2.8.2. Alat Manajemen Mutu Quality Management Tools
Mutu merupakan tanggung jawab dari setiap anggota organisasi yang terlibat dalam suatu proses pelayanan. Dalam penerapannya, diperlukan
manajerial yang baik dalam perencanaan, jaminan, pengendalian dan perbaikan. Tools of quality adalah alat bantu yang bermanfaat untuk memetakan lingkup
persoalan, menyusun data dalam diagram-diagram agar lebih mudah untuk dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan
memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam suatu persoalan. Selanjutnya analisa yang dihasilkan dapat membantu organisasi dalam
pengambilan keputusan yang tepat sesuai sasaran dan strategi organisasi. 7 Tools of Quality dan 7 New Tools of Quality merupakan kumpulan alat-alat yang dipakai
dalam manajemen kualitas yang biasanya digunakan bagi yang menerapkan metodologi 7 Steps of Quality Improvement.
The New Seven Tools dibuat untuk memperbaiki kekurangan yang ada pada Seven Tools versi sebelumnya. Perbedaan keduanya adalah jika 7 tools lebih
ke eksplorasi kuantitatif statistik sedangkan 7 new tools lebih ke eksplorasi kualitatif. Eksplorasi kuantitatif oleh 7 tools mencakup: Check Sheet, Histogram,
Grafik, Scatter Diagram, Pareto Diagram, Fish Bone Diagram dan Control Chart. Sedangkan ekslorasi kualitatif oleh 7 Alat Manajemen 7 New Tools:
Interrelationship Diagram, Affinity Diagram, Tree Diagram, Matrix Diagram, Matrix Data Analysis, Arrow Diagram dan PDPC Process Decision Program
Chart. Evolusi teori kualitas dan praktek telah menciptakan sejumlah alat yang
dapat diterapkan untuk mengelola kualitas. Alat-alat tersebut dapat dipadukan
Universitas Sumatera Utara
untuk mengangkat permasalahan dan memberikan solusi dari permasalahan yang ada pada manajemen mutu. Untuk memahami pelaksanaan manajemen mutu
maka diperlukan pemahaman terhadap data dan proses. Langkah-langkah analisis terbagi ke dalam lima kategori yang juga menggunakan beberapa kombinasi tools
dari 7 tools dan 7 new tools, yakni
1718
: 1. Pengumpulan data, data dapat dikumpulkan melalui Check Sheet.
2. Memahami data, empat alat yang membantu untuk memahami data, adalah : a. Grafik, tujuannya untuk mengatur, meringkas, dan menampilkan data,
biasanya dari waktu ke waktu. b. Histogram, merupakan salah satu alat bantu statistik untuk menyajikan
data dalam jumlah besar sehingga dapat dianalisa distribusinya c. Grafik Pareto, pareto dibuat untuk menemukan atau mengetahui masalah
atau penyebab utama dalam penyelesaian masalah dan porsi masalah utama tersebut terhadap keseluruhan masalah.
d. Diagram pencar Scatter Diagram, digunakan untuk melihat hubungan antara sepasang, sekolompok data atau dua variabel untuk mengetahui
jenis korelasinya dan juga tingkat hubungannya. 3. Memahami proses
Memahami data sangat penting namun hal tersebut hanya langkah awal dari proyek manajemen kualitas. Data merupakan suara dari proses. Ketika proses
berjalan maka hasil akan terekspresikan melalui data. Untuk memahami manajemen mutu, data tidaklah cukup sehingga perlu dilakukan pemahaman
proses. Tiga alat bantu untuk memahami proses antara lain :
17
Kenneth.H.Rose , Ibid, hlm 92
18
Iskandar Indranata, Ibid, hlm 208
Universitas Sumatera Utara
a. Flow Chart, mengidentifikasi urutan peristiwa dalam suatu proses. b. Run Chart, sebuah grafik yang digunakan untuk mengamati kinerja proses
dari waktu ke waktu. c. Control Chart, adalah alat untuk memantau, mengendalikan, dan
meningkatkan proses dari waktu ke waktu. Peta kendali digunakan untuk memperlihatkan variasi di dalam kualitas keluaran
4. Analisis proses Setelah mencapai pemahaman tentang data dan proses, maka tahapan
kemudian adalah menganalisis proses dan memecahkan masalah. Pemahaman proses tertentu bukan merupakan dasar yang cukup untuk mengambil
tindakan. Tindakan tanpa analisis terbatas pada preseden, percobaan intuisi, dan kesalahan, atau menebak. Analisis diperlukan untuk menentukan aspek-
aspek interaksi sistem proses dan hubungan sebab-akibat. Alat bantu untuk menganalisis proses ini antara lain :
a. Cause and Effect Diagram, diagram sebab akibat adalah diagram yang disusun dari garis-garis dan simbol yang dirancang untuk menunjukkan
hubungan antara penyebab dan akibat dari suatu masalah. Untuk setiap akibat, bisa terdiri dari banyak penyebab.
Universitas Sumatera Utara
b. Pillar Diagram, diagram pilar adalah kombinasi dari diagram sebab dan akibat dan alat kualitas lainnya, dengan mengaitkan digraf. Diagram ini
menunjukkan hubungan antara himpunan penyebab dan hasil. Sebuah digraf keterkaitan digunakan untuk menentukan hubungan di antara semua
elemen kontribusi dari suatu sistem. Tujuan dari diagram pilar ini adalah untuk mengidentifikasi akar penyebab yang terkait dengan beberapa hasil.
5. Pemecahan masalah Mengumpulkan, pemahaman dan menganalisis data, serta menganalisis proses
merupakan tahapan yang penting sebagai langkah persiapan untuk mengambil tindakan. Empat alat bantu kualitas dalam memecahkan masalah antara lain :
a. Force Field Analysis, merupakan suatu diagram yang menunjukkan analisis terhadap perhitungan kekuatan-kekuatan positif dan kelemahan-
kelemahan negatif yang dijumpai untuk mencapai sasaran perbaikan proses terus menerus continuous improvement.
b. Klasifikasi Masalah Kualitas. c. Brainstorming, merupaka aktivitas yang efektif dan efisien untuk
mengeluarkan ide-ide baru untuk pemecahan masalah.
Universitas Sumatera Utara
d. Affinity Diagram, diagram gabungan yang sering menggunakan hasil brainstorming untuk mengorganisasikan informasi sehingga mudah
dipahami untuk mengadakan perbaikan proses. e. Nominal Group Technique and Multivoting, nominal Group Technique
adalah sebuah cara untuk menentukan prioritas masalah yang diinginkan. 6. Membuat rencana penanggulangan masalah
Tujuan dari langkah ini adalah memberikan arah dan jenis aktifitas yang akan dilaksanakan dalam rangka penanggulangan masalah dengan cara menetapkan
rencana tindakan, menetapkan proses pelaksanaan penanggulangan, menentukan personil, fasilitas, waktu dan tempat.
2.8.3. Strategi Kaizen
Kategori