c. Sortir dilakukan untuk pengelompokan antara arsip dan non arsip, sekelompok arsip dan lain-lain. Non-arsip disini antara lain buku-buku,
majalah, koran-koran,
amplop-amplop, blanko-blankoformulir-
formulir kosong, dan sebagainya.
28
d. Pentaan arsip dalam boks Setiap boks hendaknyahanya berisi satu series arsip saja atau dengan
series yang berdekatan dengan jadwal retensi yang sama. Setelah arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai dengan
nomor urut atau lokasi penyimpanannya. e. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip DPA yaitu istilah untuk penamaan
finding aids alat bantu penemuan arsip berupa daftar dengan kolom- kolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor
boks, retensi dan keterangan.
29
2.3 Pelayanan
Pelayanan dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian informasi yang terkandung dalam arsip. Prosedur pelayanan meliputi :
a. Permintaan
28
B
asir Barthos, Manajemen Kearsipan Jakarta:Bumi Aksara, 2007h.91
29
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif Jakarta, 2002h.23
Permintaan penggunaan arsip sebaiknya disiapkan formulir permintaan dan dapat berfungsi sebagai alat pemesan rekod. Informasi yang harus
diberikan pengguna kepada arsiparis adalah sebagai berikut :
30
1. Nomor boks yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan dicatat pada formulir transfer arsip dinamis
2. Judul folder atau deskripsinya 3. Nama, bagian, lokasi, dan nomor telepon peminta arsip dinamis
4. Perkiraan waktu peminjaman dan waktu pengembalian dapat dicatat pada formulir.
b. Pencarian Pencarian arsip dilakukan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Series yang
ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi penyimpanan arsip.
c. Pengambilan arsip Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu menuliskan kata OUT atau
KELUAR pada out indicator tanda keluarnya arsip yang didalamnya berisi minimal tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa
saja yang dipinjam, dan waktu pengembaliannya. d. Pencatatan
Mencatat arsip yang akan dipinjam baik berupa buku atau formulir atau sarana lainnya. Pencatatan tersebut bisa manual ataupun ke dalam
30
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta:Gramedia, 2003h.305
sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki, dalam sistem manual, berkas arsip dinamis inaktif yang dipinjam untuk menggunakan
formulir rangkap empat. Lembar pertama disimpan si pemakai, lembar kedua dimasukkan kedalam berkas yang dipinjam untuk mengenali
peminjamannya, lembar ketiga disimpan pada boks kartu keluar dan lembar keempat disimpan pada boks yang disusun menurut tanggal
harus kembali.
31
e. Pengendalian Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip fisik maupun
informasinya, sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar. f. Penyimpanan kembali
Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali untuk
disimpan ditempat semula.
2.4 Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung
di dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara dengan baik, utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang
31
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta:Gramedia, 2003 h.307
