penyelenggaraan kearsipan untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Menyediakan bahan informasi secara tepat, cepat, lengkap, dan menyeluruh.
b. Menyediakan alat bukti pertanggungjawaban. c. Menyediakan bahan penelitian, sumber ingatan organisasi dan
penunjang kegiatan lainnya. d. Melayani permintaan arsip, baik dari unit kerja atau unit pengolah
maupun dari luar instansi.
D. Visi dan Misi
Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai Visi dan Misi yaitu: Visi :
menjadikan arsip sebagai bukti yang autentik, terpercaya, lengkap, terkini, dapat diakses dengan cepat, tepat, dan aman.
Misi : 1. Memberdayakan setiap arsip sebagai tulang punggung manajemen
2. Menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja pegawai 3. Menjadikan arsip sebagai bukti yang sah di pengadilan
4. Melestarikan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban organisasi 5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada yang membutuhkan
untuk kepentingan penelitian, ilmu pengetahuan, sejarah, dll.
E. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PPPTMGB “LEMIGAS” dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”
Selanjutnya struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB “LEMIGAS”
Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB “LEMIGAS”
F. Deskripsi Kerja Urusan Persuratan dan Arsip PPPTMGB
“LEMIGAS”
Berikut adalah deskripsi kerja pada Urusan Persuratan dan Arsip PPPTMBG “LEMIGAS” yang akan dibahas dari masing-masing bagian
secara singkat, diuraikan sebagai berikut : 1. Kepala Urusan Persuratan dan Arsip
Tugas : Memiliki tanggung jawab terhadap kegiatan operasional di Urusan
Persuratan dan Arsip dan memastikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan kearsipan berjalan dengan baik sesuai dengan standar
operasional prosedur di Urusan Persuratan dan Arsip.
2. Penata Usaha Pemproses Persuratan Dinas Tugas :
a Pengelolaan arsip inaktif bidang afiliasi b Pemeliharaan arsip inaktif bidang afiliasi
c Penomoran surat dinas bentuk khusus
3. Penata Usaha Surat Masuk Tugas :
a Pengelolaan arsip inaktif produk hukum
