70
berbagai kebutuhan dengan komponen utamanya adalah operasional program dan pembelian barang modal yaitu kamera digital.
Pihak yang menentukan besaran alokasi sumber daya yang didistribusikan untuk operasional program adalah ketua tim dan bendahara KALAM. Proses
penentuan besaran alokasi biasanya dilakukan melalui diskusi antara kedua orang tersebut. Mengingat sumber daya dipegang oleh bendahara KALAM, maka
ada waktu tunggu semenjak pengajuan permintaan hingga sumber daya dapat diakses. Waktu tunggu sekitar satu jam dibutuhkan untuk mengakses jenis-jenis
kebutuhan yang dibutuhkan pada saat itu juga. Untuk jenis-jenis kebutuhan yang baru dibutuhkan pada waktu-waktu mendatang, tidak ada penundaan waktu
time delay pemenuhan kebutuhan tersebut. Pembelian kamera digital dilaksanakan pada bulan kedua pelaksanaan
program. Keputusan pembelian kamera digital dihasilkan dua hari sebelumnya melalui rapat yang diikuti oleh delapan orang dan berlangsung selama 30 menit.
Dilakukannya rapat karena keputusan pembelian tersebut adalah keputusan besar yang menyedot 50 dari pembayaran pertama dana program.
Tabel 7. Sumber daya yang dialokasikan pada tahap distribusi dana program KALAM
Jumlahjenis sumber daya yang
dialokasikan Dialokasikan untuk
Waktu yang dibutuhkan
Operasional program
2 orang pengurus KALAM
Mengalokasikan sumber daya untuk kepentingan operasional program
63 menitbulan selama 9 bulan
Waktu tunggu Menunggu sumber daya dapat diakses dari
bendahara 1 jam jika
dibutuhkan saat itu juga
Pembelian barang modal
8 orang pengurus KALAM
Mengalokasikan sumber daya untuk pembelian barang modal
30 menit Waktu tunggu
Rentang waktu yang dibutuhkan semenjak sumber daya telah dimiliki tetapi belum ada peruntukannya
hingga termanfaatkan untuk membeli barang modal 2 bulan
5.2.3 Tahap Penjagaan
Tahap penjagaan dapat dibedakan atas tahap penjagaan internal dan eksternal. Tahap penjagaan internal adalah tahap penjagaan yang dilakukan di
internal KALAM sedangkan tahap penjagaan eksternal yaitu tahap penjagaan yang dilakukan bersama dengan mitra transaksi yang menjadi penyandang dana.
71
Tahap Penjagaan Internal
Setelah sumber daya dialokasikan, biaya transaksi selanjutnya muncul pada tahap penjagaan sumber daya. Upaya-upaya yang dilakukan agar sumber
daya dimanfaatkan sesuai dengan alokasinya adalah i orang yang semenjak awal hingga akhir program memegang dan mengeluarkan sumber daya untuk
dimanfaatkan hanyalah bendahara seorang, ii sumber daya dikeluarkan tidak dalam bentuk tunai
in-cash melainkan dalam bentuk barang in-kind sesuai dengan kebutuhan yang diminta, dan iii diskusi rutin untuk mengevaluasi
pelaksanaan program. Sumber daya yang dibutuhkan untuk tahap penjagaan meliputi sumber daya manusia yaitu satu orang bendahara dan anggota KALAM
lainnya yang mengikuti diskusi rutin, sumber daya yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan bendahara dan waktu yang dibutuhkan untuk mengakses
sumber daya dari bendahara, dan terakhir adalah sumber daya yang dibutuhkan untuk mengkonversi
in-cash resources menjadi in-kind resources. Diskusi rutin untuk mengevaluasi pelaksanaan program dilakukan dengan
intensitas yang menurun. Pada empat bulan pertama pelaksanaan program, diskusi diadakan seminggu sekali sedangkan pada bulan-bulan selanjutnya
hingga akhir pelaksanaan program diskusi dilakukan dua minggu sekali. Diskusi diikuti oleh enam hingga tujuh orang dengan memakan waktu satu hingga dua
jam. Komunikasi dan akses terhadap sumber daya yang dipegang bendahara
dilakukan oleh ketua tim. Komunikasi dan proses mengakses ini tidak membutuhkan sumber daya khusus karena dilakukan berbarengan dengan
kegiatan program lainnya. Hanya saja dibutuhkan waktu tunggu sekitar satu jam semenjak menyampaikan permintaan kepada bendahara hingga didapatkan
kebutuhan yang diminta. Hal ini berlaku pada jenis-jenis kebutuhan yang dibutuhkan pada saat itu juga. Untuk jenis-jenis kebutuhan yang baru dibutuhkan
pada waktu-waktu mendatang, tidak ada penundaan waktu time delay
pemenuhan kebutuhan tersebut. Mengenai sumber daya yang dibutuhkan untuk mengkonversi
in-cash resources menjadi in-kind resources, pos utama yang dibutuhkan adalah
transportasi. Menurut penuturan bendahara sebagai pihak yang bertanggungjawab untuk urusan konversi ini, nilai rupiah yang dibutuhkan untuk
pos transportasi dan urusan konversi lainnya adalah sebesar 5 dari nilai dana
72
program atau sebesar Rp 350 ribu. Kesemua biaya transaksi tersebut adalah biaya transaksi untuk tahap penjagaan internal.
Tahap Penjagaan Eksternal
Tahap penjagaan eksternal dilakukan oleh mitra transaksi dalam bentuk permintaan laporan per triwulan dan evaluasi rutin per dua minggu. Laporan per
triwulan tidak dimintakan untuk dibuat dalam format tertentu dan diberikan kebebasan bagi KALAM untuk membuatnya. Evaluasi rutin berhenti pada
pertemuan ketiga. Selengkapnya mengenai sumber daya yang dibutuhkan pada tahap penjagaan dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Sumber daya yang dibutuhkan pada tahap penjagaan dana program KALAM
Jenis sumber daya Dialokasikan untuk
Waktubesar yang dibutuhkan
Tahap penjagaan internal
1 orang bendahara Memegang dan mengeluarkan sumber
daya sesuai kebutuhan yang dimintakan 4 haribulan selama 9 bulan
6 orang pengurus dan anggota tim
Mengevaluasi penggunaaan sumber daya melalui diskusi rutin
360 menitbulan selama empat bulan pertama,
90 menitbulan selama lima bulan selanjutnya
Biaya transportasi Mengkonversi in-cash resources menjadi
in-kind resources Rp 125,000 selama 1,5 bulan
pertama kegiatan Rp 350,000 secara
keseluruhan Waktu tunggu
Menunggu sumber daya dapat diakses dari bendahara
1 jam jika dibutuhkan saat itu juga
Tahap penjagaan eksternal
1 orang ketua tim Pembuatan laporan kegiatan
4 jam 1 orang bendahara
Pembuatan laporan keuangan per 2 minggu
Termasuk ke dalam penghitungan waktu kerja
bendahara
4 orang pengurus KALAM
Evaluasi rutin per dua minggu 3 kali1,5 jam
73
5.3 Besaran Biaya Transaksi pada KARTAR 5.3.1 Tahap