Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan dengan sistem desentralisasi sedangkan arsip inaktif disimpan dengan sistem
sentralisasi. Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-
baiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan juga melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi
dengan panduan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip tersebut dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih
mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.
E. Pusat Arsip
Menurut Barthos pada dasarnya setiap lembaga Negara atau Badan Pemerintahan mempunyai satu bagian arsip yang tugasnya mengelola arsip
dinamis.Ruang lingkup bagian arsip disamping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif
yang berasal dari unit-unit pengolah satuan kerja dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.
45
Pusat arsip menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah
45
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta:Bumi Aksara, 2007h.14
arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus disimpan untuk tujuan hukum, fiskal, atau sejarah.
46
Pusat arsip adalah tempat penimpanan arsip inaktif sebagai fasilitas yang didesain untuk arsip inaktif.
47
Berkaitan dengan hal ini, ANRI mengatakan bahwa dalam mengelola arsip inaktif hal penting harus diperhatikan adalah :
48
a. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja b. Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah
memasuki masa aktif c. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif
d. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan
e. Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif apabila
diperlukan f. Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang
ada dalam suatu organisasi.
46
Judith Read-Smith[et all], Records ManagementUSA:South Western, 2002h. 147
47
Ricks, Swafford dan Gow.Informations and image management, a records system approach USA:South-Western, 1992h.147
48
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif Jakarta, 2002h.9
F. Organisasi Kearsipan
1. Lembaga Kearsipan Adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
49
Di Indonesia, lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh
kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI. ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang
berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab kepada Presiden.
2. Unit Pengolah Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya arsip aktif.
50
Arsip aktif juga perlu diorganisir dengan baik, biasanya berada pada masing-masing unit kerja dan tempat
penyimpanannya disebut central file. Unit-unit kerja inilah yang disebut unit kerja pengolah.
3. Unit Kearsipan
49
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
50
Ibid
