surat dari kementerian luar negeri, dokumen untuk negara tetangga,
dokumen di kalangan militer.
2 Surat rahasia Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh
diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi.
Cara pengiriman: 1. dengan menggunakan dua sampul,
2. sampul pertama ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA RS dan dilem,
3. sampul kedua hanya ditulis seperti surat biasa.
Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
1 Surat sangat segerakilat Surat sangat segerakilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian
sangat segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
2 Surat segera Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera,
tetapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim dengan via pos, biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
3 Surat biasa Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak
diistimewakan.
4. Perlengkapan Surat
Dalam pembuatan surat diperlukan beberapa perlengkapan surat antara lain, sebagai berikut:
1 Kertas surat
a. Kertas HVS atau juga disebut Bond paper b. Kertas staensil atau Duplicating paper
c. Kertas doorslag atau bank paper d. Union skin
e. Airmail paper f.
Kertas tulis bergaris
2 Ukuran kertas Ukuran kertas ini harus di bedakan dengan jenis kertas. Ada beberapa
ukuran kertas, yaitu sebagai berikut: a. Folio 21x23 cm
b. Kuarto 21x28 cm c. Doble folio 42x33 cm
d. A1 nol 0 59,4x118,9 cm e. A1 59,4x84,1 cm
f. A2 45x59,1 cm
g. A3 42x29,7 cm h. A4 21x29,7 cm
i. A5 14,8x21 cm
j. A6 10,5x14,8 cm
3 Sampul surat Ada beberapa jenis dan ukuran dari surat, akan tetapi ada macam-macam
sampul surat yang perlu diketahui antara lain: a. Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai
Sampul persegi empat kuarto Sampul persegi panjang folio
Sampul berjendela surat telegram
b. Berdasarkan wujudnya sampul surat Sampul banker yang membuka bagian yang memanjang
Sampul pocket yang membuka bagian yang pendek Sampul berjendela window yaitu sampul berjendela dengan
tutup kertas kaca Aperture envelopes jendela tidak memakai kaca
4 Lipatan surat Ada beberapa model lipatan surat yaitu:
a. Standard fold lipatan baku Lipatan yang membagi kertas menjadi tiga bagian, kemudian bagian
bawah kertas dilipat ke atas, sedang bagian bawah dilipat ke bawah.
b. Low standard fold lipatan baku rendah Lipatan yang membagi kertas menjadi tiga bagian, tetapi salah satu
sisinya biasanya di bagian bawah lebih pendek dari yang lainnya. c. Low accordion fold lipatan akordion rendah
Lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya di balik ke belakang dengan salah satu hujung suratnya biasanya di bagian bawah lebih
pendek dari yang lainnya. d. Accordion fold lipatan akordion
Lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya di balik ke belakang. e. Pararrel double fold lipatan ganda sejajar
Lipatan yang dilakukan dengan membagi surat menjadi dua bagian seperti pada lipatan tunggal, kemudian dilipat lagi menjadi dua
dengan sisi yang sama. f. Single fold lipatan tunggal
Lipatan yang membagi kertas menjadi dua bagian lalu melipatnya. Kiranya lipatan ini lebih cocok untuk dimasukan ke dalam aplop
berukuran besar. g. France fold lipatan model perancis
Lipatan cara melipatnya dimjlai dengan lipatan tunggal kemudian dilipat dua lagi ke samping. Lipatan surat ini merujuk pada negara
pusat model dunia. h. Baronial fold lipatan model Baron
Lipatan yang diawalai dengan lipatan tunggal, lalu kedua sisi samping surat dilipat lagi ke dalam
5. Bagian – Bagian Surat
