d. Dokumen, termasuk rekaman yang disyaratkan oleh standar ini.
e. Dokumen termasuk rekaman yang ditentukan oleh organisasi sebagai dokumen
penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses secara efektif , yang terkait dengan aspek lingkungan penting.”
Persyaratan tersebut dipenuhi PT. XYZ dengan membuat susunan manual LK3 yang berguna untuk memberikan arah dokumen lain yang menjadi bagian
dari SMLK3 PT. XYZ. Dokumen tersebut dikelola oleh EHS System Development dan diterjemahkan dalam prosedur.
i. Pasal 4.4.5 Pengendalian Dokumen
SNI 19-14001-2005 pasal 4.4.5 menyatakan bahwa: “Organisasi harus menetapkan prosedur untuk:
a. Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang reapprove
dokumen. c.
Memastikan agar versi dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan. d.
Mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan menerapkan identifikasi yang cocok pada dokumen tersebut bila masih disimpan untuk maksud
tertentu.” Dokumen atau catatan yang berkaitan dengan SMLK3 PT. XYZ terkendali.
Jenis-jenis dokumen tersebut adalah Manual LK3, Prosedur LK3, Instruksi Kerja LK3, Standar LK3, dan Catatan LK3. Bagian EHS bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua dokumentasi yang dipergunakan dalam SMLK3 mempunyai status versi dan identifikasi yang jelas, pendistribuasiannya terkendali
dan catatan dari status versi terakhir disimpan. Personil berwenang yang ditunjuk memastikan bahwa dokumen kadaluwarsa sudah disingkirkan atau diidentifikasi
sebagai dokumen kadaluwarsa dari semua tempat pemakaian untuk mencegah penggunaan yang tidak disengaja terhadap dokumen kadaluwarsa tersebut.
j. Pasal 4.4.6 Pengendalian Operasional
Pasal 4.4.6 dalam SNI 19-14001-2005 menyatakan bahwa:
“Organisasi harus mengidentifikasikan dan merencanakan operasi yang terkait dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi sesuai dengan
kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan agar operasi tersebut dilaksanakan pada kondisi tertentu, dengan:
a. Menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk
mengendalikan situasi yang tidak sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan apabila prosedur tersebut tidak ada.
b. Menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek
lingkungan penting yang telah diidentifikasikan pada barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi serta mengkomunikasikan prosedur dan
persyaratan yang berlaku kepada pema sok, termasuk kontraktor.”
Seluruh proses direncanakan dan dikendalikan untuk memastikan bahwa PT. XYZ telah mengendalikan aspek penting dan resiko LK3 sesuai dengan
kebijakan LK3 serta tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Pengendalian aktivitas atau proses dikendalikan oleh salah satu atau kombinasi dari langkah dan
usaha antara lain yaitu: 1. Rambu-rambu, simbol, tanda dan identitas lain yang ditempatkan pada benda,
bahan, area atau alat-alat kerja. 2. Pengendalian lapangan langsung yang dilakukan oleh pimpinan kerja.
3. Pemasangan Safety Device, penyediaan dan pemakaian Alat Pelindung Diri APD untuk menghindari dang mengurangi kemungkinan kecelakaan dan
penyakit akibat kerja. 4. PT. XYZ mengkomunikasikan persyaratan, tata tertib standar LK3 kepada
kontraktor dan pemasok dalam rangka aktivitas pencegahan pencemaran, kecelakaan dan penyakit akibat kerja secara berkesinambung sesuai dengan
skala yang ditimbulkannya.
k. Pasal 4.4.7 Kesiagaan dan Tanggap Darurat
Pasal 4.4.7 dalam SNI 19-14001-2005 menyatakan bahwa: “Organisasi harus melakukan tindakan terhadap situasi darurat dan kecelakaan
yang terjadi serta mencegah atau mengatasi dampak lingkungan negatif yang ditimbulkan.”
