penerangan, ventilasi udara perlu diatur, serta kelembaban udara harus terjaga dengan baik.
2 Ruangan arsip sebaiknya menggunakan sistem pendingin dengan suhu 22-25 derajat celcius dengan kelembaban 45-55 .
3 Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar adalah membuka bungkus atau bundel di dalam ruangan yang
bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk menyerap debu-debu dipermukaan kertas.
4 Untuk mengatasi kotoran atau kerusakan karena pengaruh air, diperlukan seorang ahli
2.5 Pemusnahan
Kegiatan pemusnahan terdapat pada tahap penyusutan arsip, kegiatan ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa
retensinya dapat dipisahkan agar dapat mengurangi penggunaan tempat. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Tahapan yang perlu dilaksanakan adalah : a. Penyeleksian
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyeleksian menurut Sedarmayant i,
33
adalah: 1.
M enyiangi, yait u mem ilih at au mengambil yang t idak berguna, agar arsip berkurang.
2. M enyiapkan peralat an unt uk menampung arsip yang akan
disusut kan. 3.
M embuat cat at an at au daft ar t ent ang arsip yang akan disusut kan.
b. Pelaksanaan pemusnahan Menurut Barthos pelaksanaan pemusnahan arsip adalah tindakan atau
kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut
harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi
maupun bentuknya.
34
Tata cara pelaksanaan pemusnahan arsip yaitu : 1. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
2. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional 3. Membuat berita acara pemusnahan arsip
4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip
33
Sedarmayanti, Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. Bandung:Mandar Maju, 2003h.107
34
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan.Jakarta:Bumi Aksara, 2007h.105
Adapun cara-cara penyusutan arsip telah diatur pada Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor : SE011981 tentang Penanganan Arsip
Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip. Cara-cara penyusutan arsip tersebut adalah sebagai
berikut: 1. Pendaftaran arsip inakif, melalui kegiatan sebagai berikut:
a. Pendaftaran berupa pengumpulan data melalui survei terhadap arsip- arsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab bagian
b. Survei dilaksanakan oleh petugas c. Membuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh
data yang terkumpul sebagai hasil survei. Daftar tersebut merupakan daftar kelompokberkas arsip.
d. Daftar Ikhtisar selanjutnya digunakan untuk menyusun rencana penanganan dan penataan kembali arsip inaktif.
2. Penataan kembali arsip inaktif, meliputi kegiatan sebagai berikut : a. Arsip Kacau
Arsip ini adalah arsip yang penataannya dalam keadaan kacau dan tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya
yaitu :
1 Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asal- usul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuankelompok
yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yaitu unit yang menciptakannya.
2 Memilah arsip dari non arsip seperti amplop, map, blanko-blanko formulir dan sebagainya dan duplikasi yang berlebihan.
3 Bahan-bahan non arsip dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya : a dikelompokkan menurut unit kerja
b berkas arsip dibungkus dan dicatat pada kartu c kartu catatan disusun dan diberi nomor urut
d berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks arsip yang diberi labeletiket yang memuat keterangan tentang berkas-
berkas yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan.
e dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara 4 Daftar Pertelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai
pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian informasi arsip.
5 Atas dasar daftar pertelaan tersebut, instansi : a belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut
ketentuan yang berlaku b dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional
