Gambar 4.4 : Daftar Arsip Simpan Gambar diatas merupakan daftar arsip simpan atau daftar pertelaan
arsip yaitu istilah untuk penamaan finding aids alat bantu penemuan arsip. Pada unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” berisi nomor urut,
jenis arsip yang dapat diketahui berdasarkan klasifikasi masalah, indeks untuk mempermudah dalam pencarian, tahun arsip, jumlah arsip, isi
ringkas biasanya diisi dengan nomor surat dan perihal, lokasi simpan dan keterangan. Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang
menunjukkan lokasi penyimpanan arsip.
3. Kendala Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB
“LEMIGAS”
Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan hambatan dalam hal pengelolaan arsip inaktifnya, pada saat observasi peneliti melihat
kendala-kendala yang ada seperti kurangnya sumber daya manusia yang khusus menangani pengelolaan arsip inaktif, serta terlihat jelas sekali
bahwa arsip masih dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian besar orang.
Berikut kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” :
1. Kurangnya SDM yang mengelola arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” Ariparis yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” hanya ada 5
orang, dari 5 orang arsiparis hanya 2 arsiparis tingkat terampil, sisanya adalah tingkat ahli, sementara yang dibutuhkan untuk menangani arsip
yang cukup banyak yang dihasilkan oleh PPPTMGB “LEMIGAS” adalah arsiparis tingkat terampil, hal ini menjadi salah satu kendala
dalam pengelolaan arsip terkait kurangnya tenaga dari arsiparis. Di unit kearsipan 3 orang arsiparis yang menangani arsip inaktif
juga terkadang diminta oleh unit kerja untuk menangani arsip aktif di unit kerja. Arsiparis yang minim tentunya sangat menghambat kegiatan
pengelolaan arsip dinamis aktif maupun inaktif. Hal ini dapat dilihat dari wawancara oleh informan, yaitu :
“sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta
sama bagian keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita kerjain aja...”Bapak Warlam
Dari hasil observasi peneliti juga melihat bahwa kurangnya wawasan serta keterampilan menyebabkan kurangya kinerja para staf
administrasi untuk membantu pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan. Dilihat dari pernyataan salah satu informan :
“…Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada… disamping kekurangan pegawai, dari segi kualitas juga sangat
kurang. Mereka yang ada disini bukan yang memang latar belakang pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap
pengelolaan arsip sangat mempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya…” Ibu Juariah
2. Kurangnya perhatian dari pimpinan terhadap pengembangan sistem kearsipan
Dalam menetapkan kebijakan pimpinan mengutus pegawai- pegawai tertentu, pegawai yang mengikuti diklat biasanya hanya PNS
Pegawai Negeri Sipil, sementara untuk tenaga honorer tidak diperbolehkan mengikuti diklat. Hal ini menjadi salah satu faktor yang
mengakibatkan kurangnya keterampilan dan pengetahuan para staf pelaksana dalam proses pengelolaan arsip.
“Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti diklatseminar karena pegawai honorer, yang biasa
mengikuti seminar itu PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikut
sertakan dalam diklat, nanti mereka yang pintar...” Bapak Wiji
Selain diklat, kurangnya perhatian pimpinan mengenai anggaran dan perkembangan teknologi juga dirasakan oleh para staf pelaksana, yang
