3. Rekod Inaktif Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau
pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif.
Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau
dimusnahkan.
C. Manajemen Arsip
Definisi Manajemen arsip menurut Read-Smith et all yaitu “Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau
penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan, dan temu kembali, hingga disposisi akhir.”
18
Manajemen arsip merupakan salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen
kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang mencangkup
proses penciptaan,
pendistribusian, penggunaan
arsip, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,
18
Judith Read-Smith [et all], Records Management USA:South Western, 2002 h. 121
pemusnahan, penyimpanan secara permanen.
19
Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta
mendayagunakan penggunaan
arsip bagi
peningkatan kinerja
dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.
20
Menurut Sauki manajemen kearsipan sangat diperlukan, yaitu :
21
1. Sebagai pusat ingatan kolektif instansi corporate memory 2. Sebagai penyedia datainformasi bagi pengambilan keputusan
decision making 3. Sebagai bahan pendukung proses pengadilan litigation support
4. Penyusutan berkas kerja
1. Manajemen Arsip Inaktif
Manajemen arsip inaktif menurut ANRI adalah “Pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang paling tepat
sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip.”
22
Pusat arsip adalah tempat dimana pengelolaan atau penataan arsip inaktif diperlukan untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengelolaan
fisik dan informasinya dapat dilakukan secara optimal.
19
Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems New Jersey: Prantice Hall, 1992h. 2
20
Zulkifli Amsyah
,
Manajemen Kearsipan Jakarta: Gramedia, 2007 h. 78
21
Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada, 1999h.6
22
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif Jakarta, 2002 h.7
Manajemen arsip inaktif dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis yang disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang
melibatkan berbagai unsur diantaranya sumber daya manusia, peralatan dan sistem yang ada untuk mencapai tujuan.
23
2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip inaktif
adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Arsip yang sudah jarang digunakan tersebut,
keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang. Arsip
tersebut harus mengalami proses penyusutan, seperti yang dimaksud dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012, harus dipindahkan dari unit
kerja ke unit kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap.
Arsip inaktif perlu dikelola secara profesional sehingga akan berdaya guna bagi organisasi. Adapun prosedur pengelolaan arsip inaktif menurut ANRI
meliputi :
24
23
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis Jakarta, 2001 h.98
24
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif Jakarta, 2002 h.9
2.1 Pemindahan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 56
menyebutkan kegiatan penyusutan arsip meliputi :a pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b pemusnahan arsip yang
telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c penyerahan arsip
statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Waktu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan harus ditentukan oleh garis haluan policy instansi yang bersangkutan, jadi
bukan ditentukan oleh masing-masing unit pengolah. Ada arsip yang harus dipindahkan secara berkala, misalnya pada akhir tahun anggaran, dan ada
pula yang dipindahkan secara terus menerus, artinya pemindahan dilakukan begitu arsip telah menjadi inaktif.
Pemindahan arsip-arsip inaktif dari unit kerja central file ke pusat arsip. Langkah-langkah dalam pemindahan meliputi :
a. Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah Ini terkait dengan masalah penilaian arsip, yang telah dituangkan dalam
Jadwal Retensi Arsip yang memuat periode pemindahan arsip secara
