Dividend Policy Group Internal Audit GIA

138 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 Dua 2 Komisaris Perseroan, yaitu Budi Setiadharma Presiden Komisaris dan Anthony J.L. Nightingale masing-masing memiliki saham di PT Astra International Tbk 0,02 dan 0,02 per 31 Desember 2011. Kepemilikan kecil ini dianggap tidak menimbulkan benturan kepentingan dalam menjalankan tugas pengawasan mereka demi kepentingan terbaik Perseroan.

6. Kebijakan Dividen

Direksi merekomendasikan jumlah dividen yang akan dibagikan dengan memperhatikan kinerja Perusahaan dalam satu tahun 2011, trend pertumbuhan Perusahaan dan return menarik yang sewajarnya diterima para pemegang saham Perusahaan, serta saldo laba yang positif Perusahaan. Dividen interim diusulkan oleh Direksi untuk dibagikan kepada pemegang saham setelah mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris. Dividen final diusulkan oleh Direksi untuk dibagikan kepada pemegang saham setelah memperoleh persetujuan RUPS tahunan.

7. Grup Internal Audit GIA

Berdasarkan Piagam Audit Internal yang secara berkala diperbarui, unit audit internal Perseroan yang disebut Grup Internal Audit GIA, selalu mencari cara terbaik untuk melaksanakan sistem pengendaliannya agar sejalan dengan tujuan Perseroan. Upaya tersebut dilaksanakan dengan meningkatkan efektivitas maupun kesesuaian dari sistem pengendalian internal. Berdasarkan Piagam ini, GIA diberikan kewenangan untuk melakukan audit tidak hanya terhadap jaringan ritel Perseroan, namun juga terhadap berbagai hal yang dianggap sebagai risiko-risiko utama di seluruh unit bisnis di dalam Grup Astra. Hal ini dilakukan melalui koordinasi dengan unit audit di setiap unit bisnis. Pelaksanaan kegiatan audit yang berbasis risiko ini bertujuan memberikan jaminan yang independen kepada manajemen bahwa kepatuhan terhadap standar operasi dan peraturan serta sistem pengendalian internal telah berfungsi sesuai dengan acuan yang diharapkan. Selain itu, GIA juga menjalankan fungsi konsultatif kepada unit audit internal lainnya di dalam Two 2 Commissioners of the Company, namely Budi Setiadharma President Commissioner and Anthony J.L. Nightingale each have shares in PT Astra International Tbk of 0.02 and 0.02 respectively as at December 31, 2011. These small holdings are deemed not to create any conflict of interest in carrying out their oversight duties in the best interest of the Company.

6. Dividend Policy

Board of Directors recommends the amount of dividends to be distributed after considering the Company’s performance in the year 2011, the Company’s growth trend and the reasonable return to be received by the Company’s shareholders as well as the positive retained earnings for the Company. Interim dividends are proposed by the Board of Directors for distribution to shareholders after obtaining the approval of the Board of Commissioners. The final dividend proposed by the Board of Directors for distribution to shareholders after obtaining approval of the Annual GMS.

7. Group Internal Audit GIA

Based on the Internal Audit Charter which is regularly updated, the Company’s internal audit unit, called Group Internal Audit GIA, continually seeks the best way to implement control systems in line with the objectives of the Company. Their efforts are carried out by increasing the effectiveness and appropriateness of internal control systems. Based on the Charter, GIA is given the authority to audit not only the Company’s retail network, but also various matters considered as a major risks in all business units within the Astra Group. This is done through coordination with the audit units in each business unit. Risk-based audits are carried out with the aim to provide independent assurance to management that compliance with operating standards and regulations as well as internal control systems are functioning in accordance within the expected parameters. In addition, GIA also performs consultantation services to other units within the Astra Group with the goal Good Corporate Governance 139 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 Grup Astra dengan tujuan peningkatan kontrol internal dan kinerja unit audit internal di setiap unit bisnis. Bekerja sama dengan unit audit internal di seluruh Grup, GIA berhasil dengan baik meningkatkan cakupan dan kualitas audit di Grup. Berdasarkan Common Audit Universe yang disusun bersama antara GIA dan unit audit internal di Grup, rencana kerja dari GIA dan masing-masing unit audit internal disusun secara komprehensif dengan mempertimbangkan risiko-risiko dari aspek yang diaudit. Kemudian rencana kerja audit dibicarakan dengan manajemen dan disampaikan kepada Direksi dan Komite Audit untuk dimintakan persetujuan. Secara periodik, ringkasan dari temuan dan rekomendasi serta tindak lanjutnya dilaporkan secara langsung kepada Direksi dan juga Dewan Komisaris melalui Komite Audit. Kegiatan di tahun 2011 Melanjutkan salah satu fokus kegiatan tahun 2010, di tahun 2011 koordinasi GIA dengan unit audit internal unit bisnis terus ditingkatkan untuk tujuan peningkatan kontrol internal di masing-masing unit bisnis. Kegiatan ini dilakukan dalam berbagai bentuk, baik kegiatan audit bersama maupun kegiatan non audit yaitu dengan meningkatkan fungsi konsultasi yang dilakukan GIA. Kegiatan Auditor Management Trainee, yaitu kegiatan pendidikan junior auditor dengan merekrut dan mendidik lulusan perguruan tinggi secara terpusat, sejak pertengahan tahun 2010 telah berjalan dua batch dan hingga akhir tahun 2011 berhasil mencetak 32 junior auditor yang telah disebar ke unit usaha di dalam Grup Astra. Upaya standardisasi dan peningkatan kompetensi auditor di Grup juga ditandai dengan telah dibentuknya Competency Matrix, berupa pemetaan kompetensi dasar bagi auditor Astra yang ke depannya akan menjadi pedoman bagi pelaksanaan pelatihan auditor seluruh Grup Astra. Di tahun 2011, GIA telah menjalankan dua kali pelatihan persiapan untuk sertifikasi Qualified Internal Auditor sertifikasi profesi auditor internal dilakukan melalui badan sertifikasi of improvement of internal controls and internal audit performance in each business unit. Working closely with internal audit units throughout the Group, GIA has succeeded in increasing the coverage and quality of audits in the Group. Based on the Common Audit Universe, which is prepared jointly by GIA and internal audit units in the Group, the work plans of GIA and each internal audit unit are prepared in a comprehensive manner taking into account risks of area being audited. Then the audit work plan will be discussed with management and presented to the Board of Directors and Audit Committee for their approval. P e r i o d i c a l l y, a s u m m a r y o f f i n d i n g s a n d recommendations and follow-ups are reported directly to the Board of Directors and to the Board of Commissioners through the Audit Committee. Activities in 2011 Continuing on with activities in 2010, in 2011 coordination between GIA and internal audit units of the business units continued to be improved to increase internal controls in each business unit. These activities were carried out in various forms, both joint audits and non-audit activities aimed at improving the consultancy function performed by GIA. Auditor Management Trainee activity, namely an educational training activity for junior auditors through central recruitment and training of graduates from colleges, has produced two batches of graduates since mid-2010 until end of 2011. It has managed to graduate 32 junior auditors, who have been deployed to business units within the Astra Group. Efforts to standardize and increase the competence of auditors in the Group has also been characterized by the formation of a Competency Matrix, a mapping of an auditor’s competence that will be used as a guideline for group wide auditors training activities. In 2011 GIA conducted two Qualified Internal Auditor certification training sessions certified by an 140 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 yang resmi, serta beberapa pelatihan kompetensi dasar yang dilaksanakan secara terpusat. Astra Common Audit Principle ACAP yang merupakan panduan prinsip-prinsip dasar tata kelola organisasi dan aktivitas Internal Audit Grup Astra, saat ini telah melalui tahap awal penerapannya yaitu penilaian sendiri self assessment oleh seluruh unit Audit Internal dan pada tahun 2012 akan dilanjutkan dengan penilaian oleh tim internal peer review. Astra Audit Management System A2MS, yaitu sistem aplikasi untuk membantu pengelolaan kerja audit berdasarkan suatu metodologi yang standar, telah dikapitalisasikan di 21 unit internal audit Grup Astra dan selanjutnya akan digunakan secara intensif di tahun 2012. Selain itu, sarana control awareness berupa poster dan pamflet telah rutin diterbitkan setiap dua bulan dan disirkulasikan ke unit bisnis melalui audit internal di Grup Astra. Manajemen Risiko Manajemen risiko adalah tanggung jawab manajemen di setiap unit operasional. Untuk membantu manajemen dalam hal ini, maka di dalam organisasi GIA dibentuk fungsi Risk Management Advisory RMA, yang bertugas membantu manajemen untuk mengatur kerangka kerja manajemen risiko perusahaan ERM yang menyeluruh dan sesuai profil risiko dan industri masing-masing unit. Sebagai bagian dari fungsi ini, RMA juga mengkaji dan membuat rekomendasi atas kecukupan dan efektivitas Business Continuity Plan dan cakupan asuransi di unit- unit ini. Tanggung jawab utama untuk mengelola risiko terletak pada Dewan Direksi. RMA membantu Direksi dalam fungsi ini dengan mengkonsolidasikan dan melaporkan risiko utama yang diidentifikasi melalui fungsi ERM Astra di berbagai unit operasional. Handy E. Halim Kepala Grup Internal Audit Berkewarganegaraan Indonesia, Handy E. Halim ditunjuk sebagai Kepala Grup Internal Audit sejak Juli 2007. Beliau menyelesaikan pendidikan sarjana Teknik di Institut Teknologi Bandung 1983 dan Magister Manajemen dari Universitas Bina Nusantara 2007. Memperoleh sertifikasi profesi Certified Information System Auditor CISA dari Information System Audit and Control Association ISACA . official certification agency and several other basic competency trainings carried out centrally. The Astra Common Audit Principle ACAP is a guide to the basic principles of good corporate governance and internal audit activities of the Astra Group. It is now through the early stages of its implementation, namely self-assessment by the Internal Audit of the entire unit; and in 2012, it will be continued with the assessment by an internal team peer review. The Astra Audit Management System A2MS, an application system to help manage audit work based on a standard methodology, has been installed in 21 internal audit units and will be used intensively in 2012. In addition, system control awareness posters and pamphlets are published every two months and circulated to the business units through internal audit units in the Astra Group. Risk Management Risk management is the responsibility of management at each operating unit. To assist management in this area, Risk Management Advisory RMA function was established. This unit is assigned to assist the management in setting up the enterprise risk management ERM framework that is thorough and appropriate with the risk and industry profile of each unit. As part of this function, the RMA also reviews and makes recommendations regarding the adequacy and effectiveness of the Business Continuity Plan and the insurance coverage on these units. Primary responsibility for managing risk lies with the Board of Directors. RMA helps the Board of Directors in this function by consolidating and reporting on key risks identified by the ERM in various operational units. Handy E. Halim Head of Group Internal Audit Citizen of Indonesia, Handy E. Halim was appointed as Head of Group Internal Audit in July 2007. He completed his Bachelor of engineering at the Bandung Institute of Technology 1983 and Master of Management from the University of Bina Nusantara 2007. Certified professional certification Information System Auditor CISA from Information System Audit and Control Association ISACA. Good Corporate Governance 141 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 Sebelum menjabat sebagai Kepala Grup Internal Audit, Beliau pernah menjabat sebagai Kepala Divisi Audit Teknologi Informasi dan berkarir di beberapa unit usaha Grup Astra. Saat ini Beliau aktif membagi pengalaman organisasi dan mensosialisasikan profesi internal audit di beberapa seminarlokakarya Yayasan Pendidikan Internal Audit, universitas dan institusi akademis lainnya. Kerangka Risiko Perseroan telah mengidentifikasi risiko-risiko utama yang berpotensi mendatangkan dampak negatif terhadap operasi usaha: 1. Risiko Keuangan Karena Perseroan bergerak di bidang impor ekspor barang mentah dan komponen dan di bidang industri jasa keuangan serta bergantung pada daya beli pelanggan untuk sebagian besar penjualannya, maka ada risiko terjadi perubahan tingkat suku bunga, nilai tukar atau tingkat inflasi yang secara langsung dapat mempengaruhi pendapatan atau likuiditas. Untuk menangani risiko tersebut, Grup memonitor kebijakan transaksi derivatif dan kas, di samping secara aktif mempromosikan strategi diversifikasi risiko. 2. Risiko Harga Komoditas Perubahan harga komoditas dapat mempengaruhi pendapatan Grup secara langsung maupun tak langsung. Perubahan dalam perdagangan global komoditas CPO dan batu bara akan berdampak pada penjualan di divisi agribisnis, alat berat dan penambangan batu bara, sementara perubahan harga energi akan mempengaruhi penjualan divisi otomotif. Selain itu, manufaktur memerlukan akses ke bahan mentah dan harga bahan mentah akan mempengaruhi struktur biaya. Perubahan harga merupakan informasi yang perlu dikaji dan sebagai peringatan dini kemungkinan gangguan dalam proses bisnis. 3. Risiko Pengadaan Pasokan dan Layanan Karena Grup bergantung pada para pemasok untuk bermacam komponen manufaktur, ada Before serving as Head of Internal Audit Group, he served as Head of the Audit and Information Technology function in some of Astra Group’s business units. Currently, he actively shares experiences and disseminates information to internal audit professionals at seminars workshops through the Internal Audit Education Foundation, universities and other academic institutions. Risk Framework The Company has identified the key risks that could potentially bring a negative impact on business operations: 1. Financial Risk Since the Company is engaged in the import and export of raw materials and components and in the financial services industry, as well as relies on customer purchasing power for most of its sales, there is the risk that changes in interest rates, exchange rates or inflation rates can directly affect income or liquidity. To address these risks, the Group monitors derivative transaction and cash policies, in addition to actively promoting a strategy of risk diversification. 2. Commodity Price Risk Changes in commodity prices could affect the Group revenue directly or indirectly. Changes in global commodities trading of CPO and coal will have an impact on sales in the agribusiness, heavy equipment and mining coal divisions, while changes in energy prices will affect sales of the automotive division. In addition, manufacturers need access to raw materials and raw material prices will affect the cost structure. Price changes need to be reviewed and it is an early warning for possible interference in the business process. 3. Risk of Supply and Services Procurement Because the Group relies on its suppliers for various manufacturing components, there are risks that 142 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 risiko dalam pengadaan barang yang dapat mengganggu produksi. Untuk mengurangi risiko ini, Grup secara aktif mendorong hubungan kerja sinergis dan menerapkan standar tinggi tata kelola perusahaan terhadap semua pemasoknya dengan tujuan untuk memastikan pasokan dikirim secara efisien dan tepat waktu. 4. Risiko Bencana Seperti lazimnya dalam semua bisnis, terjadinya bencana alam dapat mempengaruhi Perusahaan secara signifikan. Indonesia rentan terhadap gempa bumi, banjir, tsunami, letusan gunung berapi serta ancaman kebakaran dan wabah penyakit. Untuk mengurangi dampak negatif dari bencana – bencana tersebut, Grup menyiapkan Business Continuity Plan beserta memiliki asuransi yang terkait.

8. Penunjukan Auditor Eksternal