Konsep Standar Operasional Prosedur SOP

1. Sebagai sarana komunikasi vertikal Salah satu sarana komunikasi antara atasan dengan bawahan adalah laporan dengan laporan pihak bawahan dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa idea atau gagasan terhadap suatu permasalahan. Sedangan pihak pimpinan dapat memperoleh berbagai data dan informasi yang kemudian dapat diolah, dikembangan dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan serta perencanaan lebih lanjut. Selain itu pimpinan juga dapat memberikan penilaian permasalahan dan kinerja bawahan. Dengan demikian, laporan dapat menciptakan komunikasi antara atasan dengan bawahan dan sebaliknya. 2. Sebagai alat pertanggung jawaban Laporan merukapan manifestasi dari bentuk komunikasi vertikal dari atas ke bawah. Sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang yang telah diberikan oleh atasan, laporan merupakan alat yang paling tepat untuk mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang telah diterimanya. 3. Memberikan informasi penting Laporan harus beriisi informasi faktual dan pemikiran- pemikiran yang rasional, argumentative, dan objektif sebagai tanggapan terhadap fenomena faktual tersebut. Oleh karena itu, laporan dapat digunakan sebagai sumber informasi penting dalam pengambilan keputusan manajerial. 4. Sebagai bahan pengambilan keputusan Laporan merupakan susunan dan kajian informasi yang dituangkan secara lengkap, jelas, komprehensif, benar, objektif, dan sistematis. Sehubungan dengan itu, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau kebijaksanaan bagi unit dan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, laporan harus disusun sebagaimana yang disyaratkan di atas, karena apabila dalam suatu laporan disajikan tidak objektif maka keputusan yang diambil akan menyimpang dan tidak tepat. Dalam penyusunan laporan harus dihindarkan praktek “ABS” Asal Bapak Senang, karena hal ini justru akan menghasilkan keputusan yang tidak tepat dan lambat laun akan menghancurkan organisasi.

2.19.3 Jenis Laporan

Menurut Quible, terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung yang digunakan, Sukoco, 2007yaitu: 1. Berdasarkan waktu penyampaian Jika dilihat dari segi waktu penyampaian, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :