Analisis Sistem Berjalan Problem Analysis

Tabel 4.1 Legenda Sistem Berjalan Customer, Leasing Bagian Marketing Bagian Keuangan Bagian Inventory Bagian Manager Direktur Shipping Shipping Dokumen Secara umum, proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Berkah Jaya Motor adalah sebagai berikut : 1. Pemesanan motor oleh customer kepada PT. Berkah Jaya Motor dapat dilakukan melalui telepon, email, dan faximile yang akan dilayani oleh bagian marketing. Setelah melakukan konfirmasi pesanan dan customer setuju dengan pilihanpembayaran yang diberikan oleh PT. Berkah Jaya Motor. 2. Marketing akan membuat SO Sales Order. SO akan diserahkan ke bagian keuangan. 3. Berdasarkan Sales Order, bagian keuangan akan membuat Invoice. Invoice akan dibuat rangkap dua. 3a. Rangkap pertama Invoice akan diberikan kepada inventory. 3b. Rangkap kedua diberikan kepada leasing. 4. Bagian inventorymempersiapkan motor sesuai data yang ada di invoice, kemudian membuat Surat Pengiriman MotorSPM untuk diberikan kepada shipping.. 5. Surat Pengiriman MotorSPM akan dibawa oleh bagian shipping agar bagian shipping dapat mengirimkan motor ke customer. 6. Surat Pengiriman MotorSPM asli yang telah di tandatangani oleh customer sebagai bukti pengiriman motor akan dibawa kembali oleh staf shipping untuk dikembalikan kepada bagian inventory. 7. Surat Pengiriman Motor SPM tersebut akan diberikan kepada bagian keuangan guna diarsipkan untuk perusahaan. 8. Bagian keuangan akan memberikan surat Invoice asli kepada bagian leasing untuk melakukan penagihan. 9. Leasing bertugas melakukan penagihan kepada customer, dimana jangka waktu pembayaran bervariasi, tergantung pada kesepakatan dengan customer. Pada umumnya lama waktu pembayaran berkisar antara 2-3 tahun dari tanggal Invoice. Customer biasanya melakukan pembayaran melalui Kantor Pos, Tempat Leasing, ATM atau transfer ke rekening perusahaan, dimana pembayaran dianggap lunas apabila dana tersebut sudah masuk ke dalam rekening perusahaan. Invoice asli dan BPKB akan diberikan kepada customer. 10. Penukaran atau pengembalian motor oleh customer akan dilayani oleh marketing. Setelah klaim retur diterima, kemudian motor akan diganti oleh bagian inventory. 11. Inventory membuat laporan persediaan dan retur yang nantinya akan diserahkan ke manager 12. Bagian Keuangan membuat laporan penjualan untuk Manager 13. manager membuat laporan untuk diserahkan ke Direktur.

4.2.1.2 Identifikasi Masalah

Di dalam mengidentikasi masalah, peneliti menganalisis sistem yang berjalan. Peneliti menemukan masalah yang terjadi pada proses pencatatan SO Sales Order, retur, Invoice dan persediaan motor di gudang yang bersifat manual dan untuk menyimpan pencatatan menggunakan kertas. Penggunaan media penyimpanan kertas akan berakibat rentan terhadap kehilangan data ataupun rusak. Disaat pembuatan laporan bagian marketing inventory menggunakan kertas-kertas tadi dalam mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian direkapitulasi jumlahnya, sedangkankeuangan menggunakan softwareMicrosoft Excel dalam menginput data-data pembayaran ketika akan membuat laporan penjualan. Dengan proses pembuatan laporan seperti ini, karyawan membutuhkan ketelitian yang tinggi dan waktu 1- 2 hari kerja pada proses pencarian data pesanan, pengiriman, persediaan, produksi dan penjualan untuk di jadikan laporan pemesanan, penjualan, persediaan dan retur motor. Untuk memudahkan pihak perusahaan PT. Berkah Jaya Motor, maka dikira perlu penulis membangun sistem informasi penjualan yang dapat membantu proses penjualan dan mempermudah manager dalam mengakses laporan masing masing karyawan dalam perusahaan. Ditambah fitur ramalan penjualan yang dapat digunakan oleh direktur sebagai bahan referensi dalam menganalisis penjualan di periode yang akan datang dan mengambil kebijakan- kebijakan untuk perusahaan.

4.2.1.3 Sistem Usulan

Pada sistem usulan ini, penulis memberikan informasi mengenai rancangan sistem informasi penjualan yang penulis ajukan guna mengatasi permasalahan pada sistem lama yang telah disebutkan sebelumnya. Adapun prosedur dari perancangan sistem informasi penjualan yang diusulkan adalah sebagai berikut: Marketing Keuangan Inventory Manager Sistem Informasi Penjualan Direktur 1. Input Sales Order 2. Input Surat Pengiriman Motor 6. Input Permintaan Persediaan Motor 5. input Pembayaran dari CustomerLeasing 3. input Invoice 4. Cetak Surat Pengiriman Motor 7. Input Surat Masuk Motor 8. Manage Persediaan Motor 9. Input Retur HRD 10. Manage Data Pegawai Admin 12. Melihat Laporan Persediaan Motor, Laporan Penjualan, Laporan Retur, Laporan Pesanan Motor, Ramalan Penjualan Forecasting 11. Melihat Laporan Persediaan Motor, Laporan Penjualan, Laporan Retur, Laporan Pesanan Motor Manage User Gambar 4.3 Sistem Usulan Gambaran prosedur sistem yang diusulkan ini adalah : 1. Makaketing membuka sistem untuk melakukan inputSales Order 2. Setelah mengisi beberapa data yang dibutuhkan untuk Sales Order, Marketing menginputsurat pengiriman motor yang nantinya akan diserahkan ke bagian keuangan untuk di setujui.