Lampiran 1. Materi Pembelajaran TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT
1. Pengertian Surat
Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus
berlaku .untuk surat-menyurat.
Pengertian surat – menyurat
lain dapat atas nama atau perseorangan pribadi atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau
organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi.
2. Fungsi Surat
a. Alat bukti tertulis, surat dapat dijadikan alat bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasiperorangan yang telah melakukan
surat - menyurat. Contoh: surat perjanjian. b. Alat pengingat, surat dapat dipakai untuk mengetahui hal - hal yang telah
lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh: akta jual – beli.
c. Bukti historis, surat dapat dijadikan bahan risetpenelitian untuk mengetahui aktivitas organisasiperusahaan di masa yang lalu.
Contoh: bukti - bukti transaksi. d. Duta organisasi, surat dapat men cerminkan kondisi intern dari
suatu organisasiperusahaan. Contoh: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
e. Pedoman, surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugaspekerjaan. Contoh: surat tugas.
f. Surat promosi, surat dapat dijadikan sebagai sarana promosi bagi perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum
identitas perusahaan pada kepala surat.
3. Jenis – Jenis Surat
Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
1 Surat biasa Surat biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran
khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada
kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus. Contoh:
a. surat perkenalan b. surat keluarga,
c. surat ucapan selamat, contoh : melahirkan, menikah, menempati kantor baru.
2 Surat memo Surat memo memorandum adalah surat yang digunakan untuk
komunikasi secara tertulis di lingkungan kantororganisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan,
atau hal lain. Memo umunanya singkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau
antarpejabat yang setingkat. Memorandum mempunyai ukuran kertas yang umum oktavo atau A5.
Bagian-bagian dari memo: a. Kepala memorandum, terdiri dari:
nama instansi yang mengeluarkan memo petunjuk memo,
nomor, tanggal memo dibuat, kepada dan dari siapa memo dibuat,
perihal, logolambang bila ada.
b. Isi memo, sekalipun bersifat tidak resmi, umumnya menyangkut kedinasan.
c. Kaki memorandum mencantumkan nama dan tanda tangan pemberi memo.
3 Kartu pos Kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang
berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh Perum POSTEL. Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan
berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartu pos tidak menggunakan sampul khusus.
Penggolongan Surat Menurut Sifatnya
1 Surat pribadi, dapat dibedakan:
a. Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan
b. Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja. 2 Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
3 Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat
lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan. 4 Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga
dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
Penggolongan surat menurut jumlah penerimanya
1 Surat biasa adalah surat dari seseorang pada sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.
2 Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau beberapa instansi.
3 Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diterakan secara langsung.
Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
1 Surat sangat rahasia Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang
berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kode SRHS singkatan dari sangat rahasia.
Cara pengiriman surat sangat rahasia, berbeda dengan pengiriman surat biasa, yaitu :
1. Surat dikirim dengan memakai tiga sampul. 2. Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dan masing-
masing di lem. Sebaiknya, penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p untuk perhatian dan nama pejabat yang harus langsung
menerima surat tersebut dan masing - masing sampul ditulis dengan kode SANGAT RAHASIA.
3. Sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak dilem. Maksudnya agar tidak mengundang
perhatian orang jahil untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat-surat tersebut antara lain:
surat dari kementerian luar negeri, dokumen untuk negara tetangga,
dokumen di kalangan militer.
2 Surat rahasia Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh
diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi.
Cara pengiriman: 1. dengan menggunakan dua sampul,
2. sampul pertama ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA RS dan dilem,
3. sampul kedua hanya ditulis seperti surat biasa.
Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
1 Surat sangat segerakilat Surat sangat segerakilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian
sangat segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
2 Surat segera Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera,
tetapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim dengan via pos, biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
3 Surat biasa Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak
diistimewakan.
4. Perlengkapan Surat
Kategori