Sumber. Tuliskan sumber atau rujukan yang
302
www.kinerja.or.id
Modul Tata Kelola Pelayanan Publik Berbasis Standar
Kalimat pendek pada contoh di atas dibentuk dengan format hirarki. Kedua contoh
menyampaikan makna yang sama, akan tetapi pada contoh kalimat panjang lebih sulit untuk
dipahami. Contoh di atas menampilkan satu langkah dengan dua cara untuk melakukan
langkah tersebut.
b Tulislah langkah-langkah di SOP sebagai kalimat perintah atau kalimat aktif
Kalimat perintah pada instruksi kerja lebih mudah untuk dipahami.Kalimat ini selalu dimulai
dengan kata kerja. Berikut adalah contoh SOP penimbangan Balita:
Tidak jelas
Berat Balita harus dicatat pada laporan penimbangan.
Jelas
Catat berat Balita pada laporan penimbangan.
Pada contoh di atas, penyelia ingin mengetahui hasil penimbangan Balita sehingga dapat
menentukan tindakan terhadap banyaknya Balita. Contoh yang jelas mengarahkan personil
yang melakukan penimbangan untuk mencatat informasi berat Balita. Pada contoh yang tidak
jelas dapat menimbulkan berbagai makna: apakah penimbang itu yang harus mencatat
informasi tersebut, atau orang lain yang melakukannya?
c Komunikasikan dengan baik melalui kalimat singkat, sebisa mungkin
Penulis prosedur harus menggunakan kalimat langsung dan pendek, sehingga pembaca dapat
lebih cepat memahami dan mengingat langkah- langkah dalam prosedur.
Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan tangki sterilisator adalah sebagai
berikut:
Bertele-tele:
Pastikan Anda membuang semua sisa bahan kimia lama dari tangki sterilisator sebelum
menuangkan bahan kimia baru ke dalamnya.
Ringkas:
Buang sisa bahan kimia lama sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalam tangki
sterilisator.
Dua kalimat pada contoh di atas memiliki makna yang sama, akan tetapi kalimat yang ringkas
dapat langsung dipahami.
“The reward for clear and concise writing is better understanding by readers”.
“Keunggulan tulisan yang jelas dan ringkas adalah pemahaman yang lebih baik dari
pembaca”.
Gunakan akronim dan singkatan seminim mungkin.
303
www.kinerja.or.id
Modul Tata Kelola Pelayanan Publik Berbasis Standar
yang akan diberikan. Misal: untuk pelayanan pemeriksaan kehamilan ANC, jenis
layanan yang harus diberikan adalah 10 T. 2. Menentukan waktu pelayanan. Misal: Jadwal
pelayanan pemeriksaan kehamilan setiap hari adalah Senin – Jumat pukul 09.00 –
12.00 3. Menentukan perkiraan lama waktu yang
dibutuhkan untuk satu jenis pemeriksaan. Misal: Dalam proses pemeriksaan
kehamilan:
Wawancara : 5 menit
Pemeriksaan isik : 10 menit
Konseling
: 10 menit
Total waktu : 25 menit per
pasien 4. Menentukan lokasi dan petugas pemberi
layanan. Misal: pemeriksaan kehamilan dilakukan di poli KIA, dilayani oleh bidan
atau dokter; 5. Menentukan persyaratan layanan. Misal:
saat pemeriksaan kehamilan pasien harus membawa buku KIA yang berwarna pink;
6. Menginformasikan biaya pelayanan atau Barang Habis Pakai PHB yang harus dibeli;
7. Format, berupa gambar dan alur yang menunjukkan jenis layanan yang diberikan
dengan mencantumkan semua elemen di atas;
8. Teknik penulisan: agar masyarakat umum dapat mengerti, hindari penggunaan istilah
medis. Contoh: ANC sebaiknya ditulis dengan pemeriksaan kehamilan
Akronim dan singkatan digunakan jika dikenal secara umum, bukan hanya untuk
memperpendek tulisan. Sebagai contoh, kebanyakan orang mengetahui arti dari
singkatan “KIA” - Kesehatan Ibu dan Anak. Pada kasus lain, kebanyakan orang tidak mengerti
akronim CVT, akan tetapi bagi orang-orang yang bergerak dalam bidang pemrograman akan
mengenalinya sebagai “convert”. Dalam bidang kesehatan terutama program
Pencegahan Masalah Kesehatan, ATM dikenal sebagai singkatan dari HIVAids Tuberculosa
dan Malaria, sedangkan secara umum maknanya akan berbeda.
Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca misalnya petugas perlu melihat SOP
tersebut sambil mengerjakan tugasnya, maka Contoh SOP dapat dibuat dengan salah satu
cara di bawah ini: a.
Dengan bagan alir lowchart
b. Dengan gambar, foto atau diagram grais.
c. Dengan daftar periksa Checklist.