Kendala Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB

tentunya dapat menghambat produktivitas dalam pengelolaan arsip. Dari hasil observasi peneliti juga melihat kurangnya pengawasan serta evaluasi secara berkala yang dilakukan oleh pimpinan. “Kalo disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja, nuntut honor, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...” BapakWarlam Hal tersebut bisa menghambat proses penanganan arsip inaktif secara keseluruhan karena pada intinya arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun dan tetap disimpan sampai tiba masanya disusutkan. Jika kurangnya tenaga pelaksana untuk melakukan pemindahan arsip sampai proses pemusnahan serta tidak dilakukan secara berkala maka akan mengakibatkan penumpukkan arsip seiring dengan volume arsip yang terus bertambah. Pada saat wawancara, informan menyatakan kurangnya sosialisasi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip. Hal itu juga menjadi dampak kurangnya pengetahuan para staf pelaksana. “kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..”Bapak Wiji Kurangnya perhatian pimpinan berdampak pada pengelolaan arsip, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang diakibatkan dari minimnya pengetahuan dan wawasan staf pelaksana. Hal ini dapat dilihat pada saat pemindahan arsip inaktif tidak disertakan Berita Acara pemindahan arsip, sementara hal itu termasuk salah satu dokumen yang harus ada dalam proses pemindahan arsip. Selain itu, daftar arsip yang dibuat oleh unit kerja terkadang tidak sesuai dengan fisik arsip yang diterima oleh unit kearsipan. “Daftar arsip memang dibuat, tapi kadang mereka bikinnya suka asal-asalan. Dan berita acara pemindahannya juga gak pernah dibuat...jadi kalau ada pemindahan arsip, kita kerja bakti lagi disini.” Ibu Juariah Kurangnya pengetahuan membuat masalah saat penataan arsip, pada label tidak dicantumkan nomor klasifikasi, serta kekeliruan pada pengisian kolom masalah. Kode klasifikasi adalah suatu identitas penuangan dari satu urusanpermasalahan unit organisasi, hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka keseragaman dan tertib administrasi. 53 Unit kearsiapan PPPTMGB “LEMIGAS” menggunakan klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang terkandung dalam kegiatan dan unsur-unsur fungsi dari Kementerian Energi dam Sumber Daya Mineral, terdiri dari: 53 Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan Jakarta, 2006 h.12 Kode 0 Manajemen Kode 1 Minyak dan Gas Bumi Kode 2 Listrik dan Pemanfaatan Energi Kode 3 Mineral, Batubara dan Panas Bumi Kode 4 Geologi Kode 5 Penelitian dan Pengembangan Kode 6 Pendidikan dan Pelatihan Kode 7 Kepegawaian Kode 8 Keuangan Kode 9 Perlengkapan Dari pokok-pokok masalah diatas, diperkecil lagi menjadi sub masalah serta uraian masalah. Berikut contoh kode klasifikasi berdasarkan masalah : Gambar 4.4 : Kode Klasifikasi Arsip Berdasarkan Masalah Gambar diatas adalah salah satu contoh kode klasifikasi arsip dari Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral. Peraturan tersebut dapat dijadikan acuan oleh pihak unit kearsipan dalam sistem penataan arsipnya, selain itu perlu adanya sosialisasi secara berkala atau mengikutsertakan staf pelaksana dalam diklat tentang kearsipan. 3. Usulan pemusnahan arsip membutuhkan waktu yang lama Pada saat observasi, peneliti melihat tumpukan arsip yang di usulkan musnah kepada pimpinan terkait, namun menurut keterangan salah satu informan, persetujuan usul musnah ke pimpinan membutuhkan waktu yang cukup lama, sekitar 2-3 bulan. Gambar 4.5 : Arsip yang diusulkan musnah Gambar tersebut merupakan arsip-arsip yang telah di usulkan musnah, namun belum mendapat persetujuan oleh pimpinan. Setelah mendapat persetujuan, arsip-arsip ini akandibubur oleh pihak percetakan yang telah bekerjasama dengan unit kearsipan. Kegiatan pemusnahan diatur oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 pasal 66 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, yaitu : 1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; 2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 dua pejabat dari unit hukum danatau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan 3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

E. Analisis Hasil Penelitian

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Arsip yang telah memasuki masa inaktif, telah melewati tahap proses analisis yaitu diawali dengan analisis terhadap jenis, masalah, nilai guna, dan tahun. Termasuk dalam proses analisis ini adalah penentuan jangka simpan retensi arsip. 1.1 Pemindahan Pemindahan arsip inaktif pada umumnya dapat diartikan sebagai kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan terkait dengan tujuan efesiensi penggunaan ruang. Kegiatan pemindahan dilakukan oleh unit kerja, yang bertugas menilai dan memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan. Penelitian ini berusaha mengidentifikasi bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis inaktif, hal ini disebabkan karena pada saat arsip berada pada posisi inaktif maka arsip akan melewati tahapan yang menentukan apakah arsip tersebut akan disimpan permanen atau dimusnahkan. Karena itu saat kondisi arsip berada pada masa inaktif maka arsip perlu mendapatkan perhatian lebih dari unit yang bersangkutan yaitu unit kearsipan. Arsip inaktif yang dikelompokkan berdasarkan masalah memang memudahkan temu kembali. Menurut Amsyah, sistem ini hanya efektif digunakan pada sentralisasi arsip karena arsip yang berasal dari semua bagian yang mempunyai subjek kegiatan masing-masing disimpan disuatu tempat. 54 Hal ini menjadi masalah bagi unit kearsipan karena peran unit kerja yang memiliki tugas menilai dan memindahkan arsip sesuai dengan JRA tidak berjalan sesuai prosedur yang sudah ditetapkan. Proses pemindahan 54 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia, 2005 h.216 arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, arsip tersebut harus diperiksa terlebih dahulu kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar yang ada, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman diwaktu mendatang. Dalam wawancara oleh beberapa informan, proses pemindahan arsip inaktif tidak disertai oleh berita acara pemindahan, hanya ada daftar arsip apa saja yang dipindahkan. Hal ini dapat dilihat melalui pernyataan dari salah satu informan : “Pemindahan arsip dari unit pengolah belum pernah ada Berita Acara, hanya ada Daftar Arsip apa saja yang dipindahkan. Berita Acara itu biasanya kalau ke pusat arsip ESDM yang di Pondok Ranji atau ke ANRI atau kalau pemusnahan arsip baru menggunakan Berita Acara.” Bapak Wiji Pada proses transfer terdapat dua dokumen yaitu Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan. 55 Berita Acara Pemindahan dapat menjadi bukti otentik atas kebenaran arsip-arsip apa saja yang dipindahkan serta siapa yang bertanggung jawab menerima arsip tersebut. Hal ini selaras dengan Barthos, persiapan yang perlu diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah : 56 a. Menyiapkan peralatan seperti : folder, boks, dan lain-lain 55 Ibid, h.216 56 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara, 2012 h.123 b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan yang berisi tentang : nama unit pengolah yang memindahkan, pokok masalah, jangka waktu penyimpanan berkas, tahun berkas yang bersangkutan, jenis fisik arsip, jumlah berkas. c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Setelah arsip-arsip itu diserahkan ke unit kearsipan, arsip tersebut diperiksa terlebih dahulu kelengkapan berkas-berkasnya, kondisi fisiknya, serta kesesuaian dengan daftarnya. Setelah proses pemindahan arsip selesai, kemudian arsip masuk ke tahap penataan dan penyimpanan. 1.2 Penataan dan Penyimpanan Penataan arsip diperlukan agar arsip dapat dicari dan ditemukan dengan segera dari tempat penyimpanan. Kondisi dari sarana penyimpanan harus dapat memastikan bahwa arsip-arsip tersebut terlindungi, mudah diakses, dan dipelihara dengan pembiayaan yang efektif. 57 Dari hasil observasi, peneliti juga tidak menemukan kode klasifikasi yang dicantumkan pada label boks arsip. Kode klasifikasi tersebut sebenarnya sudah diatur dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Kode klaifikasi 57 International Standar Organization ISO 15489-2. Information and Documentation, Record Management. 2001 h. 18