Proses pendistribusian yang dilakukan oleh Prima Diet Catering secara umum sudah berjalan baik. Hal ini dikarenakan adanya pembagian tugas yang
jelas setiap harinya yang dipimpin oleh koordinator tenaga delivery services. Koordinator bertanggung jawab dalam pembagian tugas kepada tenaga delivery
services, yang berjumlah lima orang tenaga kerja tetap, berdasarkan wilayah
pengiriman bagi konsumen. Perusahaan juga memiliki tenaga pengiriman lepas yang sewaktu-waktu dibutuhkan. Proses pendistribusian makanan dilakukan
dengan menggunakan motor yang dilengkapi dengan box besi Prima Diet Catering yang dapat menampung 24 box makanan. Setiap harinya tenaga delivery
services mendapatkan pergantian wilayah pengiriman yang sengaja dilakukan
oleh koordinator delivery services. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar setiap tenaga delivery services mampu mengetahui semua rute wilayah pengiriman
Prima Diet Catering. Hambatan yang sering terjadi dalam proses pendistribusian adalah terkait
dengan jalanan yang macet dengan kondisi padat lalu-lintas di wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya sehingga terkadang pesanan katering terlambat sampai
kepada konsumen. Berdasarkan kondisi tersebut, Prima Diet Catering berupaya untuk meminimalisasi hambatan tersebut dengan memulai waktu pengiriman oleh
tenaga delivery services dalam rentang waktu dua jam sebelum waktu makan. Pengiriman katering untuk makan siang dilakukan oleh tenaga delivery services
pada pukul 10.00 WIB, sedangkan pengiriman makan malam dilakukan pada pukul 15.30 WIB.
6.2.3 Keuangan
Perencanaan kebutuhan anggaran bagi suatu usaha tidak terlepas dari tingkat permodalan yang dimiliki oleh perusahaan. Tingkat permodalan terkait
dengan sumber permodalan perusahaan. Pada tahap awal pendiriannya, sumber permodalan yang dimiliki oleh Prima Diet Catering merupakan modal sendiri
pemilik perusahaan. Seiring dengan perjalanan usahanya, pemenuhan kebutuhan akan modal usaha yang lebih besar dirasakan penting oleh perusahaan sehingga
pemilik pernah melakukan peminjaman modal kepada lembaga perbankan. Kegiatan pembayaran cicilan hutang tersebut sampai saat ini masih terus
dilakukan. Hal ini menjadi salah satu kendala bagi pemilik perusahaan dalam
kegiatan pengembangan usaha selanjutnya terkait dengan keterbatasan dalam pengalokasian modal. Namun, kegiatan proses penyelenggaraan katering
kesehatan dapat tetap berjalan dengan baik karena adanya sistem pembayaran yang dilakukan di awal program oleh konsumen. Hal ini dapat menjadi kekuatan
bagi Prima Diet Catering karena dapat menunjang kelancaran kegiatan penyelenggaraan usaha katering kesehatan dengan tetap berupaya untuk
meningkatkan permodalan baik dalam hal pembayaran hutang maupun kegiatan pengembangan bisnis selanjutnya.
6.2.4 Produksi
Analisis kegiatan produksi atau operasi perusahaan Prima Diet Catering terkait dengan serangkaian proses penyelenggaraan makanan. Adapun kegiatan-
kegiatan yang akan dianalisis dalam proses penyelenggaraan makanan Prima Diet Catering adalah sebagai berikut:
6.2.4.1 Perencanaan Menu
Menu-menu yang dibuat dalam penyelenggaraan katering Prima Diet Catering telah ditetapkan berdasarkan standar menu oleh direktur utama
operasional, yaitu dr. Peni. M. Hartanto, MKM. Menu-menu yang ada disusun berdasarkan siklus menu 15 hari. Hal ini dilakukan oleh direktur utama dengan
tujuan untuk menghindari kebosanan bagi konsumen, agar dalam satu bulan konsumen setidaknya hanya mengalami pengulangan menu sebanyak dua kali.
Kegiatan penyelenggaraan katering juga tidak terlepas dari resep masakan yang digunakan. Resep masakan yang digunakan di Prima Diet Catering sudah
menggunakan resep baku makanan, yaitu suatu formula yang menerangkan secara rinci mengenai jenis bahan, jenis bumbu, tata cara mengolah dan memasak suatu
masakan sehingga diperoleh cita rasa yang diinginkan. Adanya standar baku terhadap menu makanan dan resep masakan tersebut merupakan suatu kekuatan
yang dimiliki oleh Prima Diet Catering. Hal ini dikarenakan dengan adanya standar baku tersebut, perusahaan dapat mempertahankan cita rasa sebagai kunci
utama dalam suatu penyelenggaraan makanan. Prima Diet Catering dalam kegiatan penyelenggaraan katering kesehatan
akan sangat berbeda dengan jenis katering biasa. Salah satu hal yang membedakan
adalah menu makanan konsumen di Prima Diet Catering akan sangat diperhitungkan dengan jumlah porsi makanan yang disesuaikan dengan kebutuhan
gizi, serta karakteristik konsumen individu. Proses perencanaan menu tersebut sangat tergantung dari kegiatan pemesanan menu dan labelling proses pembuatan
label menu konsumen. a.
Kegiatan pemesanan menu Kegiatan pemesanan adalah kegiatan awal dari rangkaian alur kerja yang
ada dalam proses produksi dan operasi Prima Diet Catering. Setelah calon konsumen dijelaskan oleh bagian customer care tentang program-program yang
ada di Prima Diet Catering dan mengisi form konsumen, bagian selanjutnya diserahkan kepada tenaga gizi yang akan menangani kebutuhan menu konsumen.
Dalam hal ini, tenaga gizi harus sangat berhati-hati dalam menentukan menu makanan berdasarkan karakteristik dan penyakit konsumen.
Pertama-tama, tenaga gizi harus menghitung dahulu kalori yang dibutuhkan konsumen tersebut. Misalnya, untuk konsumen yang menderita
diabetes mellitus dan hipertensi, tenaga gizi harus menghitung kebutuhan energi total konsumen tersebut berdasarkan data yang ada di form konsumen, antara lain
tinggi badan, berat badan, dan umur. Setelah diketahui kebutuhan energi totalnya, tenaga gizi juga harus melihat karakteristik konsumen, misalnya konsumen tidak
suka ikan atau brokoli. Kemudian, tenaga gizi menentukan menu untuk konsumen berdasarkan siklus menu 15 hari yang sudah ada. Jika dalam siklus menu tersebut
terdapat menu protein hewani ikan, maka tenaga gizi harus mencari menu pengganti atau alternatif karena konsumen tersebut tidak suka ikan. Selain itu, jika
konsumen tersebut menderita hipertensi, maka tenaga gizi jangan sampai lupa untuk menuliskan istilah ”RG” rendah garam pada menu konsumen tersebut di
form order . Tenaga gizi setiap hari juga harus membuat form order sebanyak dua
buah, yaitu untuk makan siang, dan makan malam. Form order harus selesai dibuat maksimal pukul 15.00 untuk pemesanan keesokan harinya. Setelah selesai
membuat form order, kegiatan selanjutnya yang dilakukan oleh tenaga gizi adalah melakukan pengetikan label. Pengetikan label juga harus dilakukan dengan teliti
karena label tersebut akan ditempel di kardus makanan dan akan digunakan sebagai petunjuk dalam kegiatan packaging.
Berdasarkan rincian tugas bagian pemesanan di atas, maka dapat dijelaskan bahwa pemesanan merupakan hal terpenting dalam rangkaian kegiatan
selanjutnya. Jumlah tenaga gizi yang dimiliki oleh perusahaan saat ini hanya satu orang dan dirasakan kurang mencukupi. Hal ini dikarenakan jika terdapat kendala
keterlambatan dalam kegiatan pemesanan menu dan labelling akan mempengaruhi kegiatan selanjutnya.
6.2.4.2 Pengadaan Bahan Baku Makanan
Analisis kegiatan pengadaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan terkait dengan perencanaan dan pembelian bahan baku makanan, penerimaan dan
penyimpanan bahan baku makanan. Adapun rangkaian proses pengadaan bahan baku makanan adalah :
a. Perencanaan bahan baku makanan
Perencanaan bahan baku makanan adalah langkah yang harus dilakukan Prima Diet Catering setelah perencanaan menu. Penghitungan kebutuhan bahan
baku makanan didasarkan pada resep baku masing-masing jenis masakan, dan porsi baku makanan untuk setiap konsumen. Penghitungan bahan makanan akan
disesuaikan dengan rekapan menu konsumen dan siklus menu sehingga memudahkan dalam memperkirakan jumlah standar bahan baku yang dibutuhkan.
Namun, setiap harinya penghitungan bahan baku tetap dilakukan terkait dengan adanya penambahan konsumen. Tenaga yang melakukan penghitungan kebutuhan
bahan makanan adalah kepala masak Prima Diet Catering yang merupakan koordinator bagian produksi.
b. Pembelian bahan baku
Sistem pembelanjaan bahan baku makanan dilakukan sebagian besar melalui pemasok tetap dan pembelian langsung dari supermarket atau pasar
tertentu terhadap kebutuhan bahan baku organik. Bahan baku yang disediakan oleh pemasok antara lain bahan baku makanan hewani seperti daging, ayam, dan
ikan, bahan baku sayur-sayuran dan buah-buahan, dan pasokan beras. Pemesanan bahan baku makanan ke pemasok dilakukan melalui via telepon. Pemesanan
bahan baku makanan pada umumnya dipesan setiap hari, khususnya bagi kebutuhan sayur-sayuran dan buah-buahan segar. Kebutuhan bahan makanan
hewani juga dipesan setiap hari, namun dengan tetap melihat persediaan bahan
baku hewani yang ada. Pasokan beras dilakukan setiap dua minggu sekali oleh Prima Diet Catering kepada pemasok dengan jumlah rata-rata pesanan sebesar 20
karung beras. Pengiriman bahan baku makanan diantar oleh pihak pemasok ke Prima Diet Catering. Sistem pembelanjaan yang dilakukan ini memberikan
kemudahan dalam ketersediaan bahan baku makanan sehingga proses penyelenggaraan katering Prima Diet Catering dapat berjalan baik.
c. Penerimaan bahan makanan
Prosedur yang dilakukan Prima Diet Catering dalam proses penerimaan bahan baku makanan dilakukan dengan baik. Pada saat pemasok datang, bahan
makanan yang dipesan dari pemasok akan dilihat apakah sudah sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Selanjutnya bahan baku makanan tersebut ditimbang
untuk melihat apakah jumlahnya sesuai dengan pemesanan. Setelah proses penimbangan, jika terdapat kekurangan maka perusahaan akan melaporkannya
pada pemasok, sehingga pemasok dapat mengirimkan kekurangannya. d.
Penyimpanan bahan makanan Prosedur yang dilakukan Prima Diet Catering dalam proses penyimpanan
bahan baku makanan dilakukan dengan baik dan sistematis. Penyimpanan bahan baku makanan sudah dibedakan berdasarkan bahan makanan kering dan bahan
makanan basah. Bahan makanan kering yang baru diterima kemudian dimasukan ke dalam lemari penyimpanan. Bahan makanan basah seperti sayuran dan bahan
makanan hewani langsung dimasukan ke dalam lemari pendingin kulkas dan lemari es freezer. Sayuran disimpan di lemari pendingin kulkas dan bahan
hewani disimpan di lemari es freezer. Berdasarkan kondisi tersebut dapat terlihat bahwa bahan makanan sudah dipisahkan menurut jenisnya, dan bahan makanan
yang sudah lama diletakan di sebelah atas atau bagian depan sehingga tidak ada stok bahan yang rusak karena terlalu lama disimpan.
6.2.4.3 Persiapan dan Pengolahan Bahan Makanan
a. Persiapan bahan makanan
Tahap awal persiapan bahan makanan yang dilakukan oleh Prima Diet Catering merupakan salah satu tahap yang sangat penting karena menu makanan
konsumen bermacam-macam sehingga bagian persiapan berperan penting untuk memperlancar tahap pengolahan atau pemasakan. Prima Diet Catering memiliki
ruangan khusus dalam persiapan bahan makanan, baik bahan makanan hewani maupun bahan makanan nabati. Tenaga kerja persiapan bahan makanan yang
dimiliki oleh Prima Diet Catering berjumlah empat orang dengan dua kali sistem pembagian kerja. Setiap dua orang yang bekerja mempunyai tugas masing-masing
yaitu dalam persiapan bahan makanan nabati dan persiapan bahan makanan hewani. Tenaga persiapan yang bekerja malam hari melakukan persiapan bahan
baku makanan untuk proses produksi pagi hari, sebaliknya tenaga persiapan pagi hari melakukan persiapan bahan baku makanan untu proses produksi siang hari.
Berdasarkan kondisi tersebut, Prima Diet Catering telah menerapkan prosedur yang jelas dalam bagian persiapan sehingga sangat membantu dalam proses
pengolahan bahan makanan selanjutnya. b.
Pengolahan bahan makanan Pengolahan bahan makanan di Prima Diet Catering dilaksanakan sesuai
dengan prosedur pengolahan bagi kebutuhan katering kesehatan. Hal ini dapat dilihat dari proses pengolahan yang dilakukan oleh tenaga pengolahan makanan.
Makanan yang akan dimasak disesuaikan terlebih dahulu dengan rekapan menu. Bahan makanan yang sudah dipersiapkan selanjutnya dimasak berdasarkan
karakteristik yang tercantum dalam rekapan menu tersebut. Pengolahan bahan makanan dilakukan dalam dua proses kerja, yaitu pengolahan untuk makan siang
dan pengolahan untuk makan malam. Proses pengolahan bahan makanan diet pada dasarnya sama, hanya saja terdapat perbedaan pada bahan-bahan dasar makanan
yang digunakan. Misalnya, garam dan gula yang digunakan adalah garam dan gula diet, tidak menggunakan santan tetapi diganti dengan susu low fat high
calcium susu cair, dan tidak diperbolehkan menggunakan MSG. Selain itu,
teknik pengolahan yang dilakukan juga disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan konsumen, misalnya untuk memasak nasi terdapat dua cara yaitu
dengan cara menanak dan mengetim. Bahan-bahan makanan lainnya seperti sayuran, lauk pauk hewani, dan nabati diolah sesuai dengan cara pembuatannya
yaitu dikukus, direbus, dipanggang, digoreng, ditumis, dan disetup. Tenaga pengolahan yang dimiliki oleh Prima Diet Catering saat ini berjumlah tiga orang
di bidang pengolahan bahan makanan, dan satu orang khusus memasak nasi.
6.2.4.4 Pengemasan
Penyajian makanan untuk konsumen di Prima Diet Catering menggunakan cara pengemasan dalam box makanan kardus terkait dengan kepraktisan dalam
pendistribusian makanan yang dikirim melalui sistem delivery services. Ruangan pengemasan tergabung dalam ruangan pengolahan dengan tujuan untuk
memudahkan dalam kegiatan pengemasan langsung terhadap masakan yang matang. Hal ini dapat dilihat setelah masakan satu per satu selesai dimasak, tenaga
pengolah dapat dengan segera meletakkan masakan di meja panjang yang ada di ruang pemasakan sehingga dapat langsung dikerjakan oleh tenaga kerja
pengemasan. Jumlah tenaga kerja pengemasan yang dimiliki oleh Prima Diet Catering sebanyak dua orang.
Koordinasi antara tenaga pengemasan dan tenaga pengolahan sangat penting untuk dilaksanakan dalam kegiatan pengemasan. Hal ini terkait dengan
informasi masakan yang dimasak oleh tenaga pengolah terhadap tenaga pengemasan. Tenaga pengolah akan memberitahu kepada tenaga pengemasan
terkait dengan karakteristik makanan yang telah dimasak, misalnya untuk diet normal, rendah garam, atau karakteristik lainnya. Koordinasi yang telah terjalin
antara tenaga pengolahan dan tenaga pengemasan sudah baik sehingga tidak ada kesalahan dalam pengemasan makanan. Makanan yang masak tersebut dibungkus
berdasarkan porsi makanan dengan kemasan plastik atau mika disesuaikan dengan karakteristik masakan yang sudah diberikan label.
Makanan yang telah selesai dibungkus per porsi siap dimasukkan ke dalam kardus. Tugas ini selanjtnya dilakukan oleh tenaga gizi. Tenaga gizi akan
memasukan makanan ke dalam kardus yang disesuaikan dengan menu yang ada di label kardus dan form order yang dipegang oleh tenaga gizi. Tenaga gizi akan
memastikan bahwa makanan yang disajikan sesuai dengan pemesanan konsumen. Selanjutnya tenaga gizi akan menandatangani form control yang terdapat di atas
kardus kemasan yang menandakan bahwa pemerikasaan oleh tenaga gizi telah dilakukan dan siap untuk dikirim. Jumlah tenaga gizi yang berjumlah satu orang
dengan alokasi tugas yang cukup berat menjadi salah satu faktor yang harus diperhatikan oleh perusahaan mengingat peran dan tugas tenaga gizi yang sangat
penting bagi kegiatan penyelenggaraan katering kesehatan. Oleh karena itu, Prima
Diet Catering diharapkan dapat meningkatkan jumlah tenaga gizinya dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan secara optimal.
Kelemahan lainnya yang dirasakan oleh pemilik perusahaan dalam bidang produksi adalah ruangan yang masih kurang memadai. Hal ini dikarenakan
pesanan yang diterima oleh Prima Diet Catering tidak sebatas pada konsumen harian rumah tangga, tetapi perusahaan juga mendapatkan tambahan pesanan dari
instansi rumah sakit dan juga perusahaan. Saat ini Prima Diet Catering bekerja sama dengan Rumah Sakt PMC dalam menyediakan kebutuhan pasiennya, dengan
jumlah rata-rata perhari 30 orang. Prima Diet Catering juga menerima pesanan dari salah satu perusahaan BUMN untuk kebutuhan karyawannya pada hari senin
dan kamis dengan jumlah 20 orang. Kegiatan proses produksi tersebut masih dapat dilaksanakan di lokasi usaha Prima Diet Catering. Akan tetapi pesanan yang
diterima tidak hanya untuk kebutuhan harian saja, Prima Diet Catering juga sering mendapatkan pesanan untuk berbagai kegiatan dalam jumlah yang cukup besar.
Dalam hal ini, pemilik perusahaan harus menggunakan rumah pribadinya guna melakukan proses produksi.
6.3 Identifikasi Faktor-Faktor Strategis Eksternal dan Internal
