Struktur Organisasi Prima Diet Catering Kegiatan Operasional Prima Diet Catering

pernyataan tertulis mengenai visi, misi, dan tujuan perusahaan menjadi pedoman dalam membantu Prima Diet Catering untuk dapat mencapai tujuan sesuai dengan harapan yang diinginkan. Berdasarkan hal tersebut, Prima Diet Catering memiliki visi, misi, dan tujuan perusahaan agar proyeksi keberhasilan usaha pada akhirnya dapat tercapai sesuai dengan harapan perusahaan. Visi Prima Diet Catering adalah menjadi perusahaan besar dalam pelayanan jasa dan penyelenggaraan produk katering khusus yang menyediakan makanan khusus diet dengan karakteristik dan sentuhan personal. Pencapaian visi ini tertuang dalam misi Prima Diet Catering, yaitu: a. Pemenuhan kebutuhan terhadap makanan yang bersih, sehat, cukup kalori sebagai sumber ketersediaan energi penunjang aktivitas sehari-hari b. Pemenuhan kebutuhan terhadap makanan khusus sebagai penunjang keberhasilan terapi dan mencegah timbulnya komplikasi c. Pemenuhan kebutuhan terhadap makanan khusus disesuaikan dengan selera individu dan gaya hidupnya Berdasarkan visi dan misi Prima Diet Catering tersebut, maka tujuan perusahaan adalah mengkontribusikan pelayanan bagi pencapaian kebutuhan makanan yang sehat melalui keterjangkauan usaha. Pencapaian tujuan tersebut diantaranya dengan rencana membuka sistem waralaba franchise, pendirian wellness center , dan pengembangan frozen diet food yaitu makanan sehat beku yang siap santap.

5.4 Struktur Organisasi Prima Diet Catering

Struktur organisasi suatu perusahaan menggambarkan suatu hubungan tanggung jawab dan wewenang yang ada pada suatu perusahaan. Selain itu, struktur organisasi juga menggambarkan pembagian kerja dari suatu aktivitas tertentu guna kelancaran usaha yang sedang dijalankan oleh suatu perusahaan. Prima Diet Catering dalam menjalankan kegiatan usahanya juga memiliki pembagian tugas dalam suatu struktur organisasi. Gambaran umum mengenai struktur organisasi Prima Diet Catering dalam kegiatan usahanya dapat dilihat pada Gambar 5. Gambar 5. Struktur Organisasi Prima Diet Catering Berdasarkan Gambar 5 dapat dijelaskan bahwa Prima Diet Catering memiliki dua orang yang bertanggung jawab terhadap manajemen puncak Prima Diet Catering. Namun, secara keseluruhan kegiatan operasional penyelenggaraan Prima Diet Catering berada di bawah wewenang direktur utama Prima Diet Catering. Direktur keuangan dan pengembangan bisnis memiliki wewenang terhadap sumber-sumber pembiayaan dan juga berupaya melakukan kegiatan pengembangan usaha bagi Prima Diet Catering. Kegiatan operasional Prima Diet Catering secara umum terbagi dalam tiga bagian manajemen, yaitu: 1 bagian administrasi kantor, 2 bagian produksi dan operasi, dan 3 bagian marketing. Bagian administrasi kantor terdiri atas satu orang bendahara, satu orang sekretaris, dan satu orang customer care. Bagian produksi dan operasi terdiri atas satu orang tenaga ahli gizi, empat orang tenaga persiapan produksi, empat orang tenaga pengolahan, dua orang tenaga packaging, dan tiga orang office boy OB. Bagian marketing dimaksudkan pada tenaga distribusi dengan jumlah lima orang.

5.5 Kegiatan Operasional Prima Diet Catering

Kegiatan operasional perusahaan terkait dengan kegiatan penyelenggaraan katering kesehatan yang dilakukan oleh Prima Diet Catering secara umum dari input, proses penyelenggaraan makanan, dan output. Direktur Keuangan dan Pengembangan Bisnis dr. Mungki M. Hartanto Bagian Administrasi Bagian Produksi dan Operasi Bagian Marketing Direktur Utama, Pendiri, dan Konsultan Diet dr. Peni M. Hartanto, MKM 1 Input a Fasilitas produksi Fasilitas produksi yang dimiliki oleh Prima Diet Catering dalam penyelenggaraan jasa katering meliputi bangunan dan peralatan. Gedung yang digunakan sebagai tempat produksi dan penyelenggaraan makanan diantaranya terdiri dari ruang persiapan nabati dan hewani, ruang pencucian alat masak, dapur pengolahan dan ruang packaging yang berdekatan, dan ruang kantor administrasi. Perlengkapan dan peralatan produksi yang dimiliki oleh Prima Diet Catering dalam penyelenggaraan makanan terdiri dari 8 buah kompor gas, oven, lemari pendingin kulkas, lemari es freezer, blender, panci, wajan, panci penanak nasi, dan lain-lain. Kondisi perlengkapan produksi seperti kompor gas, oven, kulkas, freezer, dan blender dalam keadaan baik. Peralatan masak seperti panci, wajan, panci penanak nasi, dan lainnya juga berada dalam kondisi yang baik. Kebersihan akan peralatan masak diperhatikan dengan baik, dalam hal ini kebersihan peralatan masak khususnya peralatan masak untuk pengolahan dilakukan oleh tenaga OB. Pemeriksaan terhadap kelayakan peralatan dan perlengkapan masak juga dilakukan setiap bulannya oleh bagian produksi untuk mengetahui apakah ada peralatan yang harus diganti karena sudah tidak layak pakai. Kegiatan ini sangat penting dilakukan karena dapat mendukung kelancaran proses penyelenggaraan katering terhadap kelayakan dan ketersediaan peralatan dan perlengkapan produksi. 2 Proses penyelenggaraan makanan a Perencanaan menu Perencanaan menu dibuat untuk siklus 15 hari dan akan digunakan selama kira-kira 2,5 bulan. Menu yang sudah ada atau dibuat tetap berjalan selama 15 hari meskipun terpotong hari libur, misalnya libur pada hari ke 14, maka menu 14 ditiadakan, hari ke 15 menggunakan menu ke 15. Menu dibuat oleh direktur utama dengan menggunakan bahan makanan protein hewani dan nabati sebagai menu utama dengan modifikasi yang berbeda-beda. Dalam hal ini, informasi mengenai menu-menu dibuat berdasarkan pada tabel-tabel yang berisikan bahan makanan hewani dan nabati sebagai menu utama dan dibuat tabel menu makan siang dan makan malam yang berisikan panduan menu yang akan dibuat. Bahan makanan hewani dan nabati yang akan digunakan disusun secara bergantian agar dalam satu hari tidak ada bahan makanan yang sama sehingga menghindari kebosanan terhadap jenis makanan tertentu. Porsi untuk kebutuhan makanan hewani dan nabati dibuat menjadi porsi kecil dan besar yang akan disesuaikan dengan kebutuhan konsumen 50 gr dan 100 gr. Menu utama didasarkan pada karakteristik individu, yaitu penyakit konsumen, diet alternatif, dan alergi tertentu. Penyesuaian menu menurut karakteristik diet alternatif konsumen yaitu dengan menyesuaikan kebutuhan kalori konsumen dengan tipe diet yang dipilih, misalnya untuk program food combining maka dibutuhkan sumber hewani sebesar 100 gram, nabati sebesar 100 gram, sayuran 200 gram. Dalam hal ini, menu-menu alternatif dipersiapkan sebagai pengganti atau penukar jika menu yang dibuat tidak sesuai dengan selera atau menyebabkan konsumen alergi. Pemesanan Kegiatan pemesanan diawali oleh adanya pemesanan dari calon konsumen melalui telepon, fax, email, atau konsumen datang langsung ke Prima Diet Catering. Calon konsumen akan diberikan penjelasan terlebih dahulu oleh ahli gizi Prima Diet Catering mengenai program yang ada. Ketika calon konsumen sudah berminat untuk berlangganan katering, calon konsumen harus mengisi form pasien yang berisi tentang data pasien, lembar persetujuan antara kedua belah pihak yaitu konsumen dan pihak Prima Diet Catering, serta informasi mengenai karakteristik makanan yang tidak disukai. Kemudian ahli gizi akan membuatkan menu untuk konsumen tersebut berdasarkan siklus menu harian sesuai dengan diet yang dipilih, dan karakteristik konsumen sebagai rekapan menu. Rekapan tersebut dinamakan form order. Form order dibuat untuk setiap kali makan. Setiap hari ada 2 form order, yaitu form order untuk makan siang, dan makan malam. Labelling Pengetikan label dilakukan setelah form order selesai dibuat. Pengetikan label dikerjakan oleh ahli gizi dengan melihat form order, kemudian memindahkannya ke dalam bentuk label. Penulisan menu ke dalam label juga harus dilakukan dengan teliti karena label tersebut akan ditempel di kardus makanan dan akan digunakan sebagai petunjuk dalam kegiatan packaging dalam memasukkan makanan ke dalam box. b Pengadaan bahan baku Perencanaan bahan makanan Perencanaan bahan makanan secara keseluruhan dalam penyelenggaraan katering Prima Diet Catering didasarkan pada penghitungan kebutuhan bahan makanan dari form order dan selanjutnya direkapitulasi dengan cara dikelompokkan sesuai siklus menu sehingga dalam form kebutuhan makanan harus terdapat beberapa bahan baku, yaitu : - Jenis bahan makanan primer atau bahan utama masakan - Jenis bahan makanan pelengkap, yaitu bahan yang digunakan bersama bahan primer dalam masakan, tetapi bukan berfungsi sebagai bumbu - Jenis bumbu dasar yang diperlukan, yaitu bumbu-bumbu yang umumnya digunakan dalam sebagian besar masakan - Jenis bumbu pelengkap yang diperlukan, yaitu bumbu yang memberikan rasa dan aroma khas untuk masakan - Jenis bahan pembantu yang diperlukan untuk memasak makanan seperti minyak goreng, dan lainnya. Pengadaan bahan makanan dan bahan penunjang Bahan makanan yang akan dibutuhkan dalam proses pemasakan diperoleh dari pemasok tetap dan pembelian langsung melalui pasar maupun supermarket. Bahan makanan yang dibutuhkan terbagi atas dua, yaitu bahan makanan basah dan bahan makanan kering. Bahan makanan basah misalnya daging, ayam, dan ikan. Bahan makanan kering misalnya bahan-bahan bumbu masakan. Selain bahan makanan utama, Prima Diet Catering juga membutuhkan bahan-bahan penunjang lainnya misalnya, plastik, plastik mika, kardus makanan, isi staples, tisu, dan sarung tangan ”disposable”. Beberapa pembelian barang tersebut dapat dilakukan dengan pemesanan melalui telepon, namun ada pula yang membeli langsung di pasar atau supermarket. Penerimaan bahan makanan Proses penerimaan bahan makanan dari supplier dilakukan oleh tenaga persiapan bahan makanan. Bahan makanan yang telah dipesan dari supplier biasanya akan diantarkan pada waktu malam hari. Bahan makanan tersebut diperiksa terlebih dahulu dengan menimbangnya sesuai pemesanan yang diajukan oleh pihak Prima Diet Catering. Penyimpanan bahan makanan Proses penyimpanan bahan makanan dibedakan berdasarkan pada karakteristik bahan makanannya, yaitu bahan makanan kering dan basah. Penyimpanan bahan makanan kering diantaranya untuk kebutuhan beras dan bahan makanan kering lainnya. Beras disimpan pada tempat penyimpanan beras tersendiri, sedangkan bahan makanan kering lainnya seperti gula, garam, dan lain- lain disimpan pada lemari atau rak penyimpanan kering. Penyimpanan bahan makanan basah secara umum juga dibagi dua, yaitu penyimpanan bahan makanan hewani untuk daging, ayam dan ikan serta penyimpanan bahan makanan nabati dan sayuran. Bahan makanan hewani disimpan dalam freezer, sedangkan bahan makanan nabati dan sayuran disimpan dalam lemari pendingin kulkas. c Persiapan dan Pengolahan Bahan Makanan Persiapan bahan makanan Proses persiapan bahan makanan adalah proses yang cukup penting sebelum pemasakan karena jika proses ini terhambat maka proses pemasakan juga akan mengalami hambatan. Alur kerja proses persiapan bahan makanan dapat dibedakan berdasarkan persiapan bahan makanan nabati dan sayuran, persiapan bahan makanan hewani, dan persiapan bumbu dapur. 1. Alur kerja proses persiapan bahan makanan nabati dan sayuran - Rekapan bahan makanan nabati dan sayuran - Bahan makanan nabati dan sayuran diambil dari lemari pendingin - Bahan makanan dikupas dan dipotong - Bahan makanan ditimbang - Bahan makanan dicuci - Bahan makanan diserahkan kepada bagian pemasakan 2. Alur kerja proses persiapan bahan makanan hewani - Rekapan bahan makanan hewani - Bahan makanan hewani diambil dari lemari es freezer - Bahan makanan dibersihkan dan ditimbang - Bahan makanan dipotong - Bahan makanan dicuci - Bahan makanan diserahkan kepada bagian pemasakan 3. Alur kerja proses persiapan bumbu dapur - Rekapan bumbu dapur yang digunakan - Bumbu dapur diambil dari tempat penyimpanan - Bumbu dikupas dan dipotong - Bumbu dicuci bersih - Bumbu diblender sampai halus - Bumbu dimasak dan siap digunakan Pengolahan bahan makanan Proses pengolahan bahan makanan yang dilakukan oleh Prima Diet Catering pada dasarnya sama dengan penyelenggaraan makanan lainnya. Perbedaan yang mendasar dalam proses pengolahan bahan makanan di Prima Diet Catering adalah menu yang dimasak adalah menu standar kesehatan. Dalam hal ini, tenaga pengolahan akan mengikuti rekapan menu yang berisi informasi menu- menu yang akan dimasak dan informasi mengenai karakteristik masakan yang diolah. Misalnya, menu yang disajikan sama yaitu sayur sop namun dengan karakteristik yang berbeda antara konsumen yang satu dengan yang lain diantaranya sayur sop tanpa lada, sayur sop rendah garam, dan lainnya. Rekapan menu tersebut sangat penting sebagai petunjuk pengolahan yang harus dijalankan dengan tujuan agar makanan yang disajikan dapat sesuai dengan pesanan. 3 Output Makanan-makanan yang sudah matang selanjutnya siap untuk dilakukan pengemasan oleh tenaga packaging. Makanan-makanan tersebut dibagi berdasarkan macam diet dengan memberikan label pada kemasan misalnya normal, rendah garam, garam diet, gula diet, plain, dan juga berdasarkan karakteristik konsumen, misalnya tidak pedas, dan tidak manis. Kemasan yang digunakan antara lain kantong plastik untuk mengemas sop, sayur, tumis, atau makanan berkuah lainnya, plastik mika untuk mengemas nasi, salad, snack, goreng-gorengan, gelas plastik untuk jus, dan kemasan lainnya seperti alumunium foil dan wrapped plastic. Setelah makanan selesai dikemas, ahli gizi akan memasukan makanan tersebut ke kardus makanan yang sudah diberi label menu dan data konsumen. Ahli gizi juga akan mengecek kembali apakah menu atau makanan tersebut cocok dengan menu konsumen yang ada pada form order. Setelah kardus makanan tersebut selesai diisi dengan lengkap, ahli gizi akan menutup kardus tersebut dan menandatangani suatu form control yang ditempel setiap kardus. Kegiatan tersebut diberi istilah dengan ”tutup box” dan selanjutnya box tersebut siap diantarkan oleh petugas pengiriman. VI ANALISIS LINGKUNGAN PERUSAHAAN Analisis lingkungan merupakan salah satu proses yang harus dilakukan dalam manajemen strategis yang bertujuan untuk mengidentifikasi lingkungan perusahaan. Pada umumnya lingkungan perusahaan terdiri atas lingkungan eksternal dan lingkungan internal.

6.1 Analisis Lingkungan Eksternal