Pengertian Arsip TINJAUAN LITERATUR
tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara dan disimpan secara sistematis simpan aktif. Setelah menurun
penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan simpan inaktif. Setelah melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan
permanen.
16
Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :
17
1. Rekod Aktif Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus
untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit
kerja masing-masing. 2. Rekod Semi-aktif
Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini. Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun
sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke central file.
16
T.R Schellenberg, Modern Archives. Universitas Washington, 1995h.36
17
Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. London:Butterworth, 1991h. 239
3. Rekod Inaktif Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau
pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif.
Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau
dimusnahkan.