Pihak-Pihak Dalam Proses Pengadaan Barang Dan Jasa di PT. Perkebunan Nusantara III Persero

98

BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DALAM PROSES

PENGADAAN BARANG DAN JASA AGAR DIREKSI MEMENUHI PRINSIP KEHATI-HATIAN

A. Pihak-Pihak Dalam Proses Pengadaan Barang Dan Jasa di PT. Perkebunan Nusantara III Persero

1. Direksi

Penjelasan pasal 92 ayat 1 UUPT dikatakan, bahwa tugas direksi dalam mengurus perseroan antara lain meliputi pengurusan sehari-hari dari perseroan sebagaimana di tetapkan dalam Anggaran Dasar. Mengurus perseroan semata-mata adalah tugas direksi yang tidak dapat dicampuri langsung oleh organ perseroan lain. Hal ini secara tegas disebutkan dalam pasal 97 dan 98 UUPT , yang memberikan ketentuan sebagai berikut : “Direksi bertanggungjawab penuh atas pengurusan perseroan untuk kepentingan dan tujuan perseroan serta mewakili perseroan baik di dalam mupun diluar pengadilan”. 85 Direksi yang diberikan kepercayaan oleh pemegang saham harus bertindak untuk kepentingan pemegang saham dan stakeholders, bertindak untuk kepentingan dan tujuan perseroan, serta bertindak dengan mengutamakan kepentingan perseroan diatas kepentingan pribadi. 86 Perseroan Terbatas sebagai badan hukum dalam melakukan perbuatan hukum melalui pengurusnya yaitu Direksi. Tanpa adanya pengurus, badan hukum itu tidak akan dapat berfungsi. Ketergantungan antara badan hukum dan pengurus menjadi 85 Ibid hal64 98 Universitas Sumatera Utara 99 sebab mengapa antara badan hukum dan Direksi lahir hubungan fidusia fiduciary duties dimana pengurus selalu pihak yang dipercaya bertindak dan menggunakan wewenangnya hanya untuk kepentingan perseroan semata. 87 Dalam Peraturan Kementerian Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER-05MBU2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara BAB IV Pasal 13 menegaskan bahwa Direksi BUMN wajib menyusun ketentuan internal Standard Operating and Procedure untuk penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa, termasuk prosedur sanggahan dengan berpedoman pada peraturan menteri BUMN ini. Peranan dan, tugas dan kewenangan Direksi dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT.Perkebunan Nusantara III persero di samping uraian yang telah di jelaskan sebelumnya secara umum dari penegasan-penegasan dalam Undang- Undang Nomor 40 Tahun 2007 dan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara BUMN dan peraturan lainnya, namun peranan dan tugas serta kewenangan Direksi PT. Perkebunan Nusantara III Persero juga telah diatur dalam Anggaran Dasar AD PT.Perkebunan Nusantara III Persero sebagaimana di muat dalam akta pendirian PT.Perkebunan Nusantara III Persero. Dalam Pasal 11 Poin 1 Anggaran Dasar PT.Perkebunan Nusantara III Persero disebutkan bahwa : ”Direksi bertugas untuk menjalankan segala tindakan yang berkaitan dengan pengurusan Perseroan untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud 86 Sergei Parijs, Fairness Opinions And Liability, Kluwer, The Netherlands, 2005, hal.142 Universitas Sumatera Utara 100 dan tujuan perseroan serta mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan pembatasan- pembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar danatau Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham”. 88 Disamping hal tersebut peran direksi dalam pengadaan barang dan jasa memberikan keputusan menyetujui atau tidak terhadap usulan pelelangan dan penyusunan harga perkiraan sendiri HPS apa bila direksi tidak menyetujui maka akan kembali kepada bagian pelelangan utk memproses atau membuat pengusulan pelelangan yang lainnya, dan apabila direksi menyetujui usulan pelelangan dan penyusunan harga perkiraan sendiri maka dilanjutkan ketahap berikutnya yang akan di proses oleh bagian pelelangan. Setelah tahap – tahap diselesaikan oleh bagian pelelangan maka direksi berperan memberikan keputusan pemenang pelelangan. Selain itu peran direksi dalam proses pengadaan barang dan jasa yaitu : a. Direksi memeriksa kelengkapan dokumen lelang b. Direksi menentukan metode pelelangan c. Direksi mempertimbangkan dalam penyusunan perkiraan harga tersendiri d. Direksi melihat hasil evaluasi terhadap dokumen pelelangan 89 87 Ridwan Kahirandy dan Camelia Malik, Good Corporate Governance, Yogyakarta, Kreasi Total Media, 2007, hal 36 88 Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : AHU- 73169.AH.01.02.Tahun 2008 Tentang Persetujuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan. 89 Wawancara dengan bapak Hendra Kesumah, SH Staf Urusan Pengadaan Barang dan Jasa PT.Perkebunan Nusantara III Persero, Kantor Direksi Medan, 13 April 2012 Universitas Sumatera Utara 101

2. Bagian Pengadaan Barang Dan Jasa

Pengaturan yang mengatur tentang pengadaan barang dan jasa dilingkungan Badan Usaha Milik Negara BUMN sebagaimana ditegaskan dalam Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor Per-05MBU2008 disebutkan bahwa pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh badan usaha milik Negara yang pembiayaannya tidak menggunakan dana langsung APBN atau APBD juga dalam peraturan pemerintah Republik Indonesia No 45 Tahun 2005 tentang Pendirian, Pengurusan, Pengawasan dan Pembubaran Badan Usaha Milik Negara pada pasal 99 ayat 1 disebutkan bahwa : ”Pengadaan barang dan jasa oleh Badan Usaha Milik Negara yang menggunakan dana langsung dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara APBN dilaksanakan sesuai dengan ketentuan pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara APBN”. 90 Terhadap pengaturan pengadaan barang dan jasa khusus di lingkungan PT Perkebunan Nusantara III Persero diatur dalam Surat Keputusan Direksi PT Perkebunan Nusantara III Persero Nomor 3.11SKPTS032011 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa PT Perkebunan Nusantara III persero edisi V 2011. Bagian Pengadaan barang dan jasa di PT Perkebunan Nusantara III Persero adalah penanggungjawab yang merupakan bagianpersonil yang ditunjuk dan 90 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 45 Tahun 2005 tentang Pendirian,Pengurusan,Pengawasan dan Pembubaran Badan Usaha Milik Negara pasal 99 ayat 1 Universitas Sumatera Utara 102 ditetapkan Direksi sebagai pelaksanapenyelenggara proses pemilihan penyedia barang dan jasa dilingkungan perusahaan yaitu : 1. Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa 2. Bagian Pelelangan Dalam Peraturan-peraturan tersebut dimana dijelaskan bahwa tugas pokok, kewenangan pejabat pengadaan barang dan jasa serta bagian pelelangan, kewajiban, kriteria dan seleksi personil bagian pelelangan adalah sebagai berikut : 1. Pejabat Pengadaan barang dan jasa a. Tugas Pokok Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa Pejabat pengadaan barang dan jasa memiliki tugas pokok yakni melaksanakan dan bertanggungjawab dalam pengadaan barang dan jasa sesuai dengan besaran nilai kewenangan yang mengacu kepada Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa serta Instruksi Kerja yang berlaku di perusahaan. b. Kewenangan Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa di Kantor Direksi 1. Untuk pengadaan barang dan jasa sampai dengan total nilai Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah dilaksanakan oleh pejabatpenanggungjawab pengadaan. 2. Pengadaan Barang Umum dan Barang PabrikanKeagenan kebutuhan Kantor Direksi dengan total nilai sampai dengan Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah dengan sumber dana exploitasi dan investasi. 3. Pengadaan Barang Umum dengan sumber dana investasi dan Barang PabrikanKeagenan dengan sumber dana exploitasi dan investasi Universitas Sumatera Utara 103 kebutuhan DistrikKebunUnit dengan total nilai sampai dengan Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah. 4. Pengadaan jasa lainnya kebutuhan kantor Direksi dengan total nilai sampai dengan Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah dengan sumber dana exploitasi dan investasi. 5. Pengadaan Jasa lainnya dengan keahlian khusus dengan sumber dana exploitasi dan investasi serta jasa lainnya non keahlian khusus dengan sumber dana investasi untuk kebutuhan DistrikKebunUnit dengan total nilai sampai dengan Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah. 6. Pemilihan Penyedia barang dan jasa dilakukan dengan metode penunjukkan langsung. 91 c. Kepala Bagian yang di tunjuk sebagai Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa yakni sebagai berikut : 1. Kepala Bagian Komersil ; Pengadaan jasa konsultansi dengan total nilai sampai dengan Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah incl PPn 10 dengan sumber dana exploitasi dan investasi, dilaksanakan oleh bagian komersil dengan penunjukan langsung. 2. Kepala Bagian Teknis 91 Surat Keputusan Direksi PT. Perkebunan Nusantara III Persero Nomor : 3.11SKPTS032011 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa PT.Perkebunan Nusantara III persero Universitas Sumatera Utara 104 Pengadaan jasa konsultansi dengan total nilai sampai dengan Rp. 500.000.000,- lima ratus juta rupiah dengan sumbner dana exploitasi dan investasi. Pemilihan penyedia jasa konsultansi dilakukan dengan metode penunjukan langsung atau pengadaan langsung. 3. Distrik Manajer Pengadaan barang umum dan jasa lainnya non keahlian khusus untuk kebutuhan Distrik dengna total nilai sampai dengan Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah dengan sumber dana exploitasi dan khusus untuk investasi pemeliharaan TBM dapat dilaksanakan di DistrikKebunUnit dengan terlebih dahulu dokumen dasar harus mendapat persetujuan Direksi. Pemilihan penyedia barang dan jasa dilakukan dengan metode penunjukan langsung sesuai dengan rincian yang yang telah ditetapkan. 4. Manajer KebunUnit Pengadaan barang umum yang bukan menjadi barang persediaan dan jasa lainnya dengan total nilai sampai dengan Rp. 50.000.000,- lima puluh juta rupiah dengan sumber dana exploitasi dan khusus untuk investasi pemeliharaan TBM dengan dokumen dasar harus mendapat persetujuan Direksi terlebih dahulu. Pemilihan penyedia barang dan jasa dilakukan dengan penunjukan langsung. 2. Bagian Pelelangan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa a. Adapun Tugas Pokok Bagian Pelelangan Universitas Sumatera Utara 105 1. Bagian Pelelangan memiliki tugas pokok yakni melaksanakan dan bertanggungjawab dalam pemilihan penyedia barang dan jasa yang mengacu kepada Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa serta Instruksi Kerja yang berlaku diperusahaan. 2. Bagian Pelelangan adalah bagian yang diangkat dan bertanggungjawab Kepada BOD yang berekedudukan di kantor Direksi untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang dan jasa dengan nilai pengadaan di atas Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah khusus untuk pengadaan jasa konsultansi dengan nilai di atas Rp. 500.000.000,-lima ratus juta rupiah. b. Kewenangan Bagian Pelelangan Ada beberapa kewenangan Bagian Pengadaan diantaranya yaitu : 1. Pengadaan Barang Umum dan Barang Pabrikan Keagenan kebutuhan Kantor DireksiDistrikKebunUnit dengan nilai diatas Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah yang dananya bersumber dari anggaran exploitasi dan investasi. 2. Pengadaan Jasa lainnya, kebutuhan kantor Direksi dengan total nilai diatas Rp. 100.000.000,- seratus juta rupiah yang dananya bersumber dari anggaran exploitasi atau investasi. 3. Pengadaan Jasa lainnya untuk kebutuhan DistrikKebunUnit dengan total nilai diatas Rp 100.000.000,- seratus juta rupiah yang dananya bersumber dari anggaran exploitasi atau investasi Universitas Sumatera Utara 106 4. Pengadaan Jasa Konsultansi dengan total nilai diatas Rp. 500.000.000,- lima ratus juta rupiah yang dananya bersumber dari anggaran exploitasi dan investasi 5. Pemilihan Penyedia BarangJasa dilakukan dengan metode Pelelangan Umum, Pelelangan sederhana, Penunjukan langsung, SayembaraKontes. Pelelangan Terbatas, Pemilihan Langsung, Seleksi Umum, Seleksi Sederhana dan Seleksi Langsung. 92 c. Kewajiban dan Kriteria Personil Bagian Pelelangan 1. Pejabat dan Bagian Pelelangan wajib menandatangani Fakta Integritas Letter of Undertaking dengan format yang telah ditetapkan. Untuk pekerjaan pemilihan penyedia barang dan jasa yang bernilai kurang dari 50 lima puluh milyar Fakta Integritas dibuat 1 satu kali dalam periode waktu 1 tahun, sedangkan untuk pekerjaan pemilihan penyedia barang dan jasa yang bernilai lebih dari 50 lima puluh milyar atau bukan bersifat rutin, maka Bagian Pelelangan harus membuat Fakta Integritas untuk setiap pengadaan barang dan jasa tersebut. 2. Dalam hal Pengadaan barang dan jasa tertentu yang bersifat substansial bukan bersifat rutin. Direksi terlebih dahulu meminta persetujuan kepada Dewan Komisaris dan kemudian melaporkan mengenai proses dan hasil pengadaan Barang dan jasa tersebut. 3. Bagian Pelelangan terdiri dari orang-orang yang memiliki kriteria : 92 Ibid hal 20 Universitas Sumatera Utara 107 1. Kepala Bagian Pelelangan : Karyawan Pimpinan Senior yang ahli dalam pengadaan barang dan jasa, berwawasan, bertanggung jawab, loyalitas dan bermoral serta memiliki Sertifikasi keahlian pengadaan barang dan jasa. 2. Kepala Urusan Pelelangan ; Barang dan Kepala Urusan Pelelangan Jasa : Karyawan Pimpinan yang ahli dalam pengadaan barang dan jasa, berwawasan, bertanggungjawab, loyalitas dan bermoral serta memiliki sertifikasi keahlian pengadaan barang dan jasa. 3. Staf Urusan Pelelangan Barang dan Staf Urusan Pelelangan Jasa : Karyawan Pimpinan yang ahli dalam pengadaan barang dan jasa, berwawasan, bertanggungjawab, loyalitas dan bermoral serta memiliki sertifikasi keahlian pengadaan barang dan jasa. 4. Bagian pelelangan berjumlah gasalganjil yang terdiri dari Kepala Bagian, Kepala Urusan Pelelangan Barang, Kepala Urusan Pelelangan Jasa dan beberapa Staf Urusan. Uraian tugas, Tanggungjawab, dan hal lainnya yang terkait dengan Bagian Pelelangan ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Direksi. 93

3. Bagian Teknis

Dari beberapa bagian yang telah di uraikan diatas ada juga bagian Pengadaan termasuk Bagian Teknis yang berfungsi untuk melaksanakan manajemen dalam 93 Ibid hal 21 Universitas Sumatera Utara 108 proses pelelangan pengadaan barang dan jasa serta memberdayakan sumber daya secara optimal. Sebagaimana bagian pelelangan yang ditargetkan untuk mencapai sasaran sebagai berikut : 1. Tercapainya efisiensi biaya 3 tiga persen di bawah Total Anggaran dalam DPBBPPABP4TP4s yang telah disetujui oleh Direksi. 2. Tercapainya proses pelelanganseleksi yang tepat waktu sesuai dengan proses bisnis. 94 Adapun tugas dan kewenangan Bagian Teknis ini adalah sebagi berikut : 1. Membuat dan mengusulkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan RKAP untuk Bagian Pelelangan dan selanjutnya di ajukan ke bagian keuangan. 2. Merumuskan sistem dan prosedur pelelanganseleksi pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan dan prosesnya harus melalui Bagian Pelelangan Kantor Direksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyelenggarakan proses pelelanganseleksi dengan sistem penunjukan langsung, pemilihan langsung, pelelangan sederhana, Pelelangan terbatas , pelelangan umum, seleksi langsung, seleksi terbatas,dan seleksi umum untuk pekerjaan pengadaan barang dan jasa yang diusulkan oleh bagian teknis terkait dan anggarannya telah disetujui oleh Direksi, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku di PT. Perkebunan Nusantara III Persero. Universitas Sumatera Utara 109 4. Melaporkan kegiatan Bagian Pelelangan kepada Direksi 5. Mengajukan kebutuhan barang dan bahan yang diperlukan untuk kelancaran operasional Bagian Pelelangan. 6. Memberikan saran dan pendapat kepada Direksi terhadap proses PelelanganSeleksi dilingkungan perusahaan agar diperoeh alternative sistem yang efektif dan efesien. 7. Memberikan data informasi yang dibutuhkan oleh auditor untuk keperluan audit, baik internal maupun eksternal sehingga auditor memperoleh bukti audit yang valid dengan tujuan audit. 8. Mendukung kegiatan pengelolaan resiko di Bagian Pelelangan agar target perusahaan tercapai dengan dampak yang seminimal mungkin. 9. Membuat Kesepakatan Karya, melakukan Bimbingan Karya, dan membuat Penilaian Karya Karyawan PimpinanPelaksana di Bagian Pelelangan dan selanjutnya dikirim ke Bagian Sumber Daya Manusia SDM untuk proses persetujuan dan penetapan Direksi lebih lanjut. 10. Melaksanakan dan mensosialisasikan Kebijakan Mutu, Kebijakan Lingkungan, SMK3, Tata Nilai, Paradigma Baru, Visi, Misi dan Sasaran Mutu Kepada Karyawan PimpinanPelaksana di Bagian Pelelangan. 94 Wawancara dengan Kepala Bagian Pelelangan bapak Ir. Uri Mulyadi dan Bapak Hendra Kesumah, SH Staf Urusan Pengadaan Barang dan Jasa PT. Perkebunan Nuasantara III Persero, Kantor Direksi Medan, 13 April 2012. Universitas Sumatera Utara 110 11. Bekerja sama dengan Bagian Sekretariat Perusahaan untuk melaksanakan pengendalian sistem komputerisasi yang terintegrasi berbasis data secara konsisten dan up to date. Wewenang teknis pelelangan yang telah diatur oleh di PT. Perkebunan Nusantara III Persero adalah : a. Menetapkan Metode PelelanganSeleksi terhadap objek - objek pekerjaan yang diajukan oleh Bagian . b. Menetapkan jadwal pelaksanaan proses.

4. Satuan Pengawasan Internal

Pada setiap instansi pemerintah maupun swasta maka pihak – pihak yang mengawasi dan diawasi tetap ada, di PT. Perkebunan Nusantara III Persero juga ada yang dinamakan Satuan Pengawasan Internal SPI. Satuan Pengawasan intern SPI adalah aparat pengawasan intern yang berperan tidak saja membantu manajemen dalam menjalankan fungsi pengawasan tetapi juga merupakan mitra strategis bagi manajemen dalam rangka penerapan sistem pengendalian intern internal control system, manajemen risiko risk management dan penerapan Good Coorporate Governance GCG. 95 Satuan Pengawasan Intern memiliki peranan yang sangat strategis dalam melakukan evaluasi kecukupan pengendalian intern perusahan secara berkala untuk memastikan efektifitasnya dikaitkan dengan rencana strategis korporasi, serta untuk 95 PT. Perkebunan Nusantara III, Piagam Internal Audit, Medan, Maret, 2009, hal 4 Universitas Sumatera Utara 111 memasyikan bahwa sistem pengendalian intern internal control system telah terlaksana dan berjalan dengan baik. Sebagai sebuah perusahaan yang memiliki visi akan menjadi kelas dunia dengan berbagai perkembangan dan tingkat persaingan yang semakin kompleks dan ruang lingkup pengelolaan bisnis perusahaan yang makin luas menuntut peranan satuan pengawas internal dalam membantu kinerja perusahaan untuk penyempurnaan pengelolaan perusahaan dengan wujud sebagai konsultan bagi penerapan manajemen risiko, sistem pengendalian intern dan penerapan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik. PT. Perkebunan Nusantara III Persero yang merupakan Badan Usaha Milik Negara dan bergerak dibidang agrobisnis dan agroindustri mutlak harus menetapkan sistem pengendalian intern, sebagai pendukung operasional dan kelangsungan hidup perusahaan dengan membentuk Satuan Pengawasan Intern SPI. Sebagai bentuk komitmen Direktur Utama dan Dewan Komisaris sekaligus pernyataan pendelegasian wewenang dalam pengawasan maka diterbitkan piagam internal audit Internal Audit Charter yang berisi tujuan, kewenangan dan tanggungjawab, serta fungsi Satuan Pengawasan Intern SPI sebagai pedoman bagi anggota Satuan Pengawasan Internal SPI PT. Perkebunan Nusantara III Persero untuk menghasilkan audit yang bermutu, konsisten dan bermanfaat. 96 Sebagai sebuah komponen penting dalam sebuah perusahaan maka Satuan Pengawasan Intern SPI dibentuk dengan landasan payung hukum sebagaimana Universitas Sumatera Utara 112 tertuang dalam Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara BUMN, dan ditegaskan lagi melalui Surat Keputusan Kementerian Badan Usaha Milik Negara BUMN Nomor Kep-117M-MBU2002 tanggal 1 Agustus 2002 pasal 22 1 yang menyatakan bahwa : Direksi harus menetapkan suatu sistem Pengendalian Intern yang efektif untuk mengamankan investasi dan asset Badan Usaha Milik Negara BUMN”. 97 Sesuai Surat Keputusan Direksai PT Perkebunan Nusantara III Nomor 3.00SKPTSR032005 Tanggal 15 Desember 2005 tentang Revisi Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara III Persero maka kedudukan Satuan Pengawasan Intern berada dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur Utama maka dengan demikian Satuan Pengawasan Intern SPI independen terhadap bagian dan unit lainnya yang dijamin dengan adanya tanggungjawab langsung Kepada Direktur Utama, adanya kewenangan yang jelas bahwa Satuan Pengawasan Intern mempunyai akses terhadap seluruh bagian dan unit lainnya, tidak terlibat dalam kegiatan sehari-hari dan tidak diberinya tanggungjawab penuh dalam pengembangan sistem yang baru. Dalam melaksanakan kegiatan audit, maka anggota Satuan Pengawasan Internal PT. Perkebunan Nusantara III Pesero berpedoman pada Piagam Internal Audit untuk menghasilkan hasil audit yang bermutu, konsisten dan bermanfaat. 96 Ibid, hal 2 97 Ibid, hal 5 Universitas Sumatera Utara 113

5. Rekanan

Untuk mendukung proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT. Perkebunan Nusantara III Persero maka ada pihak yang dilibatkan yakni rekanan. Rekanan adalah badan usaha atau perorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang jasa dan lainnya pekerjaan konstruksi jasa konsultansi tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi DRT yang diterbitkan perusahaan, atau BUMN dan anak perusahaan BUMN maupun rekanan yang tidak termasuk dalam DRT yang di terbitkan perusahaan. Rekanan mengisi dan mengirim penawaran yang berkaitan dengan pelelangan, setelah bagian pelelangan menerima dan membuka penawaran maka bagian pelelangan akan mengevaluasi penawaran dan akan mengusulkan calon pemenang kepada direksi dan direksi akan memutuskan siapa calon pemenang pengadaan barangjasa, setelah direksi memutuskan calon pemenang maka akan dilanjutkan untuk memproses SKPTS, SPP dan SPMK. Rekanan melaksanakan pekerjaan yang telah dilimpahkan melalui surat perjanjian yang telah disetuji Direksi, penandatanganan surat perjanjian tersebut antara Direktur Perusahaan yang bersangkutan dengan Direktur Utama PT.Perkebunan Nusantara III persero. PT. Perkebunan Nusantara III dalam hal memberikan pekerjaan kepada pihak lain yaitu rekanan yang sebelumnya telah ditetapkan di dalam daftar rekanan terseleksi yang diterbitkan oleh PT Perkebunan Nusantara III Persero memuat nama Universitas Sumatera Utara 114 penyedia barangjasa yang tercantum dan terseleksi di perusahaan sesuai dengan bidang usaha ruang lingkup dan kualifikasinya untuk periode tertentu. Perusahaan yang dapat menjadi Penyedia BarangJasa di lingkungan Perusahaan PT Perkebunan Nusantara III Persero terlebih dahulu harus tercantum sebagai rekanan aktif dan tercatat dalam Daftar Rekanan Terseleksi DRT, terkecuali untuk perusahaan BUMN dan anak perusahaan BUMN atau proses pengadaan barang dan jasa yang melalui Pelelangan Umum, Pengadaan Jasa Konsultansi, Jasa Pembuatan Perhiasan Emas, Penjahit dan Konveksi, Jasa Rumah Sakit rujukan dan Jasa Medical Check Up dapat diikuti oleh perusahaan di luar DRT. Pekerjaan Pengadaan Jasa yang bersifat khusus atau penyedia jasa tunggal dan atau merupakan penyedia jasa keahlian profesi yang diselenggarakan oleh Lembaga Pendidikan, Perguruan Tinggi, Balai Penelitian, BUMND danatau Anak Perusahaan BUMN, Instansi Pemerintah, organisasi Profesi dan Organisasi yang bersifat nirlaba dan jasa konsultan konstruksi. Bagi para rekanan atau penyedia Jasa Konsultansi yang merupakan layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi Jasa Perencanaan konstruksi, Jasa Pengawasan Konstruksi, dan jasa pelayanan profesi lainnya, dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang hasilnya berbentuk rancangan atau piranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan Kerangka Acuan Kerja Term of Reverence TOR yang ditetapkan perusahaan. Metode pemilihan dapat dilakukan dengan : 1. Seleksi yang terdiri atas seleksi umum 2. Seleksi Sederhana Universitas Sumatera Utara 115 3. Seleksi Langsung 4. Penunjukan Langsung 5. Pengadaan Langsung 6. Sayembara.

B. Pemenuhan Prinsip

Kehati-hatian Dalam Penandatangan Kontrak Pengadaan 1. Bentuk-Bentuk Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa di PT. Perkebunan Nusantara III Persero Bentuk-bentuk kontrak pengadaan barang dan jasa dilingkungan PT. Perkebunan Nusantara III Persero adalah sebagai berikut : a. Lump Sum Fix Lump Sum Contract Bentuk kontrak Lump Sum Fix Sum contract adalah Surta Perjanjian Kontrak pengadaan barang dan jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan tetap, semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang dan jasa b. Harga Satuan Fix Unit Price Contract Bentuk kontrak Harga Satuan Fix Unit Price Contract adalah surat perjanjian kontrak pengadaan barang dan jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap stuanunsure pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu yang volume pekerjaan nya masih bersifat perkiraan sementara, sedangkan Universitas Sumatera Utara 116 pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh penyedia barng dan jasa. c. Terima Jadi Turn Key Kontrak terima jadi Turn Key di bagi atas beberapa bentuk yaitu: i. Kontrak Proyek Original Turn Key adalah kontrak pengadaan barang dan jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dn tetap, smpai seluruh pekerjaan mupun peralatan dan jaringan utama serta penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. ii. Kontrak Proyek Originally Turn Key yaitu kontrak pengadaan barang dan jasa untuk keseluruhan pekerjaan yang merupakan modifikasi dari turn key termasuk EPCC dan bentuk modifikasi syarat dan kondisi lain baik mengenai pembiayaan, lingkup pekerjaan dsn metode pembayaran atau modifikasi lainnya yang ditetapkan berdasarkan kesepakatan dengan kontraktor iii. Kontrak Enginering, Procurement, Construction and commissioning EPCC adalah kontrak pengadaan barang dan jasa untuk keseluruhan pekerjaan yang penyelesaian seluruh pekerjaan mulai dari tahap perencanaan detail detail Engineering design sampai dengan pengujian hasil pekerjaan sehingga hasil pekerjaan siap untuk dipergunakan ready Universitas Sumatera Utara 117 to use menjadi tanggungjawab kontraktor sedangkan pembayarannya dilakukan secara bertahap sesuai kesepakatan dengan kontraktor. 98 Semua kontrak kerja yang harus dilakukan dengan Surat Perjanjian Kontrak yang disusun setelah terbitnya Surat Pemberitahuan Pemenang Pelelangan ditandatangani oleh Direksi berdasarkan Permintaan Penawaran, Surat Penawaran, Berita Acara Pembukaan Penawaran, Surat Keputusan Penyedia Barang dan Jasa, Surat Pemberitahuan Pemenang Penyedia Barang dan Jasa, serta Dokumen Pengadaan yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari surat perjanjian kontrak yang dilaksanakan.

2. Penyusunan dan Analisis Kontrak Pengadaan

Untuk penyusunan kontrak pengadaan Barang dan Jasa dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Pembukaan Komparasi yang meliputi : 1. Judul 2. Nomor 3. Tanggal 4. Kalimat Pembuka 5. Penandatanganan 6. Para Pihak Dalam Kontrak b. Isi Pernyataan 98 Surat Keputusan Direksi PT. Perkebunan Nusantara III Persero Nomor : 3.11SKPTS032011 tentang Pedoman Pengadaan Barang Dan Jasa PT. Perkebunan Nusantara III Universitas Sumatera Utara 118 1. Para pihak sepakat setuju untuk mengadakan perikatan mengenai objek yang dikontrakkan. 2. Para pihak menyetujui besarnya harga surat perjanjian kontrak yang ditulis dengan dan huruf 3. Kontrak yang dibuat meliputi beberapa dokumen dan merupakan bagian tidak terpisahkan . 4. Jika terjadi pertentangan antara dokumenyang satu dengan yang lainnya , maka yang dipakai adalah dokumen yang urutannya lebih dahulu. 5. Adanya pernyataan para pihak untuk melaksanakan kewajiban masing- masing, yaitu pihak pertama membayar harga surat perjanjian kontrak dan pihak kedua melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan. 6. Adanya jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, kapan dimulai dan kapan berakhir. 7. Adanya tanggal kapan mulai efektif berlakunya surat perjanjian kontrak. 99 c. Syarat-syarat umum Surat Perjanjian kontrak meliputi : 1. Ketentuan Umum a. Defenisi b. Penerapan c. Asala barang dan jasa Persero, Hal 43. 99 Ibid hal 43 Universitas Sumatera Utara 119 d. Penggunaan dokumen dan informasi, seperti gambar, spesifikasi teknis, RKS. e. Hak Paten, Hak cipta dan Hak Merek f. Jaminan yaitu berupa : i. Uang muka ii. Pelaksanaan iii. Pemeliharaan iv. Besarnya jaminan, bentuk dan masa berlakunya jaminan disesuaikan dengan ketentuan dalam dokumen pengadaanpelelangan. g. Asuransi, Bahwa penyedia barang dan jasa harus mengasuransikan semua barang dan peralatan yang mempunyai resiko tinggi. h. Pembayaran. Cara pembayaran dan termin pembayaran. i. Harga yang harus dibayarkan oleh pengguna barang dan jasa. j. Addendum ; k. Perubahan pekerjaan sehingga mengubah lingkup pekerjaan dalam surat perjanjian kontrak. l. Perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan akibat perubahan pekerjaan dan perubahan pelaksanaan dan pekerjaan. m. Dapat diolaksanakn jika disetujui para pihak yang membuat surat perjanjiankontrak tersebut. n. Hak dan Kewajiban para pihak. o. Jadwal pelaksanaan pekerjaan. Universitas Sumatera Utara 120 p. Fakta Integritas yang ditanda tangani oleh penyedia barang dan jasa untuk setiap pengadaan barang dan jasa dengan nilai diatas 5 lima juta rupiah sesuai dengan format yang telah ditetapkan. q. Pengawasan r. Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan. s. Keadaan kahal seperti Peperangan, Kerusuhan, Revolusi, Bencana Alam, Kebakaran, Pemogokan, gangguan industri lainnya. t. I’tikad baik. u. Pemutusan kontrak v. Penyelesaian Perselisihan. w. Perpajakan. x. Korespondensi. 2. Ketentuan Khusus a. Bagian secretariat wajib membuat dan menyimpan daftar seluruh BUMN dan Anak Perusahaan BUMN yang telah dikelompokkan sesuai dengan bidang usaha produk yang dihasilkan. b. Bagian sekretariat perusahaan wajib membuat daftar dan rekam jejak track record untuk setiap pengadaan barang dan jasa. c. Pengadaan Barang i. Standard ii. Pengepakan iii. Transportasi Universitas Sumatera Utara 121 iv. Pemeriksaan dan pengujian v. Layanan tambahan. d. Pengadaan Jasa i. Personil yang ditempatkan. ii. Konpensasi iii. Penangguhan iv. Hari Kerja. v. Pengambil alihan. vi. Pedoman Pengoperasian dan perawatan. vii.Penyesuaian biaya. 100 Sesuai dengan instruksi kerja no 3.11-01 bahwa yang melakukan pemeriksaan dalam pemenuhan prinsip kehati-hatian adalah bagian hukum, dalam ini menganalisis kontrak dengan cara : a. Menganalisis komparisi para pihak apakah sudah sama tertera dalam daftar rekanan tetap PTPN III b. Menganalisis seluruh dokumen – dokumen lelang termasuk didalamnya surat pemberitahuan pemenang, surat keputusan direksi untuk melakukan penunjukkan pemenang, surat perintah melakukan pekerjaan undangan dan dokumen tender lainnya c. Mencocokkan seluruh draft yang sudah ditentukan oleh direksi 100 Ibid hal 44 Universitas Sumatera Utara 122 d. Memperhatikan nomor rekening yang tercantum apakah no rekening pemilik perusahaan atau nomor rekening pribadi yang sesuai tercantum dalam daftar rekanan tetap. 101

3. Fakta Integritas

Dalam proses pengadan barang dan jasa di PT Perkebunan Nusantara III Persero maka penandatanganan Fakta Integritas yang merupakan pernyataan yang ditanda tangani oleh Bagian Pelelangan dan Pejabat Pengadaan Barang dan jasa berisi ikrar untuk memenuhi prinsip tidak terpengaruh dari pihak lain independency, kehati-hatian duty of care and loyality, I’tikad baik, menghindari benturan kepentingan no conflict of interest rule, dan memenuhi segala peraturan dan Perundang-undangan duty abiding the laws, serta tidak melakukan kolusi, korupsi dan nepotisme KKN dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa adalah merupakan salah satu usaha untuk menerapkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik Good Corporate Governance 102 . Demikian juga Fakta Integritas ini harus dipenuhi oleh para rekanan dilingkungan PT Perkebunan Nusantara III Persero sebagai sebuah surat pernyataan yang berisi ikrar untuk memenuhi I’tikad baik, memenuhi dan mematuhi segala peraturan dan perundang-undangan, tidak melakukan kolusi, korupsi dan nepotisme KKN dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dan bersedia dikenakan sanksi 101 Wawancara dengan bapak Christian Orchad Tharanon,SH,MKN staf urusan kepatuhan, Kantor Direksi, Medan, 13 April 2012 102 Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : 05MBU2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara Universitas Sumatera Utara 123 moral, sanksi administrasi serta dituntut ganti rugi dan pidana. Hal ini merupakan prosedur penting yang harus ditempuh demi untuk menjamin. Proses pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilingkungan PT Perkebunan Nusantara Persero dapat menghindari bentuk-bentuk kecurangan yang mungkin dilakukan oleh pihak lain melalui proses pengadaan barang dan jasa tersebut. C. Peran Satuan Pengendalian Internal SPI Dalam Pemenuhan Prinsip Kehati-hatian Pada Pengadaan Barang Dan Jasa.

1. Kedudukan Satuan Pengawas Internal

Satuan Pengawasan Intern merupakan penilai objektif dan independen yang dirancang untuk memberi nilai tambah dalam meningkatkan kinerja dengan memperhatikan prinsip-prinsip tata kelola Persahaan yang baik good Coorporate Governance. Sesuai Surat Keputusan Direksai PT Perkebunan Nusantara III Nomor 3.00SKPTSR032005 Tanggal 15 Desember 2005 tentang Revisi Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara III Persero maka kedudukan Satuan Pengawasan Intern berada dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur Utama maka dengan demikian Satuan Pengawasan Intern SPI independen terhadap bagian dan unit lainnya yang dijamin dengan adanya tanggungjawab langsung Kepada Direktur Utama, adanya kewenangan yang jelas bahwa Satuan Pengawasan Intern mempunyai akses terhadap seluruh bagian dan unit lainnya, tidak terlibat dalam kegiatan sehari-hari dan tidak diberinya tanggungjawab penuh dalam pengembangan sistem yang baru. 103 103 PT . Perkebunan Nusantara III Persero, Panduan Piagam Internal Audit Edisi II, Medan, Maret, 2009 Universitas Sumatera Utara 124

2. Tugas dan Fungsi Satuan Pengawasan Internal SPI

Dalam melaksanakan tugasnya Satuan Pengawasan Intern SPI menjalankan fungsi sebagai berikut : a. Memastikan bahwa sistem pengendalian intern internal Control System perusahaan telah memadai dan berjalan sesuai dengan ketentuan . b. Merupakan mitra dalam penyempurnaan kegiatan pengelolaan perusahaan, memberikan nilai tambah melalui rekomendasi atas hasil audit yang dilakukannya. c. Merupakan konsultan dalam penerapan manajemen risiko dan prinsip – prinsip Good Corporate Governance. Untuk mendukung fungsi pengawasan dalam perusahaan, satuan Pengawasan Intern memiliki peran audit Audit Roles sebagai berikut : a. Catalisator, yaitu auditor SPI berperan sebagai katalis dal;am melaksanakan audit dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. b. Consultant, yaitu auditor SPI dalam melakukan audit tidak hanya mengawasi ketaatan terhadap peraturan, tetapi menggali informasi dari auditan untuk mencari penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan sehingga auditor SPI dapat membantu auditan memberi solusi berupa saran dan rekomendasi audit yang dituangkan dalam laporan hasil audit. c. Watchdog, yaitu auditore SPI dalam melakukan audit berperan membantu manajemen mengawasi kepatuhan auditan terhadap aturan yang telah ditetapkan. 104 104 PT. Perkebunan Nusantara III Persero, Panduan Piagam internal Audit Edisi II, Medan, Maret, 2009, hal 7 Universitas Sumatera Utara 125 Satuan Pengawasan Intern disisi lain bertanggungjawab untuk : a. Menyusun rencana kerja audit tahunan b. Menyusun pedoman, mekanisme kerja SPI dan prosedur audit yang berbasis resiko. c. Melaksanakan rencana kerja audit tahunan termasuk penugasan khususinvestigasi dari Direktur Utama. d. Menjaga Integritas dan obyektivitas serta bertindak secara professional seperti yang dipersyaratkan dalam Standard Profesi Audit Internal SPAI termaswuk menjamin tidak terdapat benturan kepentingan anggota SPI dengan auditan atau kegiatan yang diaudit. Tugas Satuan Pengawasan Intern antara lain : a. Evaluasi sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen guna memastikan kecukupan sistem pengendalian intern dan kapetuhan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan perundang-undangan yang mempunyai dampak signifikan pada kegiatan operasi perusahaan. b. Evaluasi cara pengamanan asset dan, melakukan verifikasi atas keberadaan asset. c. Evaluasi operasi atau program untuk memastikan apakah hasilnya sesuai dengan maksud dan tujuan yang ditetapkan dan apakah operasi atau program yang dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan. d. Evaluasi kehandalan dan integritas informasi keuangan dan informasi operasi dan cara yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur dan mengklasifikasi serta melaporkan informasi tersebut. Universitas Sumatera Utara 126 e. Melakukan pengkajian dan pengelolaan manajemen risiko melalui identifikasi, analisis, penilaian, dan pengelolaan risiko usaha yang relevan. f. Memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses Governance tata kelola mencakup evaluasi rancangan dan implementasi. g. Memantau pelaksanaan tindak lanjut hasil audit, termasuk hasil audit yang dilakukan oleh auditor eksternal. 105 Ruang lingkup tugas Satuan Pengawasan Intern SPI dalam melaksanakan pengawasan secara optimal sehingga perusahaan mengarah pada “Zero Fraud” mencakup : a. Audit atas keuangan dan ketaatan pada peraturan perundang-undangan. b. Penilaian tentang daya guna dan kehematan dalam penggunaan srana yang tersedia c. Penilaian tentang hasil guna atau menfaat yang direncanakan dari suatu kegiatan atau program d. Pencegahan dan pendeteksian kecurangan.

3. Peran SPI Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa

Satuan Pengawasan Intern dalam hal pengadaan barang dan jasa berperan sebagai pengawas internal control yang dilaksanakan 1 tahun sekali pertengahan 105 Ibid hal 10 Universitas Sumatera Utara 127 tahun untuk pemeriksanaan di Kantor Direksi, untuk KebunUnit termasuk pabrik dilaksanakan pemeriksaan 1 tahun 2 dua kali persemester 6 bulan sekali. 106 Di dalam bagian Satuan Pengawasan Internal SPI ada juga tim Audit KhususAudit Investigasi yang bekerja berdasarkan Surat Perintah SK dari Direksi yang berlaku 1 satu kali pemeriksaan. Tim Audit khususAudit Investigasi ini apabila ada indikasi atau informasi penyelewengan maka Tim Audit KhususAudit Investigasi yang akan memeriksa berikutnya. Tim Audit terdiri dari 2 jenis yaitu : a. Audit Operasional, dimana program kerja Pengawasan Tahunan PKPT b. Audit InvestigasiAudit Khusus, dimana sistem kerja berdasarkan Surat Perintah Kerja dari Direksi yang bersifat mendesak. Didalam audit ada terdiri dari Wilayah I dan II, sistem kerja tim audit operasional tidak ditentukan orangnya tersebut tetapi wilayah-wilayahnya sudah ditentukan pada program kerja setiap tahunnya. Demikan juga untuk mendorong dan menjamin terlaksananya penggunaan Produksi Dalam Negeri maka Satuan Pengawasan Internal SPI Perusahaan selalu melakukan pemeriksaan yang ketat sehingga jika terjadi ketidak sesuaian maka Satuan Pengawasan Internal SPI harus segera melakukan langkah serta tindakan 106 Wawancara dengan Kepala Bagian Satuan Pengawasan Internal 3.15 bapak H. Jaya Bakti,SE,QIA dan Bapak M Jaya Kesumah, BSC.,QIA Staf SPI, kantor direksi, Medan, 13 April 2012. Universitas Sumatera Utara 128 yang bersifat kuratifperbaikan agar dapat kembali pada rencana awal sebagaimana ditetapkan oleh perusahaan. Satuan Pengawasan Internal ditunjuk oleh direksi untuk menjadi bagian dalam proses pengadaan barang dan jasa. SPI ditugaskan oleh direksi dalam proses pengadaan barang dan jasa untuk mengawasi proses pengadaan barang dan jasa, apakah proses pengadaan barang dan jasa sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. Apabila proses pengadaan barang dan jasa tidak sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku maka direksi akan mengeluarkan surat perintah untuk SPI yang berlaku 1 satu kali penyelidikan atau pemeriksaan. Setelah SPI menemukan adanya indikasi penyelewengan atau salahnya prosedur maka SPI akan membuat laporan kepada direksi dan akan di lanjutkan oleh bagian Hukum dan Manajemen Risiko untuk memproses laporan dari bagian SPI, setelah bagian hukum dan manajemen risiko memproses laporan dari bagian SPI maka bagian hukum dan manajemen risiko akan membuat laporan kepada direksi. Setelah direksi menerima laporan dari bagian hukum dan manajemen risiko maka direksi akan membuka rapat dewan kehormatan yang akan menghasilkan keputusan atau sanksi yang layak untuk diberikan kepada pihak yang bersalah. Universitas Sumatera Utara 129

BAB IV KONSEKWENSI HUKUM BAGI DIREKSI ATAU PEJABAT DALAM