Lampiran 1. Materi Pembelajaran TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON
A. Etika Bertelepon
Suara penerima telepon sekretaris, receptionist, petugas marketing mencerminkan citra organisasiperusahaan
Adapun hal – hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan sehubungan
dengan etiket bertelepon sebagai berikut : Jangan membiarkan telepon bordering terlalu lama, maksimal 3 kali
bordering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan
Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.
Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon.
Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.
Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu
lambat. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan
orang yang akan dituju Ada baiknya kita tanyakan apakah saat kita telepon, waktu yang tepat
untuk berbicara. Jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
Catat hal – hal penting yang akan disampaikan
Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan saat bertelepon Mengakhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata
“terima kasih” thank you dan “kembali” you are welcome, dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika
mengakiri pembicaraan. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
B. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui
telepon :
a Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
b Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. c Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
d Berbicara terlalu banyak basa-basi. e Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
f Berbicara dengan dana memerintah. g Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya
bunyi musik yang diperdengarkan. h Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
i Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
C. Langkah – Langkah Menerima Panggilan Telepon
1. Menyiapkan Buku Catatan 2. Jangan biarkan telepon bordering lebih dari 3 kali.
3. Memberi Salam Kepada Penelpon 4.
Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. Contoh : “Selamat pagi, PT. DANA PERTAMA, di sini
5. Menerima pangglan telepon masuk untuk atasan a Apabila telepon masuk untuk atasan
Tanyakan identitas instansiperusahaan dan keperluan si penelepon. Contoh : “Maaf, dengan bapakibu siapa saya berbicara dan darimana
PakBu ?”
Kemudian tanyakan keperluan si penelepon, “Boleh saya tahu ada keperluan apa bu?”
Kemudian mintalah waktu untuk konfirmasi dahulu dengan atasan, Contoh : “Bisa ditunggu PakBu, saya kan sambungkan dengan Pak
nama Pimpinan ?”
a. Atasan bersedia menerima panggilan Kembali pada si penelepon dan mempersilahkan untuk berbicara
dengan pimpinan 2. Alasan tidak bersedia menerima panggilan
Yang perlu dilakukan oleh sekretaris ialah : Contoh : “Maaf, Pak Hendro sedang tidak ada di ruangan, apa
bapakibu ada pesan ?”
“Maaf, Pak Hendro sedang rapat di gedung pusat,apakah ada pesan Pa
kBu ?” b Apabila atasan tidak ada di tempat
Tawarkan untuk meninggalkan pesan.
Contoh : “Maaf, atasan sedang keluar kota, apakah BapakIbu ada pesan untuk
Pak Hendro?” Penelepon tidak ada pesan
Minta nomot telepon yang dapat dihubungi. Contoh : “Boleh saya tahu nomor telepon Bapak Iwan, nanti bila
Pak Hendro kembali, saya akan kabari Pak iwan ?”
Penelepon ada pesan Perhatikan kelengkapan pesan, yaitu dari siapa, untuk siapa, isi
pesannya, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Bila kurang lancar dalam mencatat pesan atau ada informasi yang kurang jelas,
jangan minta penelepon untuk mengulang pesannya, tetapi anda yang perlu mengulang pesannya.
Contoh : “Pesan bapak akan saya sampaikan, terimakasih selamat pagi”
Tutuplah telepon setelah si penelepon menutupnya.
D. Teknik Menerima Panggilan Telepon Masuk
