Ancangan Langkah-langkah Pemecahan Masalah Dengan Metode

diutamakan. Kemudian terlihat pula pentingnya peran semua tingkat manajemen dalam bekerja sama, baik itu manajemen puncak, manajemen madya, pengawas dan karyawan dengan batas-batas yang longgar. Kaizen menekankan pola pikir berorientasi proses, karenanya harus disempurnakan terus menerus agar hasil dapat meningkat. Kegagalan dari hasil, berarti kegagalan dalam proses, kegagalan pada upaya manusianya, sangat berbeda dengan orientasi hasil by objective semata-mata. 3

3.7. Ancangan

Kaizen Dalam Pemecahan Masalah Kaizen mulai dengan sebuah masalah atau lebih tepat lagi dengan menyadari bahwa ada sebuah masalah. Dimana tidak ada masalah, tidak ada potensi untuk penyempurnaan. Sebuah masalah dalam bisnis adalah sesuatu yang menyusahkan karyawan diarus bawah, baik karyawan diproses berikutnya maupun pelanggan akhir. Masalahnya, orang yang menciptakan masalah tidak terganggu secara langsung oleh masalah tertentu. Maka orang selalu sensitif terhadap masalah atau gangguan yang diciptakan oleh manusia yang disebabkan oleh orang lain, tetapi tidak sensitif terhadap masalah dan gangguan yang mereka ciptakan bagi orang lain. Cara terbaik untuk memutuskan lingkaran setan melemparkan kesalahan dari seseorang ke orang lain ialah setiap orang memutuskan untuk tidak akan meneruskan sebuah masalah ke proses berikutnya. 3 Nasution, M. Manajemen Mutu Terpadu Total Quality Management. Ghalia Indonesia. 2001 Universitas Sumatera Utara Dalam lingkungan manajemen sehari–hari, naluri pertama bila menghadapi sebuah masalah ialah menyembunyikannya atau mengabaikannya dari pada menghadapinya secara langsung. Hal ini terjadi karena masalah adalah masalah, dan karena tidak seorang pun ingin dituduh menciptakan masalah. Tetapi, dengan menggunakan pemikiran positif, kita dapat mengubah setiap masalah menjadi peluang berharga untuk penyempurnaan. Jadi, titik tolak setiap penyempurnaan ialah mengidentifikasi masalah. 4

3.8. Implikasi Pengendalian Mutu Dalam

Kaizen Perdebatan tentang mutu segera melibatkan permasalahan tentang bagaimana mendefenisikan mutu, bagaimana mengukurnya, dan bagaimana menghubungkannya dengan laba. Ada banyak sekali batasan tentang mutu tetapi tidak ada satu pun yang dapat menjelaskan dengan tepat apa sebenarnya mutu itu. Hal ini juga berlaku untuk produktivitas. Arti produktivitas berbeda untuk setiap orang. Pengertian tentang produktivitas sangat berbeda sehingga manajemen dan karyawan sering berbeda pendapat mengenai hal ini. Titik awal penyempurnaan ialah menyadari kebutuhan akan hal itu. Asalnya dari kesadaran akan adanya masalah. Bila kita menyadari adanya masalah, tentu kita tidak akan menyadari adanya kebutuhan akan penyempurnaan. Perasaan puas atas apa yang telah tercapai merupakan musuh besar kaizen. Oleh 4 Imai, Maasaki. Kaizen : Kunci Sukses Jepang Dalam Persaingan. Cetakan Kedua. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo. 1992. Universitas Sumatera Utara sebab itu kaizen mengutamakan kesadaran akan adanya masalah dan memberikan cara untuk mengindentifikasi masalah. Sekali ditemukan, masalah harus dipecahkan. Jadi, kaizen juga merupakan proses untuk memecahkan masalah. kaizen memang membutuhkan alat untuk memecahkan masalah. Penyempurnaan mencapai tingkat yang lebih tinggi setiap kali masalah berhasil dipecahkan. Tetapi penyempurnaan perlu dibakukan supaya dapat dinaikkan ke tingkat yang baru. Jadi, kaizen juga perlu dibakukan. Istilah seperti KM Kendali Mutu, PMS Pengendali Mutu Statistikal, Gugus Kendali Mutu dan PMT atau PMSP = Pengendali Mutu di Seluruh Perusahaan sering ditemukan dalam hubungan dengan kaizen. Untuk mencegah terjadinya salah pengertian, istilah itu perlu dijelaskan. Kata mutu berbeda-beda artinya dan tidak satu pun dapat menjelaskan dengan tepat apa yang sebenarnya mutu itu. Dalam arti yang luas, mutu adalah sesuatu yang dapat disempurnakan. Dalam konteks ini, mutu bukan saja dihubungkan dengan produk dan jasa tetapi juga dengan cara kerja orang, cara menjalankan mesin dan cara sistem dan prosedur dilaksanakan. Termasuk semua aspek perilaku manusia. Inilah alasanya mengapa lebih baik untuk berbicara tentang kaizen daripada tentang mutu atau produktivitas. Istilah Inggris untuk penyempurnaan seperti yang dipakai dalam konteks Barat lebih cenderung berarti penyempurnaan dalam peralatan, sehingga tidak termasuk segi manusianya. Sebaliknya kaizen adalah istilah umum dan dapat dipakai dalam setiap aspek kegiatan seseorang. Walaupun demikian harus diakui, Universitas Sumatera Utara bahwa istilah mutu dan pengendalian mutu telah memegang peranan penting dalam pengembangan kaizen di Jepang.

3.8.1. Kaizen dan Pengendalian Mutu Terpadu PMT

Mengingat gerakan PMT di Jepang merupakan bagian dari gerakan kaizen, kita memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang ancangan Jepang. Mula-mula harus dimengerti bawha kegiatan PMT di Jepang tidak hanya mengutamakan pengendalian mutu. Kita telah disesatkan oleh istilah “pengendalian mutu” dan sering membatasinya dalam bidang disiplin pengendalian mutu produk. Di Barat istilah KM sering dihubungkan dengan pengawasan barang jadi, dan bila KM dipakai dalam pembicaraan, manajer puncak yang biasanya menganggap bawha mereka tidak ada hubungan dengan pengendalian mutu, langsung kehilangan minatnya. PMT di Jepang adalah gerakan yang dipusatkan pada penyempurnaan kegiatan manajer pada semua tingkat. Oleh sebab itu, gerakan ini khusus menangani: 1. Pemastian mutu 2. Pengurangan biaya 3. Mematuhi jatah produksi 4. Memenuhi jadwal pengiriman 5. Keamanan 6. Pengembangan produk baru 7. Peningkatan produktivitas 8. Manajemen pemasok Universitas Sumatera Utara Akhir-akhir ini, PMT telah memasuki bidang pemasaran, penjualan, maupun jasa. Selain itu PMT menangani urusan manajemen seperti pengembangan organisasi, manajemen fungsional silang, penyebaran kebijakan, dan penyebaran mutu. Dengan kata lain, manajemen telah memakai PMT sebagai alat untuk menyempurnakan kegiatan menyeluruh. Konsep ini akan diuraikan lebih lanjut dalam buku ini. Mereka yang mengikuti dengan cermat tingkatan Gugus Kendali Mutu GKM di Jepang menyadari bahwa umumnya kegiatan KM ditujukan pada bidang biaya, keamanan dan produktivitas, dan aktivitas tersebut mungkin berhubungan secara tidak langsung dengan penyempurnaan mutu barang. Sebagian besar kegiatannya ditujukan pada melaksanakan penyempurnaan di tempat kerja. Usaha manajemen dalam PMT terutama ditujukan pada bidang pendidikan, pengembangan sistem, penyebaran kebijakan, manajemen fungsional silang dan baru-baru ini, penyebaran mutu.

3.8.2. Kaizen dan Sistem Saran

Manajemen Jepang berusaha untuk melibatkan karyawan dalam kaizen melalui sistem saran. Jadi, sistem saran merupakan bagian penting dalam sistem manajemen yang ada, dan jumlah karyawan dipandang sebagai kriteria penting dalam mengkaji ulang performa penyelia. Manajer dari penyelia sebaliknya diharapkan membantunya sehingga mereka dapat membantu karyawan untuk memberikan lebih banyak saran lagi. Universitas Sumatera Utara Banyak perusahaan Jepang yang aktif dalam program kaizen memiliki sistem pengendalian mutu dan sistem saran yang bekerja serempak. Peranan tingkatan Gugus Kendali Mutu GKM dapat dimengerti lebih baik bila kita memandangnya secara kolektif sebagai sistem saran yang berorientasi pada kelompok untuk melaksanakan penyempurnaan. Salah satu ciri khas manajemen Jepang ialah memperoleh sebanyak mungkin saran dari karyawan, kemudian manajemen bekerja keras untuk mempertimbangkan saran itu, dan sering kali memasukkannya ke dalam strategi kaizen secara menyeluruh. Sudah lazim untuk manajemen puncak perusahaan terkemuka Jepang untuk meluangkan sehari penuh mendengarkan penyajian kegiatan Gugus Kendali Mutu GKM, dan memberikan imbalan yang didasarkan atas kriteria yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen bersedia memberi penghargaan atas usaha karyawan demi penyempurnaan dan memberikan pujian dimana perlu. Sering kali sejumlah saran ditempelkan secara pribadi pada tembok tempat kerja untuk merangsang persaingan antara kelompok. Aspek penting lain dari sistem saran adalah bahwa setiap saran, sekali dilaksanakan merupakan standar yang direvisi. Misalnya, bila sebuah alat khusus telah dipasang pada suatu mesin berdasarkan saran seorang karyawan, karyawan itu dituntut untuk bekerja dengan cara lain, yang mungkin hasus lebih teliti. Tetapi, karena standar baru telah dipasang atas kehendak karyawan, dia bangga atas standar baru itu dan bersedia untuk mematuhinya. Sebaliknya bila dia disuruh untuk mematuhi standar yang telah ditetapkan oleh manajemen, belum tentu dia mau mematuhinya sebaik itu. Universitas Sumatera Utara

3.8.3. Kaizen dan Persaingan

Manajer Barat yang telah berpengalaman dalam bisnis di Jepang sering membicarakan tentang persaingan ketat antar perusahaan Jepang. Persaingan ketat setempat ini dianggap pula sebagai daya rangsang perusahaan Jepang di pasar luar negeri. Perusahaan Jepang bersaing untuk mendapat bagian pasar yang lebih luas dengan memasarkan barang baru yang lebih baik dan dengan menerapkan dan menyempurnakan teknologi mutakhir. Biasanya daya rangsang persaingan adalah harga, mutu dan jasa. Tetapi di Jepang ternyata alasan utama persaingan adalah demi persaingan itu sendiri. Saat ini perusahaan Jepang malah sedang bersaing dalam menghasilkan program kaizen yang lebih baik dan lebih cepat. Dimana laba merupakan kriteria terpenting dalam sukses bisnis, maka dapat dimengerti bahwa sebuah perusahaan dapat tetap tidak berubah selama lebih dari seperempat abad. Tetapi bila perusahaan bersaing satu dengan yang lain atas dasar kekuatan kaizen, maka penyempurnaan harus merupakan proses yang berkesinambungan. Kaizen menjamin adanya penyempurnaan berkesinambungan demi penyempurnaan. Sekali gerakan kaizen dijalankan, tidak ada satu cara pun untuk menghentikannya. 5

3.9. Langkah-langkah Pemecahan Masalah Dengan Metode

Kaizen Semua orang di dalam perusahaan bekerja sama dalam mematuhi tiga aturan dasar penerapan kaizen di tempat kerja, yaitu : 5 Helmi, Syafrizal. Kaizen : Alternative reading. The Starbucks Experience. 2010 Universitas Sumatera Utara 1. Penataan Penataan atau 5R Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin merupakan unsur esensial bagi manajemen yang baik. Melalui 5R, karyawan mempelajari dan mempraktekkan disiplin diri. Karyawan tanpa disiplin diri tak mungkin menghasilkan produk maupun jasa layanan yang berkualitas bagi konsumen. Lima butir dari pemeliharaan tempat kerja 5R ini merupakan kegiatan awal bagi perusahaan bertanggungjawab yang berpotensi mendapatkan status kela sedunia. 2. Penghapusan Muda Pemborosan Dalam bahasa Jepang, istilah muda berarti pemborosan. Segala macam kegiatan yang tak memberikan nila tambah adalah pemborosan. Orang-orang di gemba hanya memiliki dua kemungkinan, apakah ia memberikan nilai tambah atau tidak menghasilkan nilai tambah, yang berarti pemborosan. Hal ini juga berlaku bagi sumber daya perusahaan lainnya, seperti mesin dan material. Misalnya, karyawan sebuah perusahaan melakukan Sembilan bagian pemborosan untuk satu bagian nilai tambah nyata. Produktivitas mereka dengan mudah digandakan dengan mengurangi pemborosan dengan delapan bagian.dan meningkatkan nilai tambah menjadi dua bagian. Penghapusan pemborosan dapat menjadi cara yang paling hemat-efektif alam meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya operasi. Kaizen lebih menekankan penghapusan pemborosan dari pada menambah investasi yang diharapkan akan member nilai tambah. Universitas Sumatera Utara 3. Standarisasi Standar dapat dirumuskan sebagai cara terbaik dalam melaksanakan suatu tugas. Oleh karena produk atau jasa layanan tercipta sebagai hasil dari serangkaian proses, maka standar tertentu harus diterapkan dan dipatuhi pada setiap proses yang terlibat guna menjamin kualitas. Menjaga standar adalah cara untuk menjamin kualitas pada setiap proses dan mencegah terjadinya kesalahan yang berulang. 6

3.10. Langkah – langkah Pemeliharaan Tempat Kerja 5S