Legal Compliance Corporate Communications

143 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011

10. Kepatuhan Hukum

Perseroan memiliki Divisi Group General Counsel yang berfungsi melindungi kepentingan Grup maupun Perseroan dari sisi hukum serta menjaga agar kegiatan Grup dan Perseroan berada dalam koridor hukum dan perundangan yang berlaku di Indonesia. Astra senantiasa berusaha menjaga bahwa produk yang diproduksi anak perusahaannya maupun jasa yang diberikan kepada pelanggan mencapai standar tertinggi yang bisa diberikan. Namun demikian, risiko ketidakpuasan pelanggan maupun ketidaksepakatan dengan pihak lainnya selalu ada, hal mana mungkin dapat memicu dilakukannya gugatan hukum terhadap Perseroan. Per 31 Desember 2011, Astra tidak menghadapi kasus legal yang membawa pengaruh material terhadap kinerja keuangannya.

11. Komunikasi Perusahaan

Astra menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk kepentingan internal dan eksternal. Selain menyampaikan laporan tahunan, laporan kuartalan dan informasi material yang wajib diungkapkan, mengelola situs Perusahaan, menerbitkan majalah karyawan dan mengeluarkan surat edaran dari manajemen, Perseroan membuka kesempatan berkomunikasi secara informal, di mana para pemangku kepentingan yang berminat dapat memperoleh informasi yang relevan tentang bisnis Astra sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku. Sekretaris Perusahaan Sekretaris Perusahaan yang dibentuk berdasarkan ketentuan Bapepam-LK bertugas membantu Direksi, antara lain dalam berkomunikasi dengan otoritas pasar modal, bursa dan publik. Sekretaris Perusahaan juga memberi saran kepada Direksi mengenai pelaksanaan prinsip-prinsip GCG yang baik di Perseroan. Selain menyampaikan laporan ke otoritas pasar modal, Sekretaris Perusahaan, bekerja sama dengan antara lain divisi legal Perseroan, memberikan informasi kepada manajemen tentang perubahan dan perkembangan terkini yang terjadi di lingkungan peraturan Pasar Modal, serta mengelola Daftar Pemegang Saham terkini dan memberikan informasi

10. Legal Compliance

The Company has a Group General Counsel Division which serves to protect the legal interests of the Group and Company and safeguard that the Group and Company activities are within the law and regulations in Indonesia. Astra always tries to ensure that all products produced by subsidiaries and services provided to customers achieve the highest standards that can be given. However, the risk of customer dissatisfaction or disagreement with the other party is always there, where it may trigger a lawsuit against the Company. As of 31 December, 2011, Astra did not face the legal cases that carry a material effect on financial performance.

11. Corporate Communications

Astra uses a variety of communication channels for internal and external stakeholders. In addition to providing Annual Report, quarterly reports and material information that must be disclosed, administering the Company’s website, publishing employee magazine and issuing circular letters from the management, the Company opens the opportunity to communicate informally, where interested stakeholders can obtain relevant information about Astra business in accordance with the provisions of existing law. The Corporate Secretary The Corporate Secretary was formed under the provisions of Bapepam-LK to assist the Board of Directors in among others, communicate with the capital market authority and stock exchange, as well as the public. The Corporate Secretary also gives advice to the Board of Directors regarding the implementation of the principles of GCG in the Company. In addition to submitting reports to the capital market authority, the Corporate Secretary, in cooperation with the legal division of the Company, and other divisions, provides information to management about the latest changes and developments that occurred in the capital market regulatory environment, as well as manages the list of current shareholders and providing complete 144 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 yang lengkap dan tepat waktu kepada para pemegang saham tentang kinerja Perseroan. Gita Tiffany Boer Sekretaris Perusahaan Menjabat sebagai Sekretaris Perusahaan sejak tanggal 1 Juli 2011. Sebelumnya partner pada kantor konsultan hukum Mochtar Karuwin Komar. Meraih gelar sarjana hukum dari Fakultas Hukum, Universitas Indonesia tahun 1990 dan gelar LL.M dari Washington College of Law, American University tahun 1993. Hubungan Masyarakat Hubungan Masyarakat Humas memiliki peran menjalankan fungsi komunikasi kepada para pemangku kepentingan stakeholder baik internal karyawan, anak perusahaan, kantor cabang dan eksternal masyarakat, pemerintah, media massa. Astra telah memiliki Divisi Humas yang kokoh yang senantiasa membuka saluran komunikasi dan memberikan keterbukaan informasi sesuai dengan kebutuhan para pemangku kepentingan dan ketentuan yang berlaku. Pada tahun 2011, Humas Astra mengadakan Brand Audit yang bertujuan untuk mengevaluasi persepsi pemangku kepentingan terhadap image dari PT Astra International Tbk dan anak perusahaannya. Brand Audit ini dilakukan kepada perwakilan dari seluruh pemangku kepentingan baik eksternal konsumen, pemerintah, media massa, kalangan pasar modal, lembaga swadaya masyarakat, penerima bantuan dan masyarakat umum maupun internal karyawan, manajemen dan keluarga karyawan dan alumni karyawan Astra. and accurate information on Company performance to shareholders in a timely fashion. Gita Tiffany Boer Corporate Secretary Served as Corporate Secretary since July 1, 2011. Previously a partner at the law firm Mochtar Karuwin Komar, she holds a law degree from the Faculty of Law, University of Indonesia in 1990 and LL.M degree from the Washington College of Law, American University in 1993. Public relations Public relations PR has the role to communicate to stakeholders both internal employees, subsidiaries, branch offices and external the community, government, mass media. Astra has a strong Public Relations Division, which always keeps open communication channels and provides disclosure in accordance with the needs of its stakeholders and the relevant regulations. In 2011, Astra Public Relations held a Brand Audit which aimed to evaluate stakeholders’ perceptions of the image of PT Astra International Tbk and its subsidiaries. The Brand Audit included representatives of external stakeholders consumers, government, mass media, community groups, recipients of CSR assistance and the general public and internal stakeholders employees, management and their families. Good Corporate Governance PT Astra International Tbk menyelenggarakan workshop wartawan setiap tahun untuk senantiasa memberikan informasi terkini. PT Astra International Tbk hold journalist workshops every year - to provide the latest information. 145 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 Di tahun 2011, Astra juga menyusun Buku Panduan Komunikasi Grup Astra sebagai panduan bagi Humas Hubungan Investor Grup Astra dalam menjalankan fungsi komunikasi kepada para pemangku kepentingan agar berjalan secara profesional, transparan dan bertanggung jawab sesuai dengan prinsip GCG dan juga sebagai panduan bagi Astra sebagai induk perusahaan dalam melakukan monitoring terhadap fungsi komunikasi yang telah dilaksanakan oleh anak perusahaan. Untuk memperkokoh hubungan dengan media massa sekaligus dalam upaya keterbukaan informasi, Astra menerbitkan siaran pers kinerja, data penjualan mobil motor, aksi korporasi yang bersifat materil dan informasi kegiatan CSR. Selain itu Astra juga menggelar Workshop Wartawan Pasar Modal dan Workshop Wartawan Industri-Otomotif sebagai sarana edukasi dan update informasi mengenai Grup yang dilakukan setahun sekali dan dihadiri oleh Presiden Direktur Perusahaan dan Direksi Grup Astra. Untuk meningkatkan kualitas keterbukaan dengan media, Astra melakukan konferensi pers, wawancara, dialog dan acara buka puasa bersama sebanyak 9 kali. Selain bertanggung jawab memastikan para pemangku kepentingan dapat mengakses informasi relevan tentang berbagai kegiatan Astra pada waktu yang tepat, In 2011, Astra also developed an Astra Communications Handbook as a guide for the Astra Group Public RelationsInvestor Relations in carrying out the functions of communication to stakeholders in a professional, accountable and transparent manner in accordance with the principles of GCG as well as serving as a guide for Astra as the holding company to monitor the communications of subsidiaries. To strengthen links with the mass media as well as disclosure of information, Astra releases performance data, motor vehicle sales data, material corporate actions and CSR information activities. In addition Astra also held a Capital Market Journalists workshop and Automotive Industry Journalists Workshop as a means to educate and update the information about the Group once a year. To improve the quality of disclosure, Astra conducted 9 sessions with the media including press conferences, interviews, dialogues and breaking of fasts. In addition to responsibly ensuring stakeholders access to relevant information about various Astra activities in a timely manner, Astra in 2011 redesigned Konferensi Pers diadakan sebagai upaya keterbukaan informasi kepada media massa. Press Conferences are held in order to disclose information to the mass media. 146 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 pada tahun 2011 Astra telah mendesain ulang tampilan website perusahaan yang menjadi salah satu media informasi kepada seluruh pemangku kepentingan. Humas juga bertugas mengelola dan mengembangkan komunikasi internal yang kokoh dalam Grup Astra melalui publikasi internal berupa Majalah Astra yang terbit secara bulanan dan Majalah Dinding Astra yang terbit dua bulan sekali. Bekerja sama dengan Corporate Organization and Human Capital Development CHCD, Humas mengelola Astranet dengan melibatkan partisipasi para karyawan yang memberikan informasi kepada manajemen tentang kebutuhan para karyawan seraya menyalurkan informasi penting terkait perkembangan Perseroan. Humas juga membantu mengatur pertemuan dan dialog antara Presiden Direktur, para Direktur lain dan Manajer Senior Grup Astra di satu sisi dan para Kepala Departemen dan key personnel Grup Astra di berbagai wilayah di Indonesia, di sisi lain yang dikenal dengan sebutan “Genba”. Genba yang dalam bahasa Jepang artinya turun ke bawah, adalah suatu forum dimana pimpinan Perseroan berkomunikasi dua arah, melihat langsung, mendengarkan proses dan memberikan arahan di lapangan. Genba dilakukan minimal dua kali dalam setahun. Keluhan Pelanggan PT Astra International Tbk beserta anak perusahaannya senantiasa berusaha memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggannya karena Astra menyadari kepercayaan customer adalah hal yang utama untuk menunjang keberlangsungan dan kesuksesan bisnis. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan menerima saran, koreksi dan komplain dari pelanggan agar dapat terus menerus memberikan pelayanan yang semakin baik dari hari ke hari. Sebagai perusahaan yang mengutamakan kepercayaan pelanggan, Astra melakukan monitoring keluhan pelanggan yang dikirimkan melalui surat pembaca di media cetak, media elektronik online dan email yang masuk ke Corporate Communication millis Astra. Keluhan pelanggan berisi tentang komplain terhadap pemenuhan pelayanan jasa dan keterlambatan pengiriman produk. the look of the Company website, which is a main source for information to all stakeholders. Public Relations is also tasked with managing and developing strong internal communications within the Group through internal publications of Astra magazine, published monthly, and Wall Magazine, published bimonthly. In cooperation with the Corporate Organization and Human Capital Development CHCD, Public Relations manages Astranet, involving the participation of employees, which provide information to management about the needs of employees while delivering important information related to the development of the Company. Public Relations also helped in arranging meetings and dialogues between the President Director, other Directors and Senior Managers of Astra Group on the one hand and Department Heads and key personnel of Astra Group from various regions in Indonesia, on the other hand, known as “Genba”. Genba, which in Japanese means to come down, is a forum whereby the leaders of the Company to have a two way communications, directly meeting, listening to the process and providing guidance in the field. Genba is carried out at least twice a year. Customer Complaints PT Astra International Tbk and its subsidiaries always strive to provide excellent service to its customers, aware that customer trust leads to sustainable business success. One way to do this is to accept the suggestions, corrections and complaints from customers in order to continuously provide better services day to day. As a company that prioritizes customer confidence, Astra monitors customer complaints sent by mail, in print, on online sources and through incoming email through Astra’s corporate communications. Customer complaints are normally about problems in fulfilment of local services and delays in product delivery. Good Corporate Governance 147 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 Total keluhan pelanggan untuk Grup Astra pada tahun 2011 adalah 160, menurun 23,08 dibandingkan tahun 2010 yaitu 280 keluhan pelanggan. Sampai akhir tahun 2011, seluruh keluhan pelanggan telah selesai ditangani 100. Tahun Year Media Cetak Print media Media Online Corcomm Milis Total 2010 39 131 38 208 2011 75 56 29 160 Hubungan Investor IR Hubungan Investor Astra bertanggung jawab dalam membangun komunikasi yang efektif antara Perseroan dan komunitas pasar modal sejalan dengan Peraturan Pasar Modal yang berlaku. Dalam mewujudkan hal tersebut IR Astra selama tahun 2011 telah melakukan 298 kegiatan baik berupa rapat dengan analis, rapat Total received complaints for Astra Group in 2011 was 160, down 23.08 compared to the 280 customer complaints of 2010. As at end of 2011, all customer complaints had been completely handled. Investor Relations IR Investor Relations Astra is responsible for establishing effective communication between the Company and the capital market community in line with prevailing capital market regulations. In realizing this, Astra IR during 2011 conducted 298 activities including analyst meetings, investor meetings, conference Analyst Gathering secara konsisten dilakukan sebagai sarana komunikasi manajemen dengan analis. Analyst Gatherings are regularly held, as one means of management communication. 100 2006 2008 2007 2009 2010 200 100 200 300 39 131 38 208 75 56 29 160 Media Cetak Print Media Corcomm Milis Corcomm Milis Media Online Media Online Total Total 2010 2011 Grafik Keluhan Pelanggan Tahun 2010 2011 Customer Complaints Charts in 2010 2011 148 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 dengan investor, konferensi telepon, paparan publik serta sejumlah konferensi domestik maupun internasional. Selain itu, IR juga aktif berpartisipasi dalam pertemuan dengan media pasar modal serta ikut mendukung kegiatan yang dilakukan oleh Bursa Efek Indonesia BEI melalui partisipasi pada pameran pasar modal dan pertemuan dengan investor lokal. Beberapa kunjungan pabrik dan dealer pun dilakukan selama tahun 2011 bagi kalangan analis dan investor untuk memberikan gambaran jelas tentang kegiatan bisnis yang dilakukan. Melalui berbagai kegiatan di atas serta situs Perseroan dan buletin kuartalan “Investor Update” IR terus berupaya memastikan bahwa seluruh komunitas pasar modal memiliki informasi yang cukup dan wajar atas seluruh informasi material Perseroan serta memahami bisnis Perseroan. Komunikasi dengan Karyawan Bagi Astra, investasi dalam komunikasi dengan karyawan akan menciptakan organisasi yang berjalan dengan baik. Termasuk bagian dari investasi tersebut adalah memastikan bahwa manajemen memahami hal- hal yang menjadi perhatian karyawan dan memastikan bahwa karyawan memahami nilai-nilai dan kode etik Astra. Untuk mencapai tujuan tersebut, yang melibatkan lebih dari 168.703 orang karyawan, dibutuhkan upaya nyata bersama dari berbagai pihak. Sebagai perusahaan yang senantiasa menjunjung tinggi Good Corporate Governance, Astra selalu berusaha mengajak karyawannya untuk mematuhi norma-norma GCG dalam setiap kegiatannya. Berbagai macam media komunikasi dipergunakan untuk mensosialisasikan hal tersebut, beberapa di antaranya adalah melalui kampanye GCG yang berkesinambungan. Astra mengambil langkah aktif untuk mendengarkan dan menanggapi keprihatinan serta aspirasi para karyawan. Forum Komunikasi Internal yang dikelola secara regional dengan diketuai Koordinator Regional menfasilitasikan suatu sistem terkoordinasi untuk menyampaikan keprihatinan karyawan. Media komunikasi rutin ini termasuk Forum PR, Forum HR, Forum Hubungan Investor, Forum Finansial, Forum Legal, Forum Sekuriti, Forum Risk Management, Forum Internal Audit dan calls, public exposes and a number of domestic and international conferences. In addition, IR also actively participated in meetings with the media from the capital markets and helps support the activities conducted by the Indonesia Stock Exchange IDX through participation in capital market fairs and meetings with local investors. Some factory and dealer visits have been undertaken during 2011 for analysts and investors, to provide a clearer picture of the business activities carried on. Through the various activities above and the Company’s website and quarterly newsletter “Investor Update” IR continues to ensure that the entire capital market community has sufficient and appropriate information on all material Corporate information and of the Company. Communication with Employees For Astra, investments in employee communication creates a well running organization. Part of these investments, include ensuring that management understands the concerns of employees and ensuring that the employees understand Astra’s values and code of ethics. To achieve these objectives, with more than 168,703 employees, it takes a real combined effort of various parties. As a company that always upholds good corporate governance, Astra encourages its employees to comply with the norms of good corporate governance in all activities. A wide range of communication media are used to disseminate good corporate governance, some of which are through continuous good corporate governance campaigns. Astra takes active steps to listen and respond to the concerns and aspirations of the employees. Internal Communications Forums are managed regionally by Regional Coordinators chairing and facilitating a coordinated system to convey the concerns of employees. This includes regular communication media PR Forums, HR Forums, Investor Relation Forums, Financial Forums, Legal Forums, Security Forums, Risk Management Forums, Internal Audit Good Corporate Governance 149 Laporan฀Tahunan฀•฀Annual฀Report฀• ASTRA International 2011 Forum Environment Social Responsibility. Pertukaran informasi melalui forum-forum tersebut di satu sisi membantu menciptakan tanggapan positif dari para peserta dan di sisi lain membuahkan gagasan-gagasan bermanfaat bagi Perseroan.

12. Penilaian Tata Kelola Perusahaan