Pelayanan Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif

merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan. 32 Pengaruh yang dapat merusak arsip dan cara penanggulangannya : a. Pengaruh yang dapat merusak arsip 1 Pengaruh biologis Didaerah tropis kerusakan arsip disebabkan oleh faktor biologis, seperti : a Jamur Jamur akan membusukkan selulosa kertas sehingga kertasarsip menjadi kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur biasanya tumbuh di ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan lembab. b Serangga Serangga biasanya membangun sarang dibelakang tumpukan arsip, rak, laci, dan sebagainya, terutama pada tempat yang kurang penerangan. 2 Pengaruh kimiawi Zat-zat yang terkandung di udara dalam ruangan penyimpanan arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia dengan bahan kertasarsip akan menyebabkan kerusakan. 3 Pengaruh fisik arsip 32 Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kerasipan Jakarta, 2006 h.166 Pada umumnya kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis dan mutu bahan yang dipakai. Kondisi tersebut umumnya sangat terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak stabil dalam ruangan penyimpanan arsip sehingga menyebabkan daya tahan arsip menurun. 4 Pengaruh debu Di daerah tropis, debu tidak dapat dihindari walaupun berbagai saringan telah dipasang. Keadaan ini menyebabkan arsip menjadi kotor. 5 Pengaruh air Apabila terkena air akibat banjir atau akibat lain, arsip akan menjadi kotor, mudah sobek, berkerut-kerut, serta tinta tulisannya luntur. b. Penanggulangan Penanggulangan faktor pengaruh yang dapat merusak arsip diusahakan beberapa cara yaitu: 1 Cara perawatan dari kerusakan oleh biologis dilakukan oleh fumigasi, baik terhadap gedungruangan maupun terhadap arsip itu sendiri, dengan menggunakan zat kimia, antara lain, DDT atau gas hydrocyanic. Untuk menghindari jamur, zat kimia yang digunakan adalah Fymol Vopur, selain itu ruangan penyimpanan arsip diberi penerangan, ventilasi udara perlu diatur, serta kelembaban udara harus terjaga dengan baik. 2 Ruangan arsip sebaiknya menggunakan sistem pendingin dengan suhu 22-25 derajat celcius dengan kelembaban 45-55 . 3 Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar adalah membuka bungkus atau bundel di dalam ruangan yang bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk menyerap debu-debu dipermukaan kertas. 4 Untuk mengatasi kotoran atau kerusakan karena pengaruh air, diperlukan seorang ahli

2.5 Pemusnahan

Kegiatan pemusnahan terdapat pada tahap penyusutan arsip, kegiatan ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa retensinya dapat dipisahkan agar dapat mengurangi penggunaan tempat. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Tahapan yang perlu dilaksanakan adalah : a. Penyeleksian