Kendala Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB
tentunya dapat menghambat produktivitas dalam pengelolaan arsip. Dari hasil observasi peneliti juga melihat kurangnya pengawasan serta
evaluasi secara berkala yang dilakukan oleh pimpinan. “Kalo disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau
kerja, nuntut honor, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan
saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...” BapakWarlam
Hal tersebut bisa menghambat proses penanganan arsip inaktif secara keseluruhan karena pada intinya arsip inaktif adalah arsip yang
penggunaannya telah menurun dan tetap disimpan sampai tiba masanya disusutkan. Jika kurangnya tenaga pelaksana untuk melakukan
pemindahan arsip sampai proses pemusnahan serta tidak dilakukan secara berkala maka akan mengakibatkan penumpukkan arsip seiring
dengan volume arsip yang terus bertambah. Pada saat wawancara, informan menyatakan kurangnya
sosialisasi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip. Hal itu juga menjadi dampak kurangnya pengetahuan para staf pelaksana.
“kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..”Bapak Wiji
Kurangnya perhatian pimpinan berdampak pada pengelolaan arsip, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang diakibatkan dari
minimnya pengetahuan dan wawasan staf pelaksana. Hal ini dapat dilihat pada saat pemindahan arsip inaktif tidak disertakan Berita Acara
pemindahan arsip, sementara hal itu termasuk salah satu dokumen yang harus ada dalam proses pemindahan arsip. Selain itu, daftar arsip yang
dibuat oleh unit kerja terkadang tidak sesuai dengan fisik arsip yang diterima oleh unit kearsipan.
“Daftar arsip memang dibuat, tapi kadang mereka bikinnya suka asal-asalan. Dan berita acara pemindahannya juga gak pernah
dibuat...jadi kalau ada pemindahan arsip, kita kerja bakti lagi disini.” Ibu Juariah
Kurangnya pengetahuan membuat masalah saat penataan arsip, pada label tidak dicantumkan nomor klasifikasi, serta kekeliruan pada
pengisian kolom masalah. Kode klasifikasi adalah suatu identitas penuangan dari satu urusanpermasalahan unit organisasi, hal ini
bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka keseragaman dan tertib administrasi.
53
Unit kearsiapan PPPTMGB “LEMIGAS” menggunakan klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang
terkandung dalam kegiatan dan unsur-unsur fungsi dari Kementerian Energi dam Sumber Daya Mineral, terdiri dari:
53
Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan Jakarta, 2006 h.12
Kode 0 Manajemen Kode 1 Minyak dan Gas Bumi
Kode 2 Listrik dan Pemanfaatan Energi Kode 3 Mineral, Batubara dan Panas Bumi
Kode 4 Geologi Kode 5 Penelitian dan Pengembangan
Kode 6 Pendidikan dan Pelatihan Kode 7 Kepegawaian
Kode 8 Keuangan Kode 9 Perlengkapan
Dari pokok-pokok masalah diatas, diperkecil lagi menjadi sub masalah serta uraian masalah. Berikut contoh kode klasifikasi berdasarkan
masalah :
Gambar 4.4 : Kode Klasifikasi Arsip Berdasarkan Masalah
Gambar diatas adalah salah satu contoh kode klasifikasi arsip dari Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun
2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral. Peraturan tersebut dapat dijadikan acuan
oleh pihak unit kearsipan dalam sistem penataan arsipnya, selain itu perlu adanya sosialisasi secara berkala atau mengikutsertakan staf
pelaksana dalam diklat tentang kearsipan.
3. Usulan pemusnahan arsip membutuhkan waktu yang lama Pada saat observasi, peneliti melihat tumpukan arsip yang di
usulkan musnah kepada pimpinan terkait, namun menurut keterangan salah satu informan, persetujuan usul musnah ke pimpinan
membutuhkan waktu yang cukup lama, sekitar 2-3 bulan.
Gambar 4.5 : Arsip yang diusulkan musnah Gambar tersebut merupakan arsip-arsip yang telah di usulkan
musnah, namun belum mendapat persetujuan oleh pimpinan. Setelah
mendapat persetujuan, arsip-arsip ini akandibubur oleh pihak percetakan yang telah bekerjasama dengan unit kearsipan. Kegiatan
pemusnahan diatur oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 pasal 66 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga
Negara, yaitu : 1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip
musnah dan tidak dapat dikenali; 2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 dua pejabat dari unit
hukum danatau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan
3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.