Teknik Pengolahan Data PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Dari pernyataan tersebut, proses pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan dibantu oleh arsiparis yang bertugas di unit
kearsipan, dikarenakan kurangnya tenaga pelaksana dalam menangani arsip aktif, maka unit kerja meminta bantuan tenaga arsiparis unit kearsipan
untuk membantu proses transfer arsip inaktif. Proses penyimpanan penataan, sistem klasifikasi yang digunakan
oleh unit kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu: Arsip-arsip yang telah
melalui proses
seleksi dari
tahap pemindahan,
tercipta pengelompokkan arsip berdasarkan satu series ataupun berdekatan dengan
series lainnya, setiap folder arsip tersebut nantinya akan disimpan dalam boks dengan subjek yang sama. Arsip tersebut dibuatkan Daftar Arsip
selanjutnya diproses dalam penataan, diawali dengan mendeskripsikan arsip kedalam bentuk tulisan, untuk disusun berdasarkan unit kerja, dan
masalahsubyek. Setiap arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai nomor urutan lokasi penyimpanannya.
Berdasarkan observasi, berikut adalah contoh penomoran pada boks di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
Gambar 4.1 :Sistem Penomoran pada boks
Gambar tersebut merupakan contoh penomoran pada boks yaitu diurutkan dari nomor doos, selanjutnya satuan kerja sebagai pencipta arsip
yaitu Urusan Pengembangan, kemudian tahun dan masalahsubyek. Disini terjadi kesalahan dalam pembuatan label, yang dimaksud masalah disini
seharusnya adalah Kepegawaian, dan indeksnya yaitu berkas KP4 Kegiatan Pelaksanaan Pembiayaan Penerimaan Pegawai.
Hal ini dijelaskan oleh salah satu informan yaitu :
“Sistem penomoran pada boks itu ada sedikit kesalahan, mungkin kalau yang baru melihat gak paham yaa..disini kita mengurutkan arsip
per unit kerja, itu seperti Urusan Pengembangan, baru selanjutnya berdasarkan subjekmasalah, seharusnya dicantumkan masalah
kepegawaian, dan indeksnya berkas KP4.”