- Melakukan sosialisasi kepada seluruh bagiandivisidepartemen mengenai program pengendalian mutu yang dilakukan manajemen rumah sakit serta
menjelaskan maksud dan tujuan dari program tersebut. - Membuat training menjadi hal yang wajib dan menarik untuk diikuti
karyawan. Ini juga dapat dilakukan dengan membangun ruangan khusus pelatihan, memberikan lucky draw, games, memberlakukan sanksi, dll.
- Memberlakukan sanksi ketat kepada karyawan untuk memacu produktivitas dan mengurangi kesalahan dalam memberikan pelayanan dan tindakan.
- Melakukan inspeksi mendadak ke setiap bagian untuk melihat kegiatan pelaksanaan evaluasi mutu
- Melakukan audit internal yang terjadwal ke setiap bagian - Senantiasa melakukan detail review terhadap laporan evaluasi mutu yang
terkumpul untuk membuat kebijakan baru dalam upaya meningkatkan mutu. - Mengutamakan
fokus terhadap
proses dibandingkan
hasil, lebih
mengutamakan kepuasan dan kenyamanan pasien dibandingkan keuntungan. - Menghargai karyawan yang bemutu dan memberikan masukan kepada
manajemen dengan memberikan penghargaan baik materi maupun non materi.
3. Pendekatan Kepedulian Pada Pelanggan
a Adopsi teknologi Pada saat ini, perkembangan teknologi informasi sudah semakin pesat dan
beragam. Saat ini, sistem informasi manajemen sudah dapat dikatakan merupakan kebutuhan mutlak operasional rumah sakit. Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit Terintegrasi SIMRST adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk
Universitas Sumatera Utara
jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.
Penggunaan sistem informasi manajemen memberikan manfaat yang sangat baik untuk pengembangan rumah sakit ke depannya, antara lain :
Manfaat fungsional : setiap unit akan bekerja sesuai dengan fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya, mendukung kerjasama dan keterkaitan antar bagian
Manfaat operasional : cepat, akurat, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi dan memudahkan pelaporan.
Manfaat manajerial : Memudahkan pengambilan keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah, kemudahan penyusunan strategi
Manfaat organisasi : mengubah budaya kerja, transparansi, adanya koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan dapat mengurangi biaya administrasi.
Untuk menyelesaikan problema yang dialami oleh RSI Malahayati maka penerapan sistem teknologi informasi menjadi hal yang mutlak untuk dilakukan.
Penerapan tersebut dapat dilakukan dengan cara : - Melakukan kerja sama dengan perusahaan IT sebagai penyedia sarana
- Meng-upgrade sistem dari DOS ke sistem rekam medik open source. - Menerapkan SIMRS yang terhubung ke seluruh bagian dan menyinkronkan
seluruh kegiatan bagian dengan sistem komputerisasi. - Membuat website rumah sakit sebagai sarana promosi, mendekatkan diri
dengan pelanggan dan sarana penyampaian keluhan secara on-line. - Teknologi penyimpan data portable dengan menggunakan smart card yang
diberikan kepada pasien untuk memudahkan pasien, dokter dan asuransi.
Universitas Sumatera Utara
- Mengembangkan local area network LAN yang memungkinkan pengguna dapat log on dari berbagai komputer. Melalui jaringan nirkabel, dokter dapat
selalu terkoneksi ke dalam database pasien tanpa harus terganggu mobilitasnya. Hal ini baik diterapkan untuk mencegah keterlambatan respon
dari dokter akibat dari kesibukannya. b Menegakkan jaminan mutu layanan
Penegakkan dan penjaminan mutu layanan merupakan hal terpenting yang dilakukan oleh rumah sakit untuk menjamin pelayanan yang diberikan rumah
sakit kepada pasien. Penjaminan mutu pelayanan dapat dilakukan dengan cara antara lain :
- Memperoleh sertifikasi dari penjamin standar mutu nasionalinternasional.
- Menegakkan standar-standar pelayanan yang telah ditentukan oleh Depkes.
- Tanggap terhadap keluhan pelanggan baik internal maupun eksternal
- Melakukan penjadwalan pemeliharaan dan kalibrasi untuk setiap peralatan
medis secara berkala tanpa menunggu rusak terlebih dahulu. -
Mengalokasikan dana untuk program pemeliharaan dan peningkatan mutu pelayanan dengan besaran sekitar 2,5-4,5 dari pendapatan operasional
organisasi dimana biaya mutu tersebut terdiri dari biaya pencegahan, penilaian dan kegagalan dimana ratio masing-masing adalah 60 : 25 :15
- Membentuk tim koordinator mutu untuk setiap bagian sebagai controller.
- Melaksanakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja K3 sebagai salah satu
bentuk upaya untuk menciptakan tempat kerja yang aman, sehat, bebas dari pencemaran lingkungan, sehingga dapat mengurangi atau bebas dari
kecelakaan kerja dan penyakitinfeksi.
Universitas Sumatera Utara
c Perubahan sistem rekam medik Sistem rekam medik di RSI Malahayati masih sangat minimal. Dengan
jumlah karyawan hanya 3 orang serta fasilitas penyimpanan masih dengan manual, membuat beban kerja pada bagian ini sudah sangat overloaded. Apalagi
ditambah dengan pertumbuhan jumlah pasien datang yang terus meningkat. Divisi rekam medik RM di RSI Malahayati perlu melakukan perbaikan
untuk meningkatkan mutu pelayanannya, dari sisi struktur organisasi, divisi RM sudah seharusya untuk merekrut beberapa karyawan baru untuk menambah
sumber daya manusia pada bagian tersebut sehingga beban pekerjaan tidak menumpuk hanya kepada 3 orang. Struktur organisasi divisi RM yang baik untuk
tingkatan rumah sakit modern sebaiknya adalah seperti gambar dibawah ini.
Gambar 6.14. Struktur Organisasi Rekam Medik di Rumah Sakit Modern
Disamping merubah struktur organisasi untuk divisi RM, penggunaan sistem komputerisasi juga harus diterapkan untuk mengembangkan pelayanan
informasi medis yang otomatis sehingga meningkatkan manfaat penggunaan informasi untuk pelayanan pasien, statistik, penelitian dan pendidikan. Namun
efektivitas dan efisiensi bisa dicapai hanya bila prosedur dasar yang manual sudah benar-benar siap serta berjalan dengan baik. Komputerisasi tidak akan
Universitas Sumatera Utara
memberikan penyelesaian masalah jika manualnya belum dibuat dan belum dilaksanakan dengan baik.
Hal yang harus dipersiapkan untuk menerapkan sistem komputerisasi data rekam medik adalah :
- Dukungan hardware dan software sudah benar-benar siap - Operator telah terlatih dalam menggunakan komputer
- Tersedia infrastruktur dan furniture yang sesuai dan ergonomis - Menyiapkan sistem pengamanan untuk menghindari penyalahgunaan
Dengan diterapkannya sistem rekam medik yang terkomputerisasi, maka kesalahan pengisian yang masih cukup tinggi di RSI Malahayati dapat
terhindari,kesalahan anamnese, diagnosa dapat dihindari serta informasi yang mengalir menjadi lebih jelas dan terstruktur sehingga diharapkan tidak lagi terjadi
kesalahan penyampaian informasi yang dapat mengakibatkan insiden kecelakaan, infeksi ataupun kematian pasien.
6.6.2. Mengatasi Akar Masalah
