Melakukan Wawancara Diskusi Perancangan Kuesioner

BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

11.1. Pengumpulan dan Pengolahan Data

Untuk menyusun indikator kinerja terlebih dahulu dilakukan pengumpulan data dengan cara merangkum informasi dokumen perusahaan dan wawancara. Selanjutnya, pengolahan data dilakukan setelah hasil kuesioner diperoleh.

11.1.1. Melakukan Wawancara Diskusi

Untuk memperoleh informasi dan data-data tentang kinerja perusahaan dan penilaian jabatan perusahaan maka dilakukan wawancara dengan berbagai pihak narasumber terkait kebutuhan penelitian, diantaranya : 1. Asisten Manajer Keuangan dan SDM yang bertanggung jawab pada pegelolaan dan perencanaan serta mengevaluasi SDM, informasi yang diperoleh adalah sistem penilaian jabatan yang selanjutnya mengarah pada sistem pengupahan yang ada pada perusahaan. 2. Supervisior SDM yang bertanggung jawab dalam perencanaan SDM dan mendata SDM, informasi yang diperoleh adalah sistem penilaian jabatan. 3. Manajer SDM Kantor Regional yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan perencanaan serta mengevaluasi SDM Cabang. Informasi yang diperoleh adalah terkait visi dan misi perusahaan, sasaran strategis, uraian kerja SDM cabang dan kinerja cabang serta sistem penilaian jabatan. Universitas Sumatera Utara Selain wawancara juga dilakukan konsultasi kepada supervisi atau para narasumber tersebut untuk proses penilaian jabatan pada penelitian yang akan dilakukan.

11.1.2. Penyusunan Key Performance Index KPI Perusahaan

Berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dari pihak perusahaan maka diidentifikasi penyusunan key performance index individu. Key performance index yang disusun disesuaikan dengan sasaran strategis perusahaan. Untuk menetapkan KPI yang layak dijadikan indikator maka dilakukan langkah-langkah penyusunan KPI seperti ditunjukkan pada Gambar 5.1. Universitas Sumatera Utara VISI MISI TUJUAN STRATEGIS STRUKTUR ORGANISASI ANALISA PEKERJAAN URAIAN PEKERJAAN DAN SPESIFIKASI PEKERJAAN KPI KPI KORPORAT MANAJEMEN KINERJA KARYAWAN MANAJEMEN KINERJA PERUSAHAAN MANAJEMEN STRATEGIS KPI BISNIS KPI INDIVIDU - VISI : Menjadi perusahaan agroindustri benih nasional kelas dunia. -MISI : Menghasilkan produk agroindustri bermutu melalui pemanfaatan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif untuk memberikan manfaat optimal bagi stakeholder Tujuan strategis : - Market share dan market development - Terciptanya cashflow yang sehat - Terbentuknya holding company - Tersedianya produk dengan kualitas prima, kuantitas tersedia setiap saat, produktivitas optimal dan harga kompetitif - Hasil usaha yang optimal -Menguasai teknologi terkini dibidang agroindustri Analisa pekerjaan untuk tingkat individu dilakukan berdasarkan struktur organisasi dan kompetensi untuk selanjutnya ditetapkan menjadi uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang harus searah dengan tujuan strategis Penentuan KPI masing-masing mangacu pada tujuan strategis yang menjadi tujuan kinerja selanjutnya dan dianalisa untuk dibuat KPI baik untuk perusahaankorporat, unit bisnis, dan individu. Pada level individu dibuat uraian pekerjaan yang searah dengan tujuan kinerja Alur Penyusunan KPI PT Sang Hyang Seri Alur Deskripsi Fungsi Gambar 5.1. Alur Penyusunan KPI PT. Sang Hyang Seri Universitas Sumatera Utara

11.1.2.1. Visi, Misi, dan Tujuan Strategis PT. Sang Hyang Seri

PT. Sang Hyang Seri dalam menjalankan kegiatan operasional menyusun perencanaan bisnis dan menetapkan visi dan misi yang merupakan pernyataan jangka panjang perusahaan serta termasuk sasaran strategis yang akan digunakan untuk berkompetisi. 1. Visi Perusahaan Visi merupakan pernyataan mengenai keadaan yang diinginkan perusahaan untuk menjadi sesuatu di masa yang akan datang berdasarkan perencanaan. Adapun Visi dari PT Sang Hyang Seri adalah : “Menjadi perusahaan agroindustri benih nasional kelas dunia”. Yang mengandung arti sebagai berikut : a. Perusahaan mampu beradaptasi terhadap perubahan lingkungan global. b. Perusahaan mampu memproduksi dan menyalurkan produk yang memenuhi standar nasional maupun internasional. c. Perusahaan agroindustri benih nasional yang berbasis teknologi. d. Operasi produksi dan pemasaran yang efisien dan efektif dengan memperkuat jaringan bisnis pada level global. e. Memiliki kemandirian usaha. 2. Misi Perusahaan Untuk mencapai visi perusahaan maka harus ada misi yaitu rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi. Adapun misi dari PT Sang Hyang Seri adalah : Universitas Sumatera Utara “ Menghasilkan produk agroindustri bermutu melalui pemanfaatan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif untuk memberikan manfaat optimal bagi stakeholder”. Melalui : a. Penyediaan produk agroindustri bermutu untuk memenuhi kebutuhan nasional dan internasional, serta mendukung ketahanan pangan. b. Pengembangan usaha lain yang langsung menunjang kinerja perusahaan dan menjamin kelangsungan usaha. 3. Budaya Perusahaan Budaya perusahaan terhimpun dalam tata nilai Sang Hyang Seri dengan akronim ANDALAN BERSAMA, meliputi : a. Amanah : bekerja adalah kepercayaan dari perusahaan dan karunia dari Tuhan Yang Maha Esa. b. Handal : sumber daya manusia dapat diandalkan dalam bekerja efisien dan efektif, memiliki pengetahuan, keterampilan, sikap dan tindakan yang sesuai dengan Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan. c. Antusias : bekerja penuh semangat, kerja keras dan cerdas untuk menghasilkan kinerja yang terbaik. d. Berdedikasi : integritas dan loyalitas bagi perusahaan. e. Sahaja : rendah hati, saling menghormati dan mampu menempatkan diri. f. Maju : inovatif, menghargai pendapat dan prestasi orang lain. 4. Sasaran Strategis Perusahaan Didalam pengembangan kedepan perusahaan melihat peluang pasar selain pasar domestik juga pasar global. Untuk mencapai tujuan tersebut, Universitas Sumatera Utara perusahaan menggunakan pendekatan growth concentric strategy melalui corporate reengineering and capacity building dengan 3 tiga tahapan program, yaitu tahap penguatan strengthening, tahap pengembangan developing dan tahap pemantapan stabilizing. Pengembangan perusahaan diarahkan dari kondisi baik menjadi hebat from good to great berbasis kepemimpinan, komitmen dan penyelarasan disiplin dalam mengelola perubahan secara terus menerus untuk menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan, melalui manajemen yang solid dan tangguh sebagai penggerak perusahaan. Dari pelaksanaan program tersebut diatas, diharapkan akan dicapai kondisi perusahaan yang hebat great yang bercirikan : pelayanan prima service excellent, terkenal Top of mind, pemimpin pasar market leader, teknologi tinggi high technology, efficient effective, keuntungan tinggi- kesejahteraan meningkat high profitgood welfare. Sasaran utama perusahaan adalah : a. Market share dan market development optimal melalui jaringan yang prima dan loyal dengan perputaran penjualan yang cepat. b. Terciptanya cashflow yang sehat, dengan laporan keuangan dan adminstrasi yang akuntabel dengan didukung SDM yang berintegritas, berdedikasi dan profesional. c. Terbentuknya holding company. d. Tersedianya produk dengan kualitas prima, kuantitas tersedia setiap saat, produktivitas optimal dan harga kompetitif. Universitas Sumatera Utara e. Hasil usaha yang optimal. f. Menguasai teknologi terkini dibidang agroindustri. Adapun strategi utama perusahaan adalah tetap mempertahankan pertumbuhan perusahaan secara konsentrik yang didasarkan atas keunggulan teknologi. a. Strategi korporasi : 1 Tetap mempertahankan bisnis inti benih pertanian berbasis teknologi dengan skala usaha yang menguntungkan perusahaan. 2 Mengembangkan usaha melalui kerjasama strategi aliansi dengan mitra strategis dengan prinsip sinergi, saling menguntungkan dan saling memperkuat. b. Strategi bisnis 1 Optimalisasi “brand name and brand image” perusahaan untuk mencapai pelayanan prima service excellent, terkenal Top of mind, pimpinan pasar market leader. 2 Memanfaatkan dan membangun jaringan usaha net working ditingkat “on farm” maupun “off farm”. 3 Membangun insan Sang Hyang Seri SHS menjadi sumber daya manusia Andalan Bersama yang berkaliber berkompetensi dan berkarakter berbudaya kerja. 4 Memanfaatkan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif dengan berorientasi pada teknologi. Universitas Sumatera Utara

11.1.2.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi bagi suatu perusahaan mempunyai peranan yang penting dalam menentukan dan memperlancar jalannya roda perusahaan. Distribusi tugas, wewenang dan tanggung jawab serta keselarasan hubungan satu bagian dengan bagian yang lain dapat digambarkan dalam suatu struktur organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing tenaga kerja dapat mengetahui dengan jelas dari mana perintah itu datang dan kepada siapa harus dipertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang dilakukan. Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka tipe organisasi yang digunakan perusahaan adalah organisasi tipe flat hirarki horizontal dimana tingkat hirarki kewenangan tidak banyak sehingga jumlah satuan organisasi hanya sedikit akan tetapi jumlah bawahan yang dikendalikan cukup banyak. Stuktur organisasi yang digunakan adalah struktur organiasasi metriks dimana organisasi diatur berdasarkan pengelompokan aktivitas dan tugas yang sama dikumpulkan menjadi satu untuk membentuk unit-unit kerja seperti produksi, operasi, pemasaran, keuangan, personalia, dan sebagainya yang memiliki fungsi yang terspesialisasi yang secara bersama-sama menangani semua proyek yang harus diselesaikan. Komunikasi adanya keterkaitan antar unit kerja dan sharing antar unit-unit kerja selalu terjalin dengan baik untuk mendukung kelancaran operasional perbenihan yang berkualitas. Spesialisasi di sini akan memberikan efisiensi kerja yang lebih tinggi lagi. Struktur organisasi PT. Sang Hyang Seri Persero dapat dilihat pada Lampiran 1. Universitas Sumatera Utara

11.1.2.3. Analisa Pekerjaan Perusahaan

Seperti pengertian dari analisa pekerjaan atau job analisys bahwa perusahaan melakukan suatu proses yang secara sistematik dalam mengumpulkan, menentukan, mengevaluasi dan mengorganisasi tentang keterampilan, kewajiban dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan atau kegiatan perbenihan yang betujuan untuk mencapai sasaran strategis perusahaan. Adapun analisa pekerjaan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Tugas-tugas yang dilakukan berkaitan dengan pengolahan benih mulai dari tahap pengadaan bahan baku, produksi sampai pendistribusian produk. Yang secara jelas dituangkan pada uraian pekerjaan setiap tenaga kerja yang melaksanakannya. 2. Tugas-tugas yang dilakukan atau dikerjakan berdasarkan prosedur perusahaan yang telah ditetapkan sesuai dengan fungsi masing-masing unit kerja. 3. Tugas-tugas dilakukan di setiap unit kerja sesuai dengan uraian pekerjaan yang telah ditetapkan perusahaan. 4. Tugas-tugas dilaksanakan dan diselesaikan berdasarkan kebijakan perusahaan dan keterampilan serta kemampuan dari setiap unit kerja. 5. Tugas-tugas dilaksanakan untuk mencapai visi dan sasaran strategis perusahaan. 6. Tugas-tugas dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan setiap unit kerja yang dituangkan dalam spesifikasi pekerjaan yang ditetapkan perusahaan. Universitas Sumatera Utara

11.1.2.4. Job Description dan Job Spesification

Uraian pekerjaan setiap jabatan tenaga kerja berisikan fungsi, tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, hubungan lini serta spesifikasi pekerjaan yang berisikan pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan hingga kondisi kerja suatu jabatan yang ditetapkan oleh perusahaaan berdasarkan struktur organisasi dan kompetensi yang dibutuhkan pada setiap unit kerja. Contoh uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari beberapa jabatan pada struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada Lampiran 2.

11.1.2.5. Key Performance Index

Penentuan key performance index individu atau tenaga kerja harus searah dengan tujuan strategis perusahaan. Untuk menentukannya, hal pertama yang dilakukan perusahaan adalah memperhatikan KPI korporat perusahaan seperti tabel 5.1. Tabel 5.1. Key Performance Index Korporat Performance Goal Strategic Objective Job Description KPI Target Menguntungkan perusahaan Menyusun program kerja yang sesuai dengan prosedur perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan - Persentase laba bersih perusahaan - Persentase hasil penjualan - Persentase pertumbuhan investasi - Persentase pemanfaatan SDM - Persentase biaya operasi 30 50 45 Universitas Sumatera Utara 80 85 Tabel 5.1. Key Performance Index Korporat Lanjutan Performance Goal Strategic Objective Job Description KPI Target Mengembangkan usaha Menyusun program kerja dengan menjalin kerja sama untuk meningkatkan pengembangan usaha - Jumlah kerja sama dengan Pemerintah, BUMN, dan Perusahaan Swasta - Jumlah kerja sama dengan kemitraan Gapoktan 12 17 Sumber : PT. Sang Hyang Seri Cabang Deli Serdang, 2011 Dari KPI korporat, selanjutnya yang diperhatikan adalah KPI bisnis yang ada pada perusahaan. Tabel 5.2. Key Performance Index Bisnis Performance Goal Strategic Objective Job Description KPI Target Optimalisasi brand name and brand image Menyusun program kerja yang sesuai dengan prosedur - Persentase laba bersih perusahaan 30 Universitas Sumatera Utara perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan popularitas produk dan perusahaan - Persentase pelayanan - Persentase permintaan pesanan - Persentase penguasaan pasar 75 80 35 Jaringan usaha Menyusun program kerja dengan menjalin kerja sama untuk memperluas jaringan usaha - Jumlah komoditas produk Jenis 43 Tabel 5.2. Key Performance Index Bisnis Lanjutan Performance Goal Strategic Objective Job Description KPI Target SDM efisien dan efektif Mengevaluasi proses kerja perusahaan sesuai dengan Standart Operasional Prosedur SOP dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas - Persentase hasil produksi - Persentase kegagalan produksi - Persentase jumlah tenaga kerja terpakai - Persentase pemanfaatan alat kerja 99 1 90 90 Universitas Sumatera Utara Sumber : PT. Sang Hyang Seri Cabang Deli Serdang, 2011 Berdasarkan KPI korporat dan KPI bisnis maka selanjutnya yang disusun KPI individu. Salah satu tujuan strategis perusahaan adalah terciptanya cashflow yang sehat dengan laporan keuangan dan adminstrasi yang akuntabel dengan didukung sumber daya manusia SDM yang berintegritas, berdedikasi dan professional. Dengan kata lain, bahwa perusahaan sangat membutuhkan kinerja sumber daya manusia yang sesuai dengan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan perusahaan untuk mencapai tujuan strategis yang optimal. Untuk menjadikan sumber daya manusia yang sesuai dengan ketentuan dan memperoleh kinerja seluruh sumber daya menusia yang optimal maka perusahaan harus memperhatikan keinginan daripada tenaga kerja salah satu stakeholder perusahaan itu sendiri agar tercapai kepuasan kerja. Salah satu kepuasan tenaga kerja terwujud dalam penilaian jabatan yang selanjutnya akan berdampak pada sistem pemberian imbalan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan indikator-indikator kinerja yang berhubungan dengan tenaga kerja agar seimbang antara kontribusi yang diberikan kepada pihak perusahaan dengan feedback yang harus diberikan perusahaan kepada para tenaga kerja. Indikator-indikator kinerja sumber daya manusia tenaga kerja yang dapat diukur oleh perusahaan, diuraikan pada Tabel 5.3. Tabel 5.3. Key Performance Index Individu Performance Goal Strategic Job Description KPI Target Realisasi Universitas Sumatera Utara Objective SDM berkompetensi Melakukan pelatihan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur SOP dengan tujuan untuk meningkatkan kompetensi tenaga kerja - Rata-rata skor kompetensi tenaga kerja - Persentase pekerjaan selesai prestasi kerja 80 100 80 95 Kesejahteraan Kepuasan pada setiap jabatan tenaga kerja setara Menganalisis uraian kerja perusahaan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur SOP dengan tujuan untuk mencapai kepuasan kerja - Persentase kepuasan tenaga kerja 75 45 Sumber : PT. Sang Hyang Seri Cabang Deli Serdang, 2011 Berdasarkan KPI yang telah ada terdapat beberapa indikator kinerja yang kurang baik atau persentase realisasi yang dicapai lebih kecil dari angka target yang ditetapkan oleh perusahaan. Persentase kepuasan tenaga kerja adalah indikator yang sangat buruk sehingga perlu dievaluasi. Penilaian jabatan adalah penyebab kepuasan kerja karyawan tidak tercapai. Maka untuk mengevaluasi Universitas Sumatera Utara jabatan digunakan hasil konsultasi dengan supervisi penilaian jabatan dan digunakan indikator-indikator kinerja individu tersebut sebagai variabel-variabel. Dari variabel-variabel yang ditetapkan untuk menilai setiap jabatan akan disusun pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan setiap objek berdasarkan indikator pada job description dan job specification yang selanjutnya akan diproses pada tahap clustering, yaitu : 1. Lingkungan kerja yang bertujuan untuk mengetahui lingkungan sekitar tempat kerja milieu dengan memperhatikan peralatan kerja yang dibutuhkan dan kondisi kerja yang diinginkan. 2. Sikap kerja yang bertujuan untuk mengetahui tanggapan tenaga kerja terhadap pekerjaan yang dilakukan dengan memperhatikan partisipasi, tanggung jawab dan sikap. 3. Kompetensi kemampuan yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kemampuan setiap tenaga kerja dalam melakukan pekerjaan terkait pekerjaan yang dijabat. 4. Prestasi kerja yang bertujuan untuk mengetahui pencapaian yang telah dan dapat dilakukan oleh setiap tenaga kerja terkait jabatan yang dijabat. 5. Kepuasan kerja yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan tenaga kerja terhadap kompensasi, fasilitas, kebijakan dan jaminan yang diberikan pihak perusahaan terhadap tenaga kerja. Universitas Sumatera Utara

11.1.3. Perancangan Kuesioner

Kuesioner penelitian yang dirancang adalah berupa kuesioner tertutup yang terdiri dari beberapa variabel. Variabel yang diukur menggunakan skala Likert yang bertujuan untuk menguji tingkat kesetujuan responden terhadap suatu pertanyaan atau pernyataan. Pada penelitian ini tingkat kesetujuan sama. Tabel 5.4. Pembagian berdasarkan Level Manajemen Level Manajemen Ruang Lingkup Tugas dalam Organisasi Pendidikan Top Management 1. Bertanggung jawab terhadap segala aktivitas inti 2. Berhubungan dengan aspek konseptual jangka panjang 3. Pengkoordinasian 4. Hubungan dengan pihak lain Minimal Sarjana S1 Middle Management 1. Pengawasan 2. Behubungan dengan aspek konseptual jangka menengah 3. Hubungan dengan pihak lain Minimal Diploma D3 Lower Management 1. Pelaksana 2. Berhubungan dengan aspek teknikal Minimal Sekolah Dasar SD Pertanyaan atau pernyataan yang diajukan pada kuesioner berbeda di setiap level top, middle, dan lower manajemen yang masing-masing level dibedakan berdasarkan ruang lingkup tugas-tugas yang ditetapkan dalam organisasi serta syarat pendidikan. Dimana setiap level manajemen terdiri dari beberapa posisi. Universitas Sumatera Utara Tabel 5.5. Posisi pada Pembagian Level Manajemen No. Posisi Level Manajemen 1 Manajer Top Management 2 Asst. Manajer Keuangan SDM 3 Asst. Manajer Produksi 4 Asst. Manajer Pasar Ritel 5 Asst. Manajer Pasar Korporat 6 Asst. Manajer Litbang 7 Sekertaris Middle Management 8 Supervisior Keuangan 9 Supervisior SDM 10 Supervisior Kebun 11 Supervisior Pengolahan PPM 12 Supervisior Logistik dan Hortikultura 13 Supervisior Simpan Kemas 14 Adm. Produksi 15 Supervisior Pasar Ritel 16 Supervisior Adm. Pasar Ritel 17 Supervisior Pasar Korporat 18 Supervisior Adm. Pasar Korporat 19 Supervisior Mutu 20 Agronomis 21 Pegawai Administrasi Lower Management 22 Pegawai Kebun 23 Mekanik 24 Operator Produksi 25 Pegawai Lapangan Logistik 26 Operator Gudang 27 Operator Forklift 28 Pegawai Lapangan Ritel 29 Pegawai Lapangan Korporat 30 Pegawai Laboratorium 31 Pegawai Lapangan Agronomis 32 BHL Lantai Jemur 33 Borongan Box Dryer 34 Borongan Seed Cleaner 35 Borongan Packing 36 Supir 37 Satpam 38 Pelayanan Dalam Ruangan 39 Pelayanan Luar Ruangan Universitas Sumatera Utara Kuesioner dirancang sesuai dengan job description pada masing-masing jabatan. Contoh kuesioner masing-masing level manajemen dapat dilihat pada Lampiran 3.

11.1.4. Data Responden