LK3 pada area atau proses yang menjadi tanggung jawabnya. Seluruh karyawan juga diwajibkan untuk menerapkan asas-asas dalam kebijakan LK3 yang
dituangkan dalam peraturan, prosedur, instruksi kerja di dalam SMLK3. Pimpinan kerja terkait bertanggung jawab mengidentifikasi tingkat pemenuhan kompetensi
karyawan dibawah tanggung jawabnya dan mengusulkan bila mana pelatihan tambahan diperlukan. PT. XYZ memberikan pelatihan atau program peningkatan
kepedulian kepada pemasok atau penyalur dan rekaman bisnis yang bekerja untuk dan atas nama PT. XYZ.
g. Pasal 4.4.3 Komunikasi
Pasal 4.4.3 dalam SNI 19-14001-2005 menyatakan bahwa: “Organisasi harus memutuskan apakah akan melaksanakan komunikasi kepada
pihak ekternal mengenai aspek lingkungannya dan harus mendokumentasikan keputusan tersebut. Apabila keputusan organisasi adalah melaksanakan
komunikasi eksternal tersebut, maka organisasi harus menetapkan dan menerapkan metode untuk komunikasieksternal tersebut.”
Pemenuhan persyaratan pasal 4.4.3 dilakukan oleh perusahaan dengan menjalakan dua sistem komunikasi yaitu komunikasi internal dan eksternal.
Komunikasi internal LK3 terkait SMLK3, kebijakan, tujuan, sasaran, peraturan dan hal-hal lain dikomunikasikan kepada karyawan melalui rapat pimpinan kerja,
PSM, spanduk, leaflet, pameran, seminar, lomba, pelatihan, media cetak, intranet dan media publik internal lainnya. Komunikasi eksternal LK3 dapat dilakukan
melalui aktivitas pelaporan dokumen pengelolaan LK3 kepada instansi terkait yang berlaku, majalah, seminar, dan forum komunikasi yang dikelola oleh
lembaga-lembaga ekternal.
h. Pasal 4.4.4 Dokumentasi
Pasal 4.4.4 dalam SNI 19-14001-2005 menyatakan bahwa: “Dokumentasi sistem manajemen lingkungan harus mencakup:
a. Kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan.
b. Penjelasan lingkup sistem manajemen lingkungan.
c. Penjelasan unsure-unsur utama sistem manajemen lingkungan dan
keterkaitannya serta rujukan kepada dokumen terkait.
d. Dokumen, termasuk rekaman yang disyaratkan oleh standar ini.
e. Dokumen termasuk rekaman yang ditentukan oleh organisasi sebagai dokumen
penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses secara efektif , yang terkait dengan aspek lingkungan penting.”
Persyaratan tersebut dipenuhi PT. XYZ dengan membuat susunan manual LK3 yang berguna untuk memberikan arah dokumen lain yang menjadi bagian
dari SMLK3 PT. XYZ. Dokumen tersebut dikelola oleh EHS System Development dan diterjemahkan dalam prosedur.
i. Pasal 4.4.5 Pengendalian Dokumen
SNI 19-14001-2005 pasal 4.4.5 menyatakan bahwa: “Organisasi harus menetapkan prosedur untuk:
a. Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang reapprove
dokumen. c.
Memastikan agar versi dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan. d.
Mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan menerapkan identifikasi yang cocok pada dokumen tersebut bila masih disimpan untuk maksud
tertentu.” Dokumen atau catatan yang berkaitan dengan SMLK3 PT. XYZ terkendali.
Jenis-jenis dokumen tersebut adalah Manual LK3, Prosedur LK3, Instruksi Kerja LK3, Standar LK3, dan Catatan LK3. Bagian EHS bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua dokumentasi yang dipergunakan dalam SMLK3 mempunyai status versi dan identifikasi yang jelas, pendistribuasiannya terkendali
dan catatan dari status versi terakhir disimpan. Personil berwenang yang ditunjuk memastikan bahwa dokumen kadaluwarsa sudah disingkirkan atau diidentifikasi
sebagai dokumen kadaluwarsa dari semua tempat pemakaian untuk mencegah penggunaan yang tidak disengaja terhadap dokumen kadaluwarsa tersebut.
j. Pasal 4.4.6 Pengendalian Operasional
Pasal 4.4.6 dalam SNI 19-14001-2005 menyatakan bahwa:
