Okupasi adalah jabatan-jabatan yang hampir sama dalam arti syarat-syarat yang diperlukan untuk mengerjakan jabatan itu yang terdapat dalam banyak
perusahaan dan daerah.
6.3. Deskripsi Jabatan
Job Description
8
Seperti yang telah didefenisikan sebelumnya uraian jabatan adalah suatu dokumen yang memberikan informasi tentang tugas-tugas, kewajiban-kewajiban,
dan tanggung jawab-tanggung jawab jabatan. Uraian jabatan hendaknya memberikan pernyataan singkat tentang tenaga kerja yang sebagaimana
diharapkan untuk melaksanakan jabatan dan menunjukkan dengan tepat apa yang dilakukan oleh para tenaga kerja, bagaimana tenaga kerja melakukannya, dan
kondisi-kondisi di dalam kewajiban-kewajiban yang dilakukan. Uraian jabatan lebih banyak berhubungan dengan jabatan itu sendiri dari pada orang yang
melakukannya. Di antara hal-hal yang penting yang sering dimasukkan dalam suatu uraian
jabatan adalah: 1. Kewajiban-kewajiban penting yang dilakukan.
2. Persentase waktu yang diperuntukkan bagi setiap kewajiban. 3. Standar pelaksanaan pekerjaan yang harus dicapai.
4. Kondisi kerja dan bahaya atau resiko yang mungkin. 5. Jumlah pegawai yang melaksanakan jabatan dan kepada siapa tenaga kerja
melaporkan.
8
Ibid. Halaman: 99
Universitas Sumatera Utara
6. Mesin dan perlengkapan yang dipergunakan dalam jabatan.
6.4. Spesifikasi Jabatan
Job Specification
9
Job specification juga disebut job requirement persyaratan jabatan, job qualification diperoleh dari uraian jabatan yang menitikberatkan pada syarat-
syarat mengenai orangnya yang diperlakukan oleh jabatan. Persyaratan jabatan sesungguhnya merupakan persyaratan untuk orang-orang. Meskipun persyaratan
jabatan itu mendukung informasi lain yang berhubungan dengan jabatan, seperti kondisi-kondisi kerja yang tidak lazim atau hubungan-hubungan kenaikan jabatan
ke jabatan yang lain, tetapi data-data ini sebenarnya hanya digunakan untuk memberikan uraian dan untuk memudahkan pengertian tentang syarat-syarat
tenaga kerja.
6.5. Evaluasi Jabatan
Job Evaluation
10
Masalah pertama dalam administrasi upah dan gaji adalah masalah penentuan nilai dari masing-masing jabatan. Seperti halnya analisis biaya yang
sistematis dapat membantu dalam penentuan harga dari suatu produk, maka analisis suatu jabatan dan syarat-syaratnya dapat membantu dalam penentuan
nilainya. Proses yang sistematis dan teratur tentang pengukuran nilai suatu jabatan dalam suatu organisasi disebut penilaian jabatan. Penilaian jabatan harus
dibedakan dengan analisis jabatan, yang merupakan proses tentang pengumpulan
9
Ibid. Halaman: 117
10
Ibid. Halaman: 139-140
Universitas Sumatera Utara
data jabatan-jabatan; penilaian jabatan mengukur nilai uraian-uraian jabatan dan persyaratan-persyaratan jabatan.
Tujuan langsung proses penilaian jabatan adalah mendapatkan hubungan intern dan extern dalam upah dan gaji. Hubungan intern berkenaan dengan konsep
upah yang berhubungan satu sama lain dalam suatu perusahaan. Misalnya apabila mandor dibayar kurang daripada seorang tenaga kerja bawahannya maka standar
pembayaran ini tidak mempunyai hubungan satu sama lain. Apabila pembayaran mempunyai hubungan intern, maka jabatan-jabatan yang nilainya lebih tinggi
harus dibayar lebih banyak daripada jabatan-jabatan yang nilainya lebih rendah. Hubungan extern menunjukkan keadaan relatif daripada struktur upah
suatu organisasi yang diinginkan terhadap struktur upah dari perusahaan yang lain. Organisasi yang bersangkutan dapat memilih untuk membayar lebih atau
kurang ketimbang standar upah yang berlaku. Penyelidikan upah dan gaji adalah perlu untuk menentukan hubungan extern.
Meskipun hubungan intern dan extern merupakan tujuan yang langsung dari penilaian jabatan, tujuannya yang utama ialah rasa puas dari tenaga kerja
pekerja dan pengusaha tentang upah dan gaji yang dibayarkan. Rasa puas merupakan ukuran kriteria yang terpenting untuk membenarkan sistem upah dan
gaji. Apabila ada hubungan dalam upah, baik hubungan exsten maupun intern maka hal ini akan mengakibatkan adanya rasa puas; dengan demikian titik berat
adalah pada adanya hubungan. Ini merupakan tujuan-tujuan yang penting daripada sistem upah dan gaji.
Penilaian jabatan merupakan suatu alat cara untuk menentukan skala tingkatan,
Universitas Sumatera Utara
perbandingan upah secara sistematis dan teratur. Seperti halnya semua perusahaan mengukur nilai dari orang-orang, maka semua perusahaan harus
mengukur nilai jabatan-jabatan. Ada empat metode evaluasi jabatan yang umum digunakan, dan dapat
dibagi menjadi dua kategori. Kategori pertama mencakup metode-metode yang lebih sederhana, dimana tidak menggunakan faktor-faktor pekerjaan secara rinci.
Pekerjaan dinilai sebagai suatu keseluruhan dengan lebih mendasar pada deskripsi pekerjaan daripada spesifikasi pekerjaan. Dalam kategori ini dikenal dua metode
yang kadang-kadang disebut metode-metode non-kuantitatif yaitu job ranking dan job grading. Metode-metode ini banyak diterapkan dalam organisasi-organisasi
pemerintah. Kategori kedua mencakup metode-metode yang menggunakan pendekatan
yang lebih terperinci. Faktor-faktor pekerjaan dipilih dan diukur, serta program analisis pekerjaan perusahaan harus menghasilkan spesifikasi pekerjaan yang
menguraikan persyaratan-persyaratan untuk setiap faktor tersebut. Kategori ini dikenal sebagai pendekatan kuantitatif dan terdiri dari metode perbandingan faktor
dan point system. Metode-metode tersebut paling banyak digunakan dalam industri swasta. Penentuan peringkat atau poin pada metode-metode tersebut
berdasarka hirarki jabatan pada struktur organisasi karena tingkat kesulitan
pekerjaan dianggap tergantung pada posisi pekerjaan yang ada pada struktur organisasi si penilai.
Universitas Sumatera Utara
6.5.1. Ranking System
11
Dalam organisasi-organisasi yang kecil dipandang dari sudut jumlah tenaga kerjanya, sistem penilaian jabatan yang sederhana dan murah adalah sangat
berfaedah. Ranking system atau metode pemeringkatan adalah menilai tingkat
kepentingan secara umum dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan yang lain atau mengurutkan pekerjaan menurut tingkat kepentingannya dengan mempelajari
informasi analisis jabatan, yaitu job description, dan job spesification, kemudian secara subjektif pekerjaan mana yang lebih penting diurutkan dibandingkan
dengan yang lain. Langkah-langkah metode pemeringkatan :
1. Mandapatkan informasi jabatan. 2. Menentukan jabatan-jabatan tertentu yang akan dinilai.
3. Menentukan faktor-faktor yang dikompensasi. 4. Memeringkatkan jabatan satu dan yang lain yaitu mengurutkan pekerjaan dari
yang terpenting hingga kurang penting hingga yang kurang penting dan menentukan tingkat gajinya.
Seperti ditunjukkan dalam Tabel 3.1.
11
Marihot Tua Efendi Hariandja, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT Gramedia Widiasarana, Jakarta, 2002, Hal. 248-254
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1. Contoh Pemeringkatan Jabatan Peringkat
Jumlah Gaji
1. Kepala bengkel 2. Supervisior
3. Masinis 4. Sekretaris
5. Keamanan Rp. 300.000.-
Rp. 250.000.- Rp. 200.000.-
Rp. 150.000.- Rp. 100.000.-
6.5.2. Grading System
Job grading atau job classification adalah metode yang lebih canggih dibanding job ranking. Metode pengelompokan adalah menetapkan suatu
pekerjaan dalam kategori tertentu atau klasifikasi atau kelompok. Kelompok- kelompok itu disebut kelas jika berisi jabatan yang sama dan disebut tingkatan
jika berisi pekerjaan yang berbeda tetapi mempunyai kesulitan yang sama. Langkah-langkah metode pengelompokan :
1. Mengembangkan kelas dengan membuat uraian tingkatan berdasarkan faktor- faktor yang dapat dikompensasi, seperti kesulitan pekerjaan, hubungan
dengan orang lain, pengalaman, pendidikan, latihan, tanggung jawab, dan lain-lain.
2. Berdasarkan faktor-faktor di atas dibuat tingkatan. 3. Mengelompokan jabatan yang sesuai dengan klasifikasi atau tingkatan yang
sudah ditentukan. 4. Menetukan besarnya gaji.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.2. Contoh Uraian Tingkat Jabatan Tingkat
Uraian
I Pekerjaan sangat sederhana dan sangat rutin, dilakukan dalam
pengawasan yang sangat ketat, tidak membutuhkan pengalaman dan pelatihan untuk melakukannya, tidak memerlukan hubungan dengan
orang lain dalam pelaksanaannya.
II Pekerjaan sederhana dan rutin, dilakukan dalam pengawasan yang
ketat, membutuhkan sedikit latihan dan pengalaman untuk dapat melakukan dengan baik, memerlukan sedikit hubungan dengan orang
lain dalam pelkasanaannya.
III Pekerjaan sederhana dengan sedikit variasi, dilakukan dalam bentuk
pengawasan umum, membutuhkan latihan, pengalaman, dan tingkat pendidikan menengah untuk melakukannya, mengawasi sedikit
bawahan, memiliki sedikit tanggung jawab, membutuhkan inisiatif, memerlukan hubungan dengan orang dalam pelaksanaan tugas.
IV Pekerjaan cukup kompleks dan cukup variasi, dilakukan dalam
pengawasan umum, mengawasi pekerjaan orang lain, memerlukan tingkat pendidikan tinggi, latihan, dan pengalaman, memiliki cukup
tanggung jawab, membutuhkan cukup inisiatif, memerlukan hubungan yang cukup banyak dengan orang lain dengan pelaksanaan tugas.
V Pekerjaan kompleks dan bervariasi, dilakukan dalam pengawasan
umum, mengawasi cukup banyak pekerjaan orang lain, memerlukan tingkat pendidikan tinggi, pelatihan, dan pengalaman, memiliki
banyak tanggung jawab, membutuhkan banyak inisiatif, memerlukan hubungan yang banyak dengan orang lain dalam pelaksanaan
tugasnya.
VI Pekerjaan sangat kompleks dan sangat bervariasi, bekerja di bawah
pengawasan umum, mengawasi dan mengkoordinir banyak pekerjaan, memerlukan pendidikan tinggi, pelatihan yang banyak, pengalaman
yang banyak, memiliki tanggung jawab sangat besar, membutuhkan inisiatif dan krativitas, melakukan banyak hubungan dengan pihak lain
dalam pelaksanaan tugasnya.
6.5.3. Faktor Comparison
Metode pembandingan faktor secara esensial merupakan suatu aplikasi sistem penilaian prestasi orang ke orang pada evaluasi pekerjaan. Metode ini
Universitas Sumatera Utara
mengharuskan panitia evaluasi pekerjaan membandingkan komponen-komponen pekerjaan kritis. Komponen-komponen kritis tersebut adalah faktor-faktor yang
umum untuk semua pekerjaan yang sedang dievaluasi. Faktor-faktor yang paling luas digunakan adalah keterampilan, tanggung jawab, upaya mental, upaya fisik
dan kondisi kerja. Masing-masing faktor suatu pekerjaan dibandingkan dengan faktor yang sama pada pekerjaan-pekerjaan lain. Evaluasi ini memungkinkan
panitia untuk menentukan nilai relatif setiap pekerjaan. Metode perbandingan faktor mencakup langkah-langkah sebagai berikut :
1. Memperoleh informasi jabatan. 2. Menentukan faktor-faktor yang dapat dikompensasi.
3. Menentukan jabatan kunci. 4. Membuat peringkat jabatan kunci berdasarkan faktor-faktor yang dapat
dikompensasi. 5. Mendistribusikan tarif upah untuk faktor-faktor yang dapat dikompensasi.
6. Menyajikan dalam sebuah bagan perbandingan. 7. Mengevaluasi pekerjaan lain.
Tabel 3.3. Contoh Perbandingan Peringkat Faktor Jabatan Tanggung
Jawab Skill
Tingkat Usaha
Lingkungan kerja
1. Kepala bengkel
1 1
3 4
2. Supervisior 2
2 2
2 3. Masinis
3 3
1 1
4. Sekretaris 4
4 5
5 5.
Keamanan 5
5 4
3
Universitas Sumatera Utara
6.5.4. Point System
Penelitian menunjukkan bahwa point system paling banyak digunakan dalam praktek. Di samping menggunakan upah sebagai pembanding juga
digunakan points. Meskipun pada mulanya sulit cara menyusunnya tetapi lebih tepat dibanding metode pembandingan faktor karena dapat mempertimbangkan
faktor-faktor kritis dengan lebih terinci. Sistem ini memerlukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Memilih dan menentukan faktor-faktor kritis. 2. Menentukan tingkatan-tingkatan berbagai faktor.
3. Mengalokasikan points pada subfaktor-subfaktor. 4. Mengalokasikan points pada semua tingkatan.
5. Menyusun manual penilaian. 6. Menerapkan point system.
Akhirnya, setelah point total untuk setiap pekerjaan diketahui, pekerjaan- pekerjaan ditentukan rankingnya. Seperti job ranking, job grading dan metode
pembandingan faktor, ranking relatif ini hendaknya direview oleh manajemen untuk menjamin ketepatannya.
Tabel 3.4. Level dan Poin dari setiap Faktor Dikomposisi Faktor yang dikompensasi
Level 1 Level 2
Level 2 Level 4
Tanggung jawab terhadap : 1. Konsumen
2. Peralatanbahan 3. Perbaikan
4. Keamanan 25
20 5
20 50
40 20
40 75
60 35
60 100
80 50
80
Skill : 1. Pendidikan
2. Pengalaman 45
25 90
50 135
75 180
100
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.4. Level dan Poin dari setiap Faktor Dikomposisi Lanjutan Faktor yang dikompensasi
Level 1 Level 2
Level 2 Level 4
Tingkat Usaha : 1. Usaha fisik
2. Usaha mental 25
35 50
70 75
105 100
105 Kondisi Kerja :
1. Tidak menyenangkan 2. Risiko bahaya
20 20
40 40
60 60
80 80
Jumlah poin 1000
6.5.5. Manfaat Evaluasi Jabatan
Penilaian jabatan merupakan bagian yang penting dari pada program gaji dan upah. Tanpa adanya penilaian jabatan yang baik akan sulit bahkan tidak
mungkin membuat suatu program pembayaran yang adil. Penilaian jabatan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi gaji dan upah sebagai
berikut : 1. Penilaian jabatan merupakan alat yang paling efektif untuk menentukan
hubungan pembayaran intern dari bermacam-macam jabatan. 2. Dapat digunakan sebagai alat untuk menentukan kebijaksanaan pembayaran.
3. Dapat menentukan standar nilai jabatan, dan pendapatan insentif tambahan atau pembayaran bonus.
4. Memberikan dasar yang adil untuk pemindahan tenaga kerja kenaikan jabatan, pemindahan biasa, atau penurunan jabatan.
5. Dapat membantu pengawasan terhadap biaya gaji dan upah. 6. Memberikan dasar untuk menghubungkan skala pembayaran dari perusahaan
sendiri dengan skala pembayaran dari perusahaan-perusahaan lainnya yang bersaing.
Universitas Sumatera Utara
7. Membantu para manajer dalam mengatasi masalah-masalah pembayaran sehari-hari. Hal tersebut selanjutnya akan membantu mengurangi
ketidakpuasan tenaga kerja, sehingga dapat mengakibatkan penambahan produktivitas tenaga kerja melalui semangat kerja yang tinggi.
6.6. Merit Rating
12
Merit Rating atau yang disebut performance appraisal adalah suatu proses perusahaan mengevaluasi secara sistematis dan teratur atau menilai prestasi kerja
tenaga kerja. Kegiatan tersebut dapat memperbaiki perusahaan dan memberikan umpan balik kepada para tenaga kerja tentang pelaksanaan kerja yang telah
dilakukan yang berhubungan dengan uraian dan persyaratan kerja. Penilaian kinerja dapat berperan dan berguna sebagai berikut :
1. Perbaikan prestasi kerja 2. Penyesuaian kompensasi
3. Keputusan penempatan 4. Kebutuhan latihan dan pengembangan
5. Penyimpanan proses staffing 6. Ketidak-akuratan informasional
7. Kesalahan desain pekerjaan 8. Kesempatan kerja yang adil
9. Tantangan external
12
T Hani Handoko. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia: Penerbit BPFE- Yogyakarta, Yogyakarta, 1989, Hal 135-137.
Universitas Sumatera Utara
Suatu perusahaan biasanya mengembangkan penilaian prestasi kerja bagi para tenaga kerja di semua bidang atau departemen. Elemen-elemen pokok sistem
penilaian ini mencakup kriteria yang ada hubungannya dengan pelaksanaan kerja, ukuran-ukuran kriteria tersebut, dan kemudian pemberian umpan balik kepada
tenaga kerja.
6.7. Metode-metode Pengukuran Kinerja
