sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki, dalam sistem manual, berkas arsip dinamis inaktif yang dipinjam untuk menggunakan
formulir rangkap empat. Lembar pertama disimpan si pemakai, lembar kedua dimasukkan kedalam berkas yang dipinjam untuk mengenali
peminjamannya, lembar ketiga disimpan pada boks kartu keluar dan lembar keempat disimpan pada boks yang disusun menurut tanggal
harus kembali.
31
e. Pengendalian Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip fisik maupun
informasinya, sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar. f. Penyimpanan kembali
Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali untuk
disimpan ditempat semula.
2.4 Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung
di dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara dengan baik, utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang
31
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta:Gramedia, 2003 h.307
merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan.
32
Pengaruh yang dapat merusak arsip dan cara penanggulangannya :
a. Pengaruh yang dapat merusak arsip 1 Pengaruh biologis
Didaerah tropis kerusakan arsip disebabkan oleh faktor biologis, seperti :
a Jamur Jamur akan membusukkan selulosa kertas sehingga kertasarsip
menjadi kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur biasanya tumbuh di ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan
lembab. b Serangga
Serangga biasanya membangun sarang dibelakang tumpukan arsip, rak, laci, dan sebagainya, terutama pada tempat yang
kurang penerangan. 2 Pengaruh kimiawi
Zat-zat yang terkandung di udara dalam ruangan penyimpanan arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia
dengan bahan kertasarsip akan menyebabkan kerusakan. 3 Pengaruh fisik arsip
32
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kerasipan Jakarta, 2006 h.166
