BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
11.1. Pengumpulan dan Pengolahan Data
Untuk menyusun indikator kinerja terlebih dahulu dilakukan pengumpulan data dengan cara merangkum informasi dokumen perusahaan dan wawancara.
Selanjutnya, pengolahan data dilakukan setelah hasil kuesioner diperoleh.
11.1.1. Melakukan Wawancara Diskusi
Untuk memperoleh informasi dan data-data tentang kinerja perusahaan dan penilaian jabatan perusahaan maka dilakukan wawancara dengan berbagai
pihak narasumber terkait kebutuhan penelitian, diantaranya : 1. Asisten Manajer Keuangan dan SDM yang bertanggung jawab pada
pegelolaan dan perencanaan serta mengevaluasi SDM, informasi yang diperoleh adalah sistem penilaian jabatan yang selanjutnya mengarah pada
sistem pengupahan yang ada pada perusahaan. 2. Supervisior SDM yang bertanggung jawab dalam perencanaan SDM dan
mendata SDM, informasi yang diperoleh adalah sistem penilaian jabatan. 3. Manajer SDM Kantor Regional yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan dan perencanaan serta mengevaluasi SDM Cabang. Informasi yang diperoleh adalah terkait visi dan misi perusahaan, sasaran strategis,
uraian kerja SDM cabang dan kinerja cabang serta sistem penilaian jabatan.
Universitas Sumatera Utara
Selain wawancara juga dilakukan konsultasi kepada supervisi atau para narasumber tersebut untuk proses penilaian jabatan pada penelitian yang akan
dilakukan.
11.1.2. Penyusunan Key Performance Index KPI Perusahaan
Berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dari pihak perusahaan maka diidentifikasi penyusunan key performance index individu.
Key performance index yang disusun disesuaikan dengan sasaran strategis perusahaan. Untuk menetapkan KPI yang layak dijadikan indikator maka
dilakukan langkah-langkah penyusunan KPI seperti ditunjukkan pada Gambar 5.1.
Universitas Sumatera Utara
VISI
MISI
TUJUAN STRATEGIS
STRUKTUR ORGANISASI
ANALISA PEKERJAAN
URAIAN PEKERJAAN DAN
SPESIFIKASI PEKERJAAN
KPI KPI KORPORAT
MANAJEMEN KINERJA
KARYAWAN MANAJEMEN
KINERJA PERUSAHAAN
MANAJEMEN STRATEGIS
KPI BISNIS KPI INDIVIDU
- VISI : Menjadi perusahaan
agroindustri benih nasional kelas dunia.
-MISI : Menghasilkan produk
agroindustri bermutu melalui pemanfaatan sumber daya
perusahaan secara efisien dan efektif untuk memberikan
manfaat optimal bagi stakeholder
Tujuan strategis : -
Market share dan market development
- Terciptanya cashflow yang sehat
- Terbentuknya holding company
- Tersedianya produk dengan
kualitas prima, kuantitas tersedia setiap saat, produktivitas optimal
dan harga kompetitif -
Hasil usaha yang optimal -Menguasai teknologi terkini
dibidang agroindustri
Analisa pekerjaan untuk tingkat individu dilakukan berdasarkan
struktur organisasi dan kompetensi untuk selanjutnya
ditetapkan menjadi uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yang harus searah dengan tujuan strategis
Penentuan KPI masing-masing mangacu pada tujuan strategis
yang menjadi tujuan kinerja selanjutnya dan dianalisa untuk
dibuat KPI baik untuk perusahaankorporat, unit bisnis,
dan individu. Pada level individu dibuat uraian pekerjaan yang
searah dengan tujuan kinerja
Alur Penyusunan KPI PT Sang Hyang Seri Alur
Deskripsi Fungsi
Gambar 5.1. Alur Penyusunan KPI PT. Sang Hyang Seri
Universitas Sumatera Utara
11.1.2.1. Visi, Misi, dan Tujuan Strategis PT. Sang Hyang Seri
PT. Sang Hyang Seri dalam menjalankan kegiatan operasional menyusun perencanaan bisnis dan menetapkan visi dan misi yang merupakan pernyataan
jangka panjang perusahaan serta termasuk sasaran strategis yang akan digunakan untuk berkompetisi.
1. Visi Perusahaan Visi merupakan pernyataan mengenai keadaan yang diinginkan perusahaan
untuk menjadi sesuatu di masa yang akan datang berdasarkan perencanaan. Adapun Visi dari PT Sang Hyang Seri adalah :
“Menjadi perusahaan agroindustri benih nasional kelas dunia”. Yang mengandung arti sebagai berikut :
a. Perusahaan mampu beradaptasi terhadap perubahan lingkungan global. b. Perusahaan mampu memproduksi dan menyalurkan produk yang
memenuhi standar nasional maupun internasional. c. Perusahaan agroindustri benih nasional yang berbasis teknologi.
d. Operasi produksi dan pemasaran yang efisien dan efektif dengan memperkuat jaringan bisnis pada level global.
e. Memiliki kemandirian usaha. 2. Misi Perusahaan
Untuk mencapai visi perusahaan maka harus ada misi yaitu rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi.
Adapun misi dari PT Sang Hyang Seri adalah :
Universitas Sumatera Utara
“ Menghasilkan produk agroindustri bermutu melalui pemanfaatan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif untuk memberikan manfaat
optimal bagi stakeholder”. Melalui : a. Penyediaan produk agroindustri bermutu untuk memenuhi kebutuhan
nasional dan internasional, serta mendukung ketahanan pangan. b. Pengembangan usaha lain yang langsung menunjang kinerja perusahaan
dan menjamin kelangsungan usaha. 3. Budaya Perusahaan
Budaya perusahaan terhimpun dalam tata nilai Sang Hyang Seri dengan akronim ANDALAN BERSAMA, meliputi :
a. Amanah : bekerja adalah kepercayaan dari perusahaan dan karunia dari Tuhan Yang Maha Esa.
b. Handal : sumber daya manusia dapat diandalkan dalam bekerja efisien dan efektif, memiliki pengetahuan, keterampilan, sikap dan tindakan yang
sesuai dengan Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan. c. Antusias : bekerja penuh semangat, kerja keras dan cerdas untuk
menghasilkan kinerja yang terbaik. d. Berdedikasi : integritas dan loyalitas bagi perusahaan.
e. Sahaja : rendah hati, saling menghormati dan mampu menempatkan diri. f. Maju : inovatif, menghargai pendapat dan prestasi orang lain.
4. Sasaran Strategis Perusahaan Didalam pengembangan kedepan perusahaan melihat peluang pasar selain
pasar domestik juga pasar global. Untuk mencapai tujuan tersebut,
Universitas Sumatera Utara
perusahaan menggunakan pendekatan growth concentric strategy melalui corporate reengineering and capacity building dengan 3 tiga tahapan
program, yaitu tahap penguatan strengthening, tahap pengembangan developing dan tahap pemantapan stabilizing.
Pengembangan perusahaan diarahkan dari kondisi baik menjadi hebat from good to great berbasis kepemimpinan, komitmen dan penyelarasan disiplin
dalam mengelola perubahan secara terus menerus untuk menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan, melalui manajemen yang solid dan
tangguh sebagai penggerak perusahaan. Dari pelaksanaan program tersebut diatas, diharapkan akan dicapai kondisi
perusahaan yang hebat great yang bercirikan : pelayanan prima service excellent, terkenal Top of mind, pemimpin pasar market leader, teknologi
tinggi high technology, efficient effective, keuntungan tinggi- kesejahteraan meningkat high profitgood welfare.
Sasaran utama perusahaan adalah : a. Market share dan market development optimal melalui jaringan yang
prima dan loyal dengan perputaran penjualan yang cepat. b. Terciptanya cashflow yang sehat, dengan laporan keuangan dan
adminstrasi yang akuntabel dengan didukung SDM yang berintegritas, berdedikasi dan profesional.
c. Terbentuknya holding company. d. Tersedianya produk dengan kualitas prima, kuantitas tersedia setiap saat,
produktivitas optimal dan harga kompetitif.
Universitas Sumatera Utara
e. Hasil usaha yang optimal. f. Menguasai teknologi terkini dibidang agroindustri.
Adapun strategi utama perusahaan adalah tetap mempertahankan pertumbuhan perusahaan secara konsentrik yang didasarkan atas
keunggulan teknologi. a. Strategi korporasi :
1 Tetap mempertahankan bisnis inti benih pertanian berbasis teknologi dengan skala usaha yang menguntungkan perusahaan.
2 Mengembangkan usaha melalui kerjasama strategi aliansi dengan mitra strategis dengan prinsip sinergi, saling menguntungkan dan
saling memperkuat. b. Strategi bisnis
1 Optimalisasi “brand name and brand image” perusahaan untuk mencapai pelayanan prima service excellent, terkenal Top of mind,
pimpinan pasar market leader. 2 Memanfaatkan dan membangun jaringan usaha net working
ditingkat “on farm” maupun “off farm”. 3 Membangun insan Sang Hyang Seri SHS menjadi sumber daya
manusia Andalan Bersama yang berkaliber berkompetensi dan berkarakter berbudaya kerja.
4 Memanfaatkan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif dengan berorientasi pada teknologi.
Universitas Sumatera Utara
11.1.2.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi bagi suatu perusahaan mempunyai peranan yang penting dalam menentukan dan memperlancar jalannya roda perusahaan.
Distribusi tugas, wewenang dan tanggung jawab serta keselarasan hubungan satu bagian dengan bagian yang lain dapat digambarkan dalam suatu struktur
organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing tenaga kerja
dapat mengetahui dengan jelas dari mana perintah itu datang dan kepada siapa harus dipertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang dilakukan.
Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka tipe organisasi yang digunakan perusahaan adalah organisasi tipe flat hirarki
horizontal dimana tingkat hirarki kewenangan tidak banyak sehingga jumlah satuan organisasi hanya sedikit akan tetapi jumlah bawahan yang dikendalikan
cukup banyak. Stuktur organisasi yang digunakan adalah struktur organiasasi metriks dimana organisasi diatur berdasarkan pengelompokan aktivitas dan tugas
yang sama dikumpulkan menjadi satu untuk membentuk unit-unit kerja seperti produksi, operasi, pemasaran, keuangan, personalia, dan sebagainya yang
memiliki fungsi yang terspesialisasi yang secara bersama-sama menangani semua proyek yang harus diselesaikan. Komunikasi adanya keterkaitan antar unit kerja
dan sharing antar unit-unit kerja selalu terjalin dengan baik untuk mendukung kelancaran operasional perbenihan yang berkualitas. Spesialisasi di sini akan
memberikan efisiensi kerja yang lebih tinggi lagi. Struktur organisasi PT. Sang Hyang Seri Persero dapat dilihat pada Lampiran 1.
Universitas Sumatera Utara
11.1.2.3. Analisa Pekerjaan Perusahaan
Seperti pengertian dari analisa pekerjaan atau job analisys bahwa perusahaan melakukan suatu proses yang secara sistematik dalam mengumpulkan,
menentukan, mengevaluasi dan mengorganisasi tentang keterampilan, kewajiban dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan atau kegiatan
perbenihan yang betujuan untuk mencapai sasaran strategis perusahaan. Adapun analisa pekerjaan perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Tugas-tugas yang dilakukan berkaitan dengan pengolahan benih mulai dari tahap pengadaan bahan baku, produksi sampai pendistribusian produk. Yang
secara jelas dituangkan pada uraian pekerjaan setiap tenaga kerja yang melaksanakannya.
2. Tugas-tugas yang dilakukan atau dikerjakan berdasarkan prosedur perusahaan yang telah ditetapkan sesuai dengan fungsi masing-masing unit kerja.
3. Tugas-tugas dilakukan di setiap unit kerja sesuai dengan uraian pekerjaan yang telah ditetapkan perusahaan.
4. Tugas-tugas dilaksanakan dan diselesaikan berdasarkan kebijakan perusahaan dan keterampilan serta kemampuan dari setiap unit kerja.
5. Tugas-tugas dilaksanakan untuk mencapai visi dan sasaran strategis perusahaan.
6. Tugas-tugas dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan setiap unit kerja yang dituangkan dalam spesifikasi pekerjaan yang
ditetapkan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
11.1.2.4. Job Description dan Job Spesification
Uraian pekerjaan setiap jabatan tenaga kerja berisikan fungsi, tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, hubungan lini serta spesifikasi pekerjaan yang
berisikan pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan hingga kondisi kerja suatu jabatan yang ditetapkan oleh perusahaaan berdasarkan struktur organisasi dan
kompetensi yang dibutuhkan pada setiap unit kerja. Contoh uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari beberapa jabatan pada struktur organisasi perusahaan
dapat dilihat pada Lampiran 2.
11.1.2.5. Key Performance Index
Penentuan key performance index individu atau tenaga kerja harus searah dengan tujuan strategis perusahaan. Untuk menentukannya, hal pertama yang
dilakukan perusahaan adalah memperhatikan KPI korporat perusahaan seperti tabel 5.1.
Tabel 5.1. Key Performance Index Korporat
Performance Goal Strategic Objective
Job Description KPI
Target
Menguntungkan perusahaan
Menyusun program kerja yang sesuai
dengan prosedur perusahaan dengan
tujuan untuk meningkatkan
keuntungan perusahaan
- Persentase laba bersih perusahaan
- Persentase hasil penjualan
- Persentase pertumbuhan
investasi - Persentase
pemanfaatan SDM - Persentase biaya
operasi 30
50
45
Universitas Sumatera Utara
80 85
Tabel 5.1. Key Performance Index Korporat Lanjutan
Performance Goal Strategic Objective
Job Description KPI
Target
Mengembangkan usaha
Menyusun program kerja dengan
menjalin kerja sama untuk meningkatkan
pengembangan usaha
- Jumlah kerja sama dengan
Pemerintah, BUMN, dan
Perusahaan Swasta
- Jumlah kerja sama dengan
kemitraan Gapoktan
12
17 Sumber : PT. Sang Hyang Seri Cabang Deli Serdang, 2011
Dari KPI korporat, selanjutnya yang diperhatikan adalah KPI bisnis yang ada pada perusahaan.
Tabel 5.2. Key Performance Index Bisnis
Performance Goal Strategic Objective
Job Description KPI
Target
Optimalisasi brand name and brand
image Menyusun program
kerja yang sesuai dengan prosedur
- Persentase laba bersih
perusahaan 30
Universitas Sumatera Utara
perusahaan dengan tujuan untuk
meningkatkan popularitas produk
dan perusahaan - Persentase
pelayanan - Persentase
permintaan pesanan
- Persentase penguasaan pasar
75
80
35 Jaringan usaha
Menyusun program kerja dengan
menjalin kerja sama untuk memperluas
jaringan usaha - Jumlah
komoditas produk Jenis
43
Tabel 5.2. Key Performance Index Bisnis Lanjutan
Performance Goal Strategic Objective
Job Description KPI
Target
SDM efisien dan efektif
Mengevaluasi proses kerja
perusahaan sesuai dengan Standart
Operasional Prosedur SOP
dengan tujuan untuk meningkatkan
produktivitas - Persentase hasil
produksi - Persentase
kegagalan produksi
- Persentase jumlah tenaga
kerja terpakai - Persentase
pemanfaatan alat kerja
99
1
90
90
Universitas Sumatera Utara
Sumber : PT. Sang Hyang Seri Cabang Deli Serdang, 2011
Berdasarkan KPI korporat dan KPI bisnis maka selanjutnya yang disusun KPI individu. Salah satu tujuan strategis perusahaan adalah terciptanya cashflow
yang sehat dengan laporan keuangan dan adminstrasi yang akuntabel dengan didukung sumber daya manusia SDM yang berintegritas, berdedikasi dan
professional. Dengan kata lain, bahwa perusahaan sangat membutuhkan kinerja sumber daya manusia yang sesuai dengan uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yang telah ditentukan perusahaan untuk mencapai tujuan strategis yang optimal. Untuk menjadikan sumber daya manusia yang sesuai dengan ketentuan
dan memperoleh kinerja seluruh sumber daya menusia yang optimal maka perusahaan harus memperhatikan keinginan daripada tenaga kerja salah satu
stakeholder perusahaan itu sendiri agar tercapai kepuasan kerja. Salah satu kepuasan tenaga kerja terwujud dalam penilaian jabatan yang selanjutnya akan
berdampak pada sistem pemberian imbalan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan indikator-indikator kinerja yang berhubungan dengan tenaga kerja agar seimbang
antara kontribusi yang diberikan kepada pihak perusahaan dengan feedback yang harus diberikan perusahaan kepada para tenaga kerja.
Indikator-indikator kinerja sumber daya manusia tenaga kerja yang dapat diukur oleh perusahaan, diuraikan pada Tabel 5.3.
Tabel 5.3. Key Performance Index Individu
Performance Goal Strategic
Job Description KPI
Target Realisasi
Universitas Sumatera Utara
Objective
SDM berkompetensi
Melakukan pelatihan sesuai
dengan Standar Operasional
Prosedur SOP dengan tujuan
untuk meningkatkan
kompetensi tenaga kerja
- Rata-rata skor kompetensi
tenaga kerja - Persentase
pekerjaan selesai
prestasi kerja
80
100 80
95
Kesejahteraan Kepuasan pada
setiap jabatan tenaga kerja
setara Menganalisis
uraian kerja perusahaan
sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur SOP
dengan tujuan untuk mencapai
kepuasan kerja - Persentase
kepuasan tenaga kerja
75 45
Sumber : PT. Sang Hyang Seri Cabang Deli Serdang, 2011
Berdasarkan KPI yang telah ada terdapat beberapa indikator kinerja yang kurang baik atau persentase realisasi yang dicapai lebih kecil dari angka target
yang ditetapkan oleh perusahaan. Persentase kepuasan tenaga kerja adalah indikator yang sangat buruk sehingga perlu dievaluasi. Penilaian jabatan adalah
penyebab kepuasan kerja karyawan tidak tercapai. Maka untuk mengevaluasi
Universitas Sumatera Utara
jabatan digunakan hasil konsultasi dengan supervisi penilaian jabatan dan digunakan indikator-indikator kinerja individu tersebut sebagai variabel-variabel.
Dari variabel-variabel yang ditetapkan untuk menilai setiap jabatan akan disusun pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan setiap objek
berdasarkan indikator pada job description dan job specification yang selanjutnya akan diproses pada tahap clustering, yaitu :
1. Lingkungan kerja yang bertujuan untuk mengetahui lingkungan sekitar tempat kerja milieu dengan memperhatikan peralatan kerja yang dibutuhkan
dan kondisi kerja yang diinginkan. 2. Sikap kerja yang bertujuan untuk mengetahui tanggapan tenaga kerja
terhadap pekerjaan yang dilakukan dengan memperhatikan partisipasi, tanggung jawab dan sikap.
3. Kompetensi kemampuan yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kemampuan setiap tenaga kerja dalam melakukan pekerjaan terkait pekerjaan
yang dijabat. 4. Prestasi kerja yang bertujuan untuk mengetahui pencapaian yang telah dan
dapat dilakukan oleh setiap tenaga kerja terkait jabatan yang dijabat. 5. Kepuasan kerja yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan tenaga
kerja terhadap kompensasi, fasilitas, kebijakan dan jaminan yang diberikan pihak perusahaan terhadap tenaga kerja.
Universitas Sumatera Utara
11.1.3. Perancangan Kuesioner
Kuesioner penelitian yang dirancang adalah berupa kuesioner tertutup yang terdiri dari beberapa variabel. Variabel yang diukur menggunakan skala
Likert yang bertujuan untuk menguji tingkat kesetujuan responden terhadap suatu pertanyaan atau pernyataan. Pada penelitian ini tingkat kesetujuan sama.
Tabel 5.4. Pembagian berdasarkan Level Manajemen Level
Manajemen Ruang Lingkup Tugas dalam
Organisasi Pendidikan
Top Management
1. Bertanggung jawab terhadap segala aktivitas inti
2. Berhubungan dengan aspek konseptual jangka panjang
3. Pengkoordinasian 4. Hubungan dengan pihak lain
Minimal Sarjana S1
Middle Management
1. Pengawasan 2. Behubungan dengan aspek
konseptual jangka menengah 3. Hubungan dengan pihak lain
Minimal Diploma D3
Lower Management
1. Pelaksana 2. Berhubungan dengan aspek
teknikal Minimal Sekolah Dasar
SD
Pertanyaan atau pernyataan yang diajukan pada kuesioner berbeda di setiap level top, middle, dan lower manajemen yang masing-masing level
dibedakan berdasarkan ruang lingkup tugas-tugas yang ditetapkan dalam organisasi serta syarat pendidikan. Dimana setiap level manajemen terdiri dari
beberapa posisi.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.5. Posisi pada Pembagian Level Manajemen No.
Posisi Level Manajemen
1 Manajer
Top Management 2
Asst. Manajer Keuangan SDM 3
Asst. Manajer Produksi 4
Asst. Manajer Pasar Ritel 5
Asst. Manajer Pasar Korporat 6
Asst. Manajer Litbang 7
Sekertaris
Middle Management 8
Supervisior Keuangan 9
Supervisior SDM 10
Supervisior Kebun 11
Supervisior Pengolahan PPM 12
Supervisior Logistik dan Hortikultura 13
Supervisior Simpan Kemas 14
Adm. Produksi 15
Supervisior Pasar Ritel 16
Supervisior Adm. Pasar Ritel 17
Supervisior Pasar Korporat 18
Supervisior Adm. Pasar Korporat 19
Supervisior Mutu 20
Agronomis 21
Pegawai Administrasi
Lower Management 22
Pegawai Kebun 23
Mekanik 24
Operator Produksi 25
Pegawai Lapangan Logistik 26
Operator Gudang 27
Operator Forklift 28
Pegawai Lapangan Ritel 29
Pegawai Lapangan Korporat 30
Pegawai Laboratorium 31
Pegawai Lapangan Agronomis 32
BHL Lantai Jemur 33
Borongan Box Dryer 34
Borongan Seed Cleaner 35
Borongan Packing 36
Supir 37
Satpam 38
Pelayanan Dalam Ruangan 39
Pelayanan Luar Ruangan
Universitas Sumatera Utara
Kuesioner dirancang sesuai dengan job description pada masing-masing jabatan. Contoh kuesioner masing-masing level manajemen dapat dilihat pada
Lampiran 3.
11.1.4. Data Responden