Gambar 4.1 :Sistem Penomoran pada boks
Gambar tersebut merupakan contoh penomoran pada boks yaitu diurutkan dari nomor doos, selanjutnya satuan kerja sebagai pencipta arsip
yaitu Urusan Pengembangan, kemudian tahun dan masalahsubyek. Disini terjadi kesalahan dalam pembuatan label, yang dimaksud masalah disini
seharusnya adalah Kepegawaian, dan indeksnya yaitu berkas KP4 Kegiatan Pelaksanaan Pembiayaan Penerimaan Pegawai.
Hal ini dijelaskan oleh salah satu informan yaitu :
“Sistem penomoran pada boks itu ada sedikit kesalahan, mungkin kalau yang baru melihat gak paham yaa..disini kita mengurutkan arsip
per unit kerja, itu seperti Urusan Pengembangan, baru selanjutnya berdasarkan subjekmasalah, seharusnya dicantumkan masalah
kepegawaian, dan indeksnya berkas KP4.”
1.3 Penyusutan dan Pemusnahan
Proses penyusutan arsip di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu :
“Penyusutan arsip inaktif itu kita lakukan sesuai Jadwal Retensi Arsipnya, biasanya setelah masa simpannya habis, kita melakukan
penilaian kembali tehadap nilai guna arsip tersebut apakah akan
dimusnahkan atau diserahkan kepada ANRI menjadi arsip statis.” Ibu Juariah
Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis dilaksanakan berdasarkan JRA maka perlu dibuat daftar yang kemudian
diajukan kepada panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali, dari hasil penilaian ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan
arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau mungkin di serahkan ke Arsip Nasional RI karena bernilai guna sekunder
memiliki kandungan informasi bersejarah
“Pemusnahan arsip itu biasanya dihancurkan, tapi sebelumnya dinilai dulu, dilihat dari JRA kalau memang sudah tidak berguna lagi
ya dimusnahkan, tapi harus ada persetujuan dari pimpinan terkait dan melakukan uji petik, selanjutnya dibuat berita acara pemusnahan
arsip. “Bapak Wiji
2. Sarana dan Prasarana
2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan
Arsip-arsip inaktif yang tercipta di PPPTMGB “LEMIGAS” bermuara di gedung tempat penyimpanan arsip. Bagi arsip yang masih aktif berada di
unit kerja, setelah frekuensi penggunaannya menurun, arsip tersebut dipindahkan ke ruang penyimpanan unit kearsipan menjadi arsip inaktif.
