Teknik Menerima Panggilan Telepon Masuk

Contoh : “Maaf, atasan sedang keluar kota, apakah BapakIbu ada pesan untuk Pak Hendro?”  Penelepon tidak ada pesan Minta nomot telepon yang dapat dihubungi. Contoh : “Boleh saya tahu nomor telepon Bapak Iwan, nanti bila Pak Hendro kembali, saya akan kabari Pak iwan ?”  Penelepon ada pesan Perhatikan kelengkapan pesan, yaitu dari siapa, untuk siapa, isi pesannya, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Bila kurang lancar dalam mencatat pesan atau ada informasi yang kurang jelas, jangan minta penelepon untuk mengulang pesannya, tetapi anda yang perlu mengulang pesannya. Contoh : “Pesan bapak akan saya sampaikan, terimakasih selamat pagi” Tutuplah telepon setelah si penelepon menutupnya.

D. Teknik Menerima Panggilan Telepon Masuk

a. Teknik Mengangkat Telepon Angkat gagang telepon dengan satu tangan yang bukan untuk menulis, sementara tangan yang lain untuk menulis siap dengan alat tulis dan buku catatan b. Memberi salam kepada penelepon Contoh : “Selamat pagi, PT. Danareksa dengan Kinanti, ada yang bisa dibantu?” apabila penelepon berasal dari lingkungan kantor, penerima telepon dapat menjawab : contoh : “Dengan Luna dari bagian pemasaran di sini” apabila penelepon tidak bersedia menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya : contoh : “Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?” hindari pertanyaan, “Siapa ini ? Anda Siapa? Siapa ya yang bicara ini?” c. Hubungkan segera penelepon dengan pihak penerima telepon Pastikan dahuu nama orang yang akan dihubungi, karena penelepon akan kecewa apabila tidak sesuai dengan yang dikehendakinya. Contoh : antara GITA dengan DITA d. Menciptakan kesan yang baik 1 Seandainya si penelepon ingin bicara langsung dengan pimpinan, jawab;ah dengan baik dan sopan, seperti : “Mohon Bapak menunggu sebentar ?” Hindari ucapan “Tunggu ya atau sebentar ya” 2 Pimpinan sedang tidak berada di tempat  Memberikan keterangan yang tidak mendetail Keadaan sebenarnya Jawaban yang taktis dan bijaksana Bapak pimpinan sedang di ruang Komisaris Perusahaan Bapak sedang keluar ruangan, ada yang bisa dibantu pakbu? Bapak Pimpinan dengan seminar di Hotel Hilton Singapura Bapak pimpinan sedang di luar kota  Berusaha untuk mendapatkan keterangan Adakalanya penelepon hanya mengatakan “nanti saya akan telepon kembali” Dalam hal ini seorang sekretaris harus pandai melakukan pendekatan yang taktis dan bijaksana. Contoh : “Pimpinan sedang di luar kota, mungkin bapak ada pesan yang ingin d isampaikan kepada atasan saya?” e. Suara dalam bertelepon Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu : 1 Jelas  Gunakan bahasa Indonesia atau bahasa asing dengan baik dan benar  Jangan menggunakan istilah atau bahasa asing yang dicampur adukkan dengan bahasa Indonesia. Contoh : “saya on the way ya?”  Penyesuaian volume suara 2 Tidak monoton Suara yang tidak monoton akan sangat menguntugkan melalui penekan di tiap kata tertentu, seseorang akan dapat memahami bahwa pesan sangat penting untuk ditindaklanjuti. 3 Suara tidak dibuat – buat Hal ini mempengaruhi tingkat kesopanan Lampiran 2 PERMAINAN “KOMUNIKATA” Tujuan : Untuk melatih keterampilan siswa dalam mendengar dan memahami informasi yang diterima serta melatih ejaan dan artikulasi kata saat menyampaikan informasi kepada pihak lain Ketentuan : 1. Siswa dibagi menjadi 6 kelompok. Masing – masing kelompok terdiri dari 6 orang siswa. 2. Guru menyiapkan sebuah kalimat 3. Siswa membisikkan kalimat tersebut dari satu anggota ke anggota lain 4. Ketua tiap kelompok diberi kalimat yang berbeda untuk disampaikan ke anggotanya. Setelah semua anggota dibisikkan. Tanya anggota yang paling terakhir di bisikan. Kelompok yang benar jawabannya diberi poin 5. Permainan di bagi menjadi 2 sesi. a. Sesi 1 : Kelompok 1,2 dan 3 b. Sesi 2 : Kelompok 4,5 dan 6 6. Permainan diulang hingga 2 kali putaran Contoh kalimat : a. Komunikata 1. Kakiku kaku terpaku paku 2. Sekretaris direkrut kesekretariatan 3. Etika tika dikalau berkata sepatah dua patah kata 4. Samar-samar kudengar suara Kring... Riri ramai keluar kamar 5. Ular lari-lari lurus terus harus urus tikus kurus di kardus 6. Remuk redam rasanya bagai dirajam ribuan duri-duri b. Tebak Kata 1. Bagian dari komponen komunikasi yang bertugas mengirimkan informasi kepada pihak lain. 2. Berfungsi menjadi pusat sebuah sambungan telepon di kantor 3. Terbentuk dari pola kebiasaan hidup manusia 4. Sebuah Komunikasi dimana pendengar tidak diberi kesempatan untuk menanyakan atau menyampaikan saran - 5. Hubungan telepon antar kota antar provinsi 6. Hubungan telepon melalui operator RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN RPP Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 Jogonalan Kompetensi Keahlian : Administrasi Pekantoran KelasSemester : X1 Mata Pelajaran : Produktif Admnistrasi Perkantoran Korespondensi Topik : Tata Cara Menerima Panggilan Telepon Waktu : 2 x 45 menit Pertemuan ke-5

A. Kompetensi Inti KI