Teknologi DGSS. Windows for Workgroups. Lotus Notes.

Bab 10 Distributed Group Support Systems DGSS

BAB 10 DISTRIBUTED GROUP SUPPORT SYSTEMS DGSS

10.1. Alasan Menggunakan DGSS.

Fasilitas ruang pengambilan keputusan telah dibahas pada bab 9, walaupun sangat membantu, sangat jarang digunakan oleh pelbagai organisasi, dengan alasan sebagai berikut: § Kebutuhan investasi yang besar dalam fasilitas situasi yang mungkin berubah tergantung pada ketersediaan software. § Fasilitas tersebut sangat jarang digunakan. § Kebutuhan akan fasilitator yang terlatih. § Dukungan software didesain untuk menangani isu-isu konflik, seperti alokasi sumber daya. Sehingga, dukungan untuk anonymity, voting pemilihan suara, negosiasi, dan peredaan konflik adalah hal kritis. Namun demikian, mayoritas task dari groupwork kerja kelompok lebih banyak pada bekerjasama berkompromi daripada membenturkan memperbedakan isu- isu. Lebih lanjut, hal ini membuat fasilitas tersebut jarang digunakan. § Lebih banyak groupwork kerja kelompok dilakukan oleh anggota-anggota yang berada pada tempat yang berbeda. Untuk menggunakan ruang pengambilan keputusan itu, terpaksa semua partisipan dibawa ke tempat yang sama pada waktu yang sama pula. Ini memakan biaya yang mahal, menghabiskan waktu, dan tidak praktis. § Menyewa ruang pengambilan keputusan menghabiskan biaya ribuan dollar perhari. Sedangkan keuntungan yang didapat sulit untuk dicari pembenarannya. § Pada beberapa organisasi, ada beberapa pertemuan yang dilakuan secara bersamaan. Sehingga diperlukan beberapa ruang pengambilan keputusan dalam satu perusahaan. Jika penggunaan ruang pengambilan keputusan makin lama makin berkurang, maka dengan adanya biaya yang semakin lama semakin berkurang pada hardware dan software membuat semakin banyak perusahaan yang mengimplementasikan DGSS, yang juga dikenal sebagai Distributed Workgroup Computing. Ada beberapa alasan mengapa DGSS lebih disukai. Misal, adanya peningkatan perhatian pada organisasi berbasis tim dan tim yang otonom. Tim-tim ini bisa berada pada lokasi yang berbeda. Selanjutnya, seringkali ada tekanan waktu untuk mengeksekusi projek dan anggotanya berada pada lokasi yang berbeda demikian juga database dan sumberdaya lainnya. Terakhir, adanya kenaikan biaya perjalanan, dan DGSS dapat mengurangi perjalanan atau malah menghilangkannya sama sekali. DGSS didesain untuk mendukung orang-orang yang bekerja dalam grup pada lokasi yang berbeda dan sembarang waktu yang mungkin. Dukungan ini bisa langsung berhubungan dengan pengambilan keputusan, atau tidak langsung dengannya misal, penyediaan informasi, dukungan penyiapan dokumen.

10.2. Teknologi DGSS.

Di bawah ini adalah dukungan komputer pada grup: 1. Servispelayanan konferensi terintegrasi terkomputerisasi ditambah dengan video dan audio. 2. E-mail electronic mail, surat elektronis. 3. Sistem pendukung negoisasi NSS. 4. Sistem koordinasi. 5. Manajemen projek workgroup kelompok kerja. 6. Sistem Pesan Message Systems. 7. Bulletin boards terkomputerisasi. 8. Servis pertukaran dokumen. 9. Servis analisis informasi. 10. GDSS terdistribusi. 11. Electronic Data Interchange EDI. 12. Teknologi suara voice. 13. Sistem biayaalur costflow. 14. Sistem peneluran ide.

10.3. Windows for Workgroups.

§ Menyadari pentingnya mendukung pekerjaan orang-orang dalam grup, Microsoft Corp. mengembangkan satu sistem operasi untuk memudahkan groupworks kerja kelompok ini. Produknya disebut dengan Windows for Workgroups. Sistem Pendukung Keputusan – Irfan Subakti 75 Bab 10 Distributed Group Support Systems DGSS § Windows for Workgroups adalah sistem operasi yang menempelkan embedded servis workgroup fundamental dalam sistem operasi Windows, menyediakan satu dasar komputasi workgroup terbuka. § Servisnya termasuk pemakaian bersama sharing informasi, sistem pesan messaging, diantara anggota grup. § Pertama kali merupakan pengembangan dari versi Windows 3.1 yang melibatkan kemampuan beberapa workgroup seperti pemakaian bersama sumber daya dan informasi. § Windows for Workgroups mengikutsertakan juga e-mail, penjadwalan grup, dan network enabled DDE di dalamnya. § Windows NT memasukkan semua fitur workgroup dari Windows for Workgroups dan, sebagai tambahan, bekerja dalam aplikasi 32-bit serta pelbagai fitur-fitur lainnya yang sangat membantu dalam pekerjaan grup. § Versi terbaru dari produk Microsoft ini adalah MSN Microsoft Network dengan dukungan sistem operasi Windows XP dan kerangka kerja .NET.

10.4. Lotus Notes.

§ Dibuat oleh Lotus Development Corporation. § Software ini bertindak sebagai lingkungan komunikasi grup yang mengijinkan user untuk mengakses dan membuat informasi yang dapat saling berbagi share. § Ia menyediakan e-mail workgroup, database terdistribusi, bulleting boards, pengeditan teks, manajemen dokumen, tool manajemen alur kerja, dan pelbagai tool pengembangan aplikasi lain yang semuanya terintegrasi ke dalam lingkungan yang antarmukanya berbasis menu grafis. § Digunakan untuk banyak aplikasi termasuk membantu perkembangan perusahaan cabang dan aliansi antar perusahaan. § Merupakan software database dokumen terdistribusi. § Fitur-fiturnya: replicates, tracking, broadcast, reference, discussion. Dari namanya bisa ditebak fungsi-fungsinya. § Notes mengupdate database terdistribusinya pada interval waktu tertentu. § Notes digunakan untuk menyebarluaskan informasi yang berada dalam dokumen dan teks seperti penjualan, produksi, dan sumber daya manusia. § Didesain untuk 3 bisnis primer: pelayanan customer, pengembangan produk, dan manajemen account akun, keuangan. § Mendayagunakan penyimpanan informasi, atau database, yang menjadikan user dapat menyimpan dan mengorganisasi informasi sehingga orang lain dapat memanfaatkannya pula. § Administrator Notes harus mengerti teknis bagaimana server berhubungan satu sama lain. Ia harus mengelola server, mendukung user, me-load software, dan melakukan replikasi. § Perencanaan kapasitas disk harus dilakukan, sebab Notes menjaga duplikasi database di pelbagai lokasi. 3 jenis database yang digunakan dalam Notes: § Discussion Databases database diskusi. Merupakan jenis umum database, ini mengijinkan user untuk berpartisipasi dalam penulisan dalam pertemuan dan biasanya diklasifikasikan berdasarkan subjeknya. § Document Libraries pustaka dokumen. Informasi tertulis normalnya disimpan dalam bentuk cetakan di kertas. Database dapat dibuat dengan mengikutsertakan di dalamnya reportlaporan, memo, form, dan lain-lain hal. § Information Services pelayanan informasi. Mengijinkan user untuk mendapatkan informasi terakhir mengenai topik tertentu. Akses dalam Notes. Aspek penting dalam penggunaan groupware adalah otorisasi akses. Dengan Notes, setiap penanggungjawab database dapat mengontrol siapa saja yang mengakses informasi. Pembuat creator, atau manajer database, dapat memilih salah satu dari 7 level akses berikut ini: § No Access – tak ada satu akses pun yang diijinkan. § Depositor – dapat membuat dokumen baru, tetapi tak dapat membaca dokumen yang telah ada. § Reader – hanya dapat membaca dokumen. § Author – dapat membuat dan membaca dokumen. § Editor – dapat membuat, memodifikasi, dan menghapus dokumen. § Designer – memiliki semua kemampuan author, dan dapat membuat dan memodifikasi form. § Manager – dapat melakukan semua operasi. Sistem Pendukung Keputusan – Irfan Subakti 76 Bab 10 Distributed Group Support Systems DGSS Produk lain yang berhubungan dengan Notes. Terdapat pelbagai produk tambahan add-on baik dari Lotus maupun vendor yang lain, seperti document imaging , servispelayanan pendaftaran subscription, dan manajemen alur kerja. § Video Notes. § ATT Network Notes. § Intelligent Agent. § Competing Products. 2 produk yang berkompetisi dengan Notes, Touchdown dari Microsoft, dan Novell Groupware dari Novell Corporation. Tetapi setelah Lotus sendiri dibeli oleh Microsoft, Microsoft sekarang berkonsentrasi pada Web Services baik dengan Windows XP sebagai sistem operasinya maupun .NET sebagai kerangka kerjanya.

10.5. Electronic Teleconferencing.