arsip tersebut yang telah tercantum dalam jadwal retensi arsip JRA yang digunakan oleh unit kerja.
Adapun proses pemindahan arsip inaktif yang ada di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” dapat dilihat dari wawancara berikut :
“Pemindahan arsip dari unit kerja kita terima, lalu proses seleksi mana yang arsip dan bukan arsip, setelah itu kita kelompokkan
berdasarkan tahun dan masalahsubyeknya. Setelah itu dibuat Daftar Pertelaan Arsip, baru selanjutnya dimasukkan ke dalam dus untuk
disusun di rak penyimpanan.” Ibu Juariah
Dari pernyataan tersebut, arsip yang diterima dari unit kerja diseleksi kemudian dikelompokkan berdasarkan masalah oleh unit kearsipan. Dalam
organisasi kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, unit kearsipan memiliki tugas untuk menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip
inaktif.
1.2 Penataan dan Penyimpanan
Unit kearsipan
PPPTMGB “LEMIGAS”
menerapkan sistem
sentralisasi, jadi cukup tepat jika menggunakan klasifikasi berdasarkan masalah.
“Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya tercukupi... kalau mereka dari masing-masing unit
kewalahan menangani arsip yang sangat banyak, biasa arsiparis dari unit kearsipan yang membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif,
arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.”Bapak Warlam
Dari pernyataan tersebut, proses pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan dibantu oleh arsiparis yang bertugas di unit
kearsipan, dikarenakan kurangnya tenaga pelaksana dalam menangani arsip aktif, maka unit kerja meminta bantuan tenaga arsiparis unit kearsipan
untuk membantu proses transfer arsip inaktif. Proses penyimpanan penataan, sistem klasifikasi yang digunakan
oleh unit kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu: Arsip-arsip yang telah
melalui proses
seleksi dari
tahap pemindahan,
tercipta pengelompokkan arsip berdasarkan satu series ataupun berdekatan dengan
series lainnya, setiap folder arsip tersebut nantinya akan disimpan dalam boks dengan subjek yang sama. Arsip tersebut dibuatkan Daftar Arsip
selanjutnya diproses dalam penataan, diawali dengan mendeskripsikan arsip kedalam bentuk tulisan, untuk disusun berdasarkan unit kerja, dan
masalahsubyek. Setiap arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai nomor urutan lokasi penyimpanannya.
Berdasarkan observasi, berikut adalah contoh penomoran pada boks di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.
