Pengertian Arsip TINJAUAN LITERATUR

tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut dipelihara dan disimpan secara sistematis simpan aktif. Setelah menurun penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan simpan inaktif. Setelah melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan permanen. 16 Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu : 17 1. Rekod Aktif Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit kerja masing-masing. 2. Rekod Semi-aktif Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini. Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke central file. 16 T.R Schellenberg, Modern Archives. Universitas Washington, 1995h.36 17 Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. London:Butterworth, 1991h. 239 3. Rekod Inaktif Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif. Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau dimusnahkan.

C. Manajemen Arsip

Definisi Manajemen arsip menurut Read-Smith et all yaitu “Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan, dan temu kembali, hingga disposisi akhir.” 18 Manajemen arsip merupakan salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang mencangkup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan arsip, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, 18 Judith Read-Smith [et all], Records Management USA:South Western, 2002 h. 121