SOP Standar Operating Procedure

Keterangan : : Laporan Penjualan Direktur Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses pembayaran pada Keuangan, dimulai dari Keuangan input data pembayaran, setelah selesai input data pembayaran kemudian Keuangan mengecek data data pembayaran, jika sudah sesuai maka keuangan menyimpannya ke dalam database dan kemudian muncul tabel pembayaran. Tabel 4.5 Proses Input Data Pengiriman Motor NO. Marketing Keuangan Inventory Direktur Keterangan 1. Deskripsi · Marketing · - · Tabel Sales Order Input Data Pengiriman Motor 2. Input Invoice berdasarkan SO Mulai 3. Melakukan Pengiriman Motor ke customer sesuai Cek Motor sesuai invoice 4. · Keuangan · - · Tabel Invoice · Marketing · - · Sales Order Tidak Ya Selesai · Marketing · - · - D Stock out · Inventory · Stock Out · Tabel Stock Out C Keterangan : : Laporan Persediaan Direktur Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Input Data Pengiriman Motor pada marketing, dimulai dari marketing melihat Tabel Sales Order, lalu melakukan input data pengiriman motor, setelah data selesai di input, data akan muncul di Tabel Surat Pegiriman Motor dan secara otomatis akan masuk ke bagian Keuangan untuk di buatkan Invoice, setelah invoice dibuat maka data akan masuk kebagian inventory sebagai data stock out yang mempengaruhi jumlah persediaan. Sebelum motor dikirim inventory melakukan pengecekan terhadap pesanan motor berdasarkan invoice. Jika sesuai motor akan di bawa kebagian marketing untuk dikirim ke customer. D Tabel 4.6 Proses Retur NO. Marketing Inventory Keuangan Direktur Keterangan 1. Deskripsi Mulai · Marketing · - · - 2. Konfirmasi Retur 3. Barang Retur Diterima Oleh Inventory 4. Mengirim Motor Retur Mendapatkan Konfirmasi Retur 5. Retur 7. Selesai Malakukan Pengiriman Motor Retur 6. Cetak Invoice · Marketing · - · - · Keuangan · Konfirmasi Retur dan Invoice · - · Inventory · Barang Retur · - · Inventory · Motor Retur · - · Keuangan · Invoice · - · Inventory · - · - E Keterangan : : Laporan Retur Direktur Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses retur pada marketing, dimulai dari marketing menerima konfirmasi retur dari customer, lalu meminta konfirmasi dari bagian keuangan dan membawa motor retur ke bagian inventory, setelah motor retur diterima oleh inventory, lalu inventory input data motor retur, setelah itu cetak invoice dan motor pengganti retur di bawa ke bagian E marketing untuk dikirim ke customer. Tabel 4.7 Proses Permintaan Persediaan Motor NO. Marketing Keuangan Inventory Direktur Keterangan 1. Deskripsi · Marketing · - · - Melihat Produk 2. Cek Persediaan Motor Mulai 3. Menampilkan Permintaan Persediaan Motor Mengisi input permintaan persediaan motor 4. Bukti Permintaan Persediaan Motor 5. · Marketing · - · - · Marketing · Permintaan persediaan Motor · - Ya Tidak · Marketing · - · Permintaan Persediaan Motor · Inventory · Bukti Permintaan · Tabel Konfirmasi Permintaan Ada? Stock In 6 F · Inventory · - · Tabel Stock in Keterangan : : Laporan Persediaan Direktur Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Permintaan Persediaan pada marketing, dimulai dari marketing melihat persediaan, ketika persediaan tidak ada maka marketing melakukan permintaan persediaan dengan cara input data permintaan persediaan, setelah selesai input data permintaan, maka secara otomatis data akan masuk F kebagian inventory sebagai bukti permintaan dari marketing. Tabel 4.8 Proses Laporan Penjualan NO. Marketing Keuangan Inventory Direktur Keterangan 1. Deskripsi · Direktur · - · - Pilih Menu Laporan Penjualan 2. Input Periode 3. Melihat Laporan Penjualan · Direktur · - · - · Direktur · Laporan Penjualan · Tabel Pembayaran C Selesai Keterangan : Proses Pembayaran Keuangan C Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses melihat Laporan Penjualan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan penjualan, lalu memasukkan periode penjualan dan kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan penjualan berdasarkan periode yang di Input oleh direktur. Tabel 4.9 Proses Laporan Persediaan Motor NO. Marketing Keuangan Inventory Direktur Keterangan 1. Deskripsi · Direktur · - · - Pilih Menu Laporan Persediaan 2. Melihat Laporan Persediaan · Direktur · Laporan Persediaan · Tabel Persediaan DF Selesai Keterangan : Proses Surat Pengiriman Motor Marketing D : Proses Surat Permintaan Persediaan Marketing F Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Melihat Laporan Persediaan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan Persediaan, kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan persediaan. Tabel 4.10 Proses Laporan Retur NO. Marketing Keuangan Inventory Direktur Keterangan 1. Deskripsi · Direktur · - · - Pilih Menu Laporan Retur 2. Melihat Laporan Retur · Direktur · Laporan Retur · Tabel Retur E Selesai Keterangan : Proses Retur E Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Melihat Laporan Retur pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan retur, kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan retur. Tabel 4.11 Proses Laporan Pesanan Motor NO. Marketing Keuangan Inventory Direktur Keterangan 1. Deskripsi · Direktur · - · - Pilih Menu Laporan Pesanan 2. Input Periode 3. Melihat Laporan Pesanan · Direktur · - · - · Direktur · Laporan Pesanan · Tabel Pesanan B Selesai Keterangan : Proses Sales Order Marketing B Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses melihat Laporan Pesanan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih laporan pesanan, lalu memasukkan periode pesanan dan kemudian secara otomatis sistem menampilkan laporan pesanan berdasarkan periode yang di Input oleh direktur. Tabel 4.12 Proses Ramalan Penjualan NO. Marketing Keuangan Inventory Direktur Keterangan 1. Deskripsi · Direktur · - · - Pilih Menu Forecasting 2. Melihat Forecasting · Direktur · Forecasting · - Selesai Dari gambar di atas terlihat bahwa ada alur dari proses Melihat Laporan Ramalan Penjualan pada Direktur, dimulai dari direktur memilih Ramalan Penjualan, kemudian secara otomatis sistem menampilkan Ramalan Penjualan. Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu berupa tools atau alat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem usulan sehingga menghasilkan arsitektur sistem usulan. Di dalam sistem yang lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi penjualan yang akan dikembangkan adalah sistem informasi terkomputerisasi dan konsep pengembangan aplikasi ini menggunakan UML Unified Model Language. Sedangkan bahasa pemrograman menggunakan PHP dan mengimplementasikan sistem database menggunakan MySQL.

4.3. Design

4.3.1 Desain Proses

Pada tahap ini, penulis memberikan informasi mengenai rancangan sistem yang penulis ajukan guna menanggulangi permasalahan- permasalahan sistem yang telah disebutkan sebelumnya.

4.3.1.1 Use Case Diagram

4.3.1.1.1 Identifikasi Actor

Identifikasi actor ditujukan untuk mengidentifikasi apa saja yang dilakukan oleh para actor dalam sistem informasi eksekutif ini. Adapun actor yang terlibat dalam sistem informasi penjualan ini dapat diklasifikasikan sesuai dengan tugasnya menjadi Direktur, Manager, Bagian Marketing, Bagian Keuangan, Bagian Inventory, Bagian HRD dan Bagian Admin. Untuk lebih jelasnya peran-peran actor yang ada dalam sistem informasi penjualan dapat dilihat pada tabel 4.5 berikut ini: Tabel 4.13 Identifikasi Actor Actor Description Direktur Direktur dalam sistem ini berperan sebagai eksekutif yang bertugas menerima laporan- laporan mengenai penjualan dan ramalan penjualan. Marketing Bagian Marketingmenggunakan sistem ini untuk mengelola informasi-informasi mengenai penjualan seperti input SO Sales Order, membuat surat permintaan persediaan, menginputsurat pengiriman motor, dan melihat persediaan motor di gudang. Keuangan Bagian Keuangan menggunakan sistem ini untuk menginput pembayaran dari customer dan membuatInvoice. Inventory Bagian Inventory menggunakan sistem ini untuk menginput surat masuk motor, memanage motor di gudang stock in, stock out, mencetak surat pengiriman motor, mencetak Invoice yang telah dibuat oleh bagian keuangan, dan menginputretur. Admin Bagian Admin menggunakan sistem ini untuk memanageUser yang menggunakan sistem HRD Bagian HRD menggunakan sistem ini untuk mengelola data master seperti data Pegawai Manager Manager menggunakan sistem ini untuk mengakses laporan-laporan seperti laporan persedian, pesanan, retur dan penjualan.

4.3.1.1.2 Identifikasi Use Case

Setelah actor teridentifikasi, tahapan selanjutnya dalam perancangan sistem informasi penjualan ini adalah mengidentifikasi use case. Berikut deskripsi dari tiap use case yang terdapat dalam tabel 4.6 berikut ini: Tabel 4.14 Identifikasi Use Case No Use Case Name Description Actor 1 Login Use case ini menggambarkan kegiatan login untuk mengakses sistem informasi penjualan ini sesuai dengan level user yang mengakses. Direktur, Manager, Marketing, Keuangan, Inventory Admin HRD 2 Manage User Use Case ini menggambarkan kegiatan memanageuser pada sistem Admin 3 Input SO Sales Order Use case ini menggambarkan kegiatan menginput SO ke dalam sistem yang sudah terorganisasi. Kegiatan ini dilakukan setelah customer memesan motor. Marketing 4 Input Permintaan Persediaan Motor Use case ini menggambarkan kegiatan Menginput Surat Permintaan Peersediaan motor. Kegiatan ini dilakukan setelah Marketing