perpustakaan oleh pengguna dan dikembalikan ke perpustakaan”.
27
Pada beberapa perpustakaan terutama perpustakaan kecil, bagian ini juga melayani keanggotaan perpustakaan. Dengan demikian, dapat
disimpulkan bahwa layanan sirkulasi merupakan layanan yang diberikan perpustakaan terkait peminjaman dan pengembalian koleksi
perpustakaan, keanggotaan perpustakaan, dan segala proses yang terkait hal tersebut.
Bagian sirkulasi memiliki dua peran penting pada perpustakaan, yaitu perannya sebagai pengawas keluar dan masuknya koleksi
perpustakaan. Kedua perannya sebagai humas, maksudnya dimana pada bagian ini pemustaka sering kali melakukan interaksi pertama
saat memasuki perpustakaan. Seperti yang dikemukakan pada kutipan di bawah ini:
“The circulation units of a library fills two important roles. The first and perhaps most obvious role is that of circulation
control checking collection materials out and in. A second and equally important role of circulation services is that of
public relations. Often the first contact people make with a library is at the circulation desk, the center of library activity
for most user.
”
28
Bagian sirkulasi melakukan tugas: 1.
Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan. 2.
Pendaftaran anggota,
perpanjangan keanggotaan,
dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
27
G. Edward Evans and Thomas L. Carter, Introduction to Library Public Service USA: Libraries Unlimited, 2009, h. 171.
28
Ibid., h. 172
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang
waktu peminjaman. 4.
Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan. 5.
Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku
hilang atau rusak. 7.
Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. 8.
Membuat statistik peminjaman. 9.
Peminjaman antar perpustakaan. 10.
Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.
11. Tugas lainnya terutama berkaitan dengan peminjaman.
29
Sedangkan menurut Karmidi Mortoatmojo tugas bagian sirkulasi adalah:
1. Pendaftaran peminjam,
2. Prosedur peminjaman,
3. Pemungutan denda,
4. Pengawasan buku-buku tendon reserve books,
5. Waktu,
6. Statistik peminjaman, dan
7. Pinjam antar perpustakaan.
30
Dengan adanya berbagai jenis layanan perpustakaan tentu tidak menjadikan perpustakaan membedakan pemustakapengunjung dalam
29
Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, h. 257-259.
30
Mortoatmodjo, Buku Materi Pokok Pelayanan Bahan Pustaka, h. 38.
memberi pelayanan, perpustakaan harus memegang azas-azas atau prinsip-prinsip layanan perpustakaan.
c. Prinsip-Prinsip dalam Layanan Perpustakaan
Prinsip-prinsip layanan perpustakaan pada umumnya sama, meskipun jenis perpustakaan berbeda. Menurut Sutarno NS, prinsip-prinsip
layanan tersebut antara lain “mudah, sederhana, cepat, tepat, dan
berorientasi kepada pemakai. ”
31
Sedangkan untuk menyelenggaraan layanan perpustakaan yang baik, seharusnya perpustakaan dapat
memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu, antara lain sebagai berikut: 1 tempat memadai, nyaman, sejuk, aman, tentram, tertib,
kondusif; 2 koleksi bahan pustaka dapat memenuhi kebutuhan pemakai dan
memadai, baik dalam hal jumlah, jenisnya, variasi, mutunya maupun keterbaruannya;
3 petugas perpustakaan sebaiknya memiliki dan memenuhi sejumlah persyaratan dasar, umum dan khusus, antara lain:
latar belakang pendidikan, pengalaman, wawasan, kemampuan, keterampilan, kompetensi, dan semangat bekerja dan berusaha
mampu bersaing atau berkompetisi secara sehat dengan perpustakaan yang lain.
32
Dalam bukunya yang berbeda, Sutarno NS menyebutkan bahwa bentuk riil dari layanan perpustakaan antara lain:
1 Layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhanyang
dikehendaki masyarakat pemakai. 2
Berorientasi kepada pemakai. 3
Berlangsung cepat waktu dan tepat sasaran. 4
Berjalan mudah dan sederhana. 5
Murah dan ekonomis. 6
Menarik dan menyenangkan, dan menimbulkan rasa simpati. 7
Bervariatif. 8
Mengundang rasa ingin kembali.
31
Sutarno NS, Mengenal Perpustakaan Jakarta: Jala Permata, 2006, h. 41.
32
Ibid.
9 Ramah tamah.
10 Bersifat informatif, membimbing, dan mengarahkan, tetapi
tidak bersifat menggurui. 11
Mengembangkan hal-hal yang baruinovatif. 12
Mampu berkompetisi dengan layanan di bidang yang lain. 13
Mampu menumbuhkan rasa percaya bagi pemakai dan bersifat mandiri.
Secara singkat layanan perpustakaan dikatakan layanan prima bila layanan tersebut “cepat, tepat, mudah, sederhana, dan murah, serta
memuaskan pemakai”.
33
d. Sistem Peminjaman dan Pengembalian
Peminjaman merupakan salah satu layanan yang diberikan perpustakaan kepada pemustaka agar koleksi bisa dibawa keluar perpustakaan. Metode
peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Pencatatan peminjaman koleksi yang sistematis
bertujuan menjaga agar koleksi tidak hilang dan selalu terkontrol dimana dan oleh siapa koleksi itu digunakan. Sistem ini banyak mengalami
perubahan mulai dari sistem manual hingga sistem berbantuan komputer. Adapun sistem peminjaman dan pengembalian yang selama ini
berkembang, antara lain:
1 Sistem Buku Besar
Pada metode ini peminjaman terhadap koleksi dicatat dalam sebuah buku besar atau disebut ledger. Pada buku besar tersebut dicatat nama
peminjam, data buku yang dipinjam, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian, serta tanda tangan peminjam. Data buku pada
33
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan, h. 90-91.
buku besar biasanya berisi nomor buku, nomor panggil, pengarang, judul, edisi. Sedangkan untuk pengembalian buku, pustakawan
mengecek siapa nama peminjam, buku yang dipinjam, dan tanggal pengembaliannya. Jika semua sudah sesuai maka pustakawan
kemudian menandai data tersebut.
2 Sistem Sulih Dummy
Sistem sulih dummy ini merupakan sistem dimana buku yang dipinjam akan digantikan oleh dummy yang diletakkan di rak koleksi
yang dipinjam. Dummy terbuat dari kartonkardus yang bertuliskan nama peminjam, nomor panggil, tanggal peminjaman atau nama
pengarang, judul buku, dan tanggal harus kembali.
3 Bentuk NCR No Carbon Required
Sistem ini disebut NCR karena menggunakan kertas khusus yang terdiri dari dua atau tiga lembar dimana tulisan bisa langsung tembus
tanpa menggunakan karbon. Pada sistem ini peminjam mengisi keterangan nama pengarang, judul buku, nomor panggil, nama
peminjam, dan nomor anggota peminjam. Bila buku akan dikembalikan, maka petugas akan mencari slip tanggal kembali dan
nama peminjam.
4 Sistem Browne
Pada sistem ini setiap anggota perpustakaan akan mendapatkan 2-4 tiketkartu anggotapembaca. Banyaknya tiket yang diperoleh
tergantung dari kebijakan perpustakaan terhadap banyaknya jumlah koleksi yang boleh dipinjam. Tiket anggotapembaca berisi nama,
alamat, dan nomor anggota. Tiket anggota ini berbentuk kantong. Selain tiket anggota terdapat pula kantong buku, kartu buku, dan slip
tanggal. Pada saat pemustaka melakukan peminjaman, pemustaka menyerahkan tiket anggota, lalu kartu buku diambil dari kantong
buku dan dimasukkan ke tiket anggota, kemudian tanggal kembali dibubuhkan pada slip tanggal. Setelah itu, kartu anggota dimasukkan
dalam laci tanggal pengembalian yang dijajarkan menurut nomor panggil. Jika pemustaka mengembalikan buku, maka pustakawan
mengambil kartu buku dari jajarannya dan dimasukkan kembali ke kantong buku, kemudian kartu anggota dikembalikan kepada
peminjam.
34
5 Sistem “Book Issue Card” BIC
Sistem “Book Issue Card” BIC banyak diterapkan pada perpustakaan sekolah. Pada sistem ini menggunakan kartu berukuran
7,5 x 12,5 cm. Terdapat dua variasi dalam sistem BIC. Pertama, pada kartu bagian atas tertulis pengarang dan judul, kemudian di
bawahnya terdapat tabel yang berisi tanggal dan peminjam. Saat koleksi dipinjam maka kartu akan dicabut dari kantong buku,
kemudian kolom tanggal diisi dengan tanggal kembali dan kolom peminjam diisi nama peminjam. Kedua, di bagian atas kartu tercetak
keterangan nama dan jenis koleksi. Kolom itu akan diisi oleh petugas dengan nama anggota. Lalu di bawahnya terdapat tabel berisi tanggal
34
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991; reprint, Jakarta: Universitas Terbuka, 2010, h. 7.3-7.6.
