81
3. Jenis dan Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa di PT. Perkebunan
Nusantara III Persero Ada beberapa metode pemilihan proses pengadaan barang dan jasa di
lingkungan PTPN
III berlaku
untuk pejabat
pengadaan di
kantor direksidistrikkebununit dan bagian pelelangan serta pengguna barang dan jasa
PTPN III diantaranya yaitu : 1. Pelelangan Umum
2. Pelelangan Sederhana 3. Pelelangan Terbatas
4. Pemilihan Langsung 5. Penunjukkan Langsung
6. Pengadaan Langsung 7. Kontes
8. Seleksi Umum 9. Seleksi Sederhana
10. Seleksi Langsung 11. Penunjukkan Langsung Jasa Konsultasi
12. Pengadaan Langsung Jasa Konsultasi 13. Sayembara Jasa Konsultasi atau Jasa Lainnya
72
72
Surat Keputusan Direksi PT. Perkebunan Nusantara III Nomor 3.11SKPTS032011 Tentang Pedoman Pengadaan Barang Dan Jasa PT.Perkebunan Nusantara III Persero Edisi V-
2011, hal 4
Universitas Sumatera Utara
82
Selain hal tersebut dalam pedoman pengadaan barang dan jasa PT.Perkebunan Nusantara III persero jenis barang dan jasa dapat dibagi menjadi;
1. Berdasarkan Sumber Pendanaan;
a. Dana Exploitasi, pengadaan barang dan jasa dengan sumber dana exploitasi dapat
dilaksanakan di
kantor DireksiDistrikKebunUnit
berdasarkan kewenangan dan daftar klasifikasi pengadaan barang dan jasa
b. Dana Investasi, pengadaan bartang dan jasa dengan sumber dana investasi dan memenuhi kriteria sebagaimana disebutkan dalam point defenisi dilaksanakan
di Kantor Direksi, khusus untuk pemeliharaan Tanaman Belum Menghasilkan TBM sesuai dengan nilai kewenangan yang diberikan dapat dilaksanakan di
DistriKebunUnit setelh dokumen dasar mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Direksi.
2. Berdasarkan Spesifikasi a. Barang umum, pengadaan barang umum dapat dilaksanakan di Kantor
DireksiDistrikKebunUnit sesuai dengan berdasarkan kewenangannya dapat dilihat pada tabel 1
b. Barang pabrikankeagenan,
pengadaan barang
pabrikankeagenan dilaksanakan di Kantor Direksi.
3. Pengadaan barang yang merupakan Aktiva tetap dengan nilai perolehan 1 satu
unit dibawah Rp 5.000.000,- lima juta rupiah walaupun masa manfaatnya lebih dari 1satu tahun dibukukan sebagai biaya eksploitasi dan pengadaan barangnya
Universitas Sumatera Utara
83
dilakukan di Distrik untuk kebutuhan Distrik dan di KebunUnit untuk kebutuhan Kebununit.
4. Pengadaan Jasa, dapat dibagi menjadi :
a. Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan ketrampilan Skillware dalm suatu sistem tata kelola yang
telah dikenal luas didunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan danatau penyediaan jasa selain jasa konsultasi, pelaksanaan
pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang dengan sumber dana investasi yang dilaksanakan di Kantor Direksi Jasa lainnya sesuai tabel 2 dibawah ini,
dapat dilaksanakan di kantor DistrikKebunUnit dengan persetujuan Direksi Terlebih dahulu, sedangkan untuk jasa lainnya dengan sumber dana exploitasi
dapat dilaksanakan di kantor DireksiDistrikKebunUnit. b. Jasa Konsultasi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian
tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir brainware.
5. Berdasarkan Jangka Waktu ;
a. Untuk pekerjaan yang memiliki jangka waktu pelaksanaan lebih dari 1 satu tahun anggaran perusahaan atau multi year maka dapat dilakukan pengadaan
barang dan jasa 1 satu kali untuk jangka waktu lebih dari 1 satu tahun yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan sepanjang kualitas harga
dan tujuannya dapat dipertanggung jawabkan.
Universitas Sumatera Utara
84
b. Dalam hal pengadaan jangka panjang atau multi year, formula penyesuaian harga tertentu price adjustment baik untuk kenaikan maupun penurunan
yang disesuaikan dengan kondisi pasangan best practice yang berlaku. c. Untuk pekerjaan yang memiliki jangka waktu lebih dari 1 satu tahun atau
multi year, proses pengajuan dan penggunaan anggaran dapat dilakukan pada tahun pertama secara sekaligus atau dibagi berdasarkan kebutuhan anggaran
setiap tahunnya, dana yang tidak habis digunakan pada tahun pertama, baik karena tidak tercapainya penyelesaian fisik pekerjaan maupun akibat
mundurnya waktu pelaksanaan pekerjaan, dipindahkan menjadi RKAP tahun berikutnya.
73
Khusus untuk penunjukan langsung bagi BUMN dapat dilakukan apabila memenuhi minimal salah satu persyaratan sebagai berikut :
1. Barang dan jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama perusahaan dan tidak dapat
ditunda keberadaannya. 2.
Penyedia barang dan jasa dimaksud hanya satu – satunya 3.
Barang dan jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari
penyedia barang dan jasa. 4.
Bila pelaksanaan pengadaan barang jasa dengan menggunakan cara sebagaimana dimaksudkan diatas telah dua kali dilakukan namun peserta pelelangan atau
Universitas Sumatera Utara
85
pemilihan langsung tidak memenuhi kriteria atau ada pihak yang mengikuti pelelangan atau pemilihan langsung, sekalipun ketentuan dan syarat – syarat
telah memenuhi kewajaran. 5.
Barang dan jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan intelektual HAKI atau yang memiliki jaminan warranty dan Original equipment
manufacture 6.
Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat, dan asset strategis perusahaan.
7. Barang dan jasa yang merupakan pembelian berulang Repeat order sepanjang
harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak mengorbankan kualitas barang dan jasa.
8. Penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat lokal maupun
nasional. 9.
Barang dan jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah – pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan
sebelumnya. 10. Penyedia barang dan jasa adalah BUMN danatau Anak Perusahaan sepanjang
barang danatau jasa yang dibutuhkan merupakan produk atau layanan dari BUMN atau anak perusahaan dimaksud.
73
Surat Keputusan
Direksi PT.
Perkebunan Nusantara
III Persero
Nomor 3.11SKPTS032011, Tentang Pedoman Pengadaan Barang Dan Jasa PT. Perkebunan Nusantara III
Persero Edisi V-2011, hal 11
Universitas Sumatera Utara
86
4. Peranan dan Tanggung jawab Direksi Dalam Pengadaan Barang dan Jasa Di PT. Perkebunan Nusantara III Persero
Direksi adalah adalah Organ Perseroan yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan perseroan untuk kepentingan perseroan,
sesuai dengan maksud dan tujuan perseroan, serta mewakili perseroan, baik di dalam maupun diluar pengadilan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan Code Of
Corporate Governance PT. Perkebunan Nusantara III persero. A. Tugas dan Tanggungjawab Direksi
Tugas dan Tanggung Jawab Direksi PT. Perkebunan Nusantara III Persero dalam pengadaan barang dan jasa berpedoman kepada Anggaran Dasar dan Code Of
Corporate Governance dimana dinyatakan bahwa : 1. Direksi bertugas menjalankan segala tindakan yang berkaitan dengan
pengurusan perseroan untuk kepentingan perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perseroan serta mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar
pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan segala pembatasan- pembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan Perundang-undangan,
Anggaran Dasar PTPN III danatau keputusan RUPS. 2. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada poin 1 maka direksi
berkewajiban untuk : a. Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan perseroan
sesuai dengan maksud dan tujuan serta kegiatan usahanya.
Universitas Sumatera Utara
87
b. Menyiapkan pada waktunya Rencana Jangka Panjang Perusahaan RUPP, Rencana Kerja Anggaran Perusahaan RKAP, dan Statement of corporate
intent SCI perubahannya serta menyampaikannya kepada Dewan Komisaris dan pemegang saham untuk mendapatkan pengesahan RUPS
c. Memberikan penjelasan kepada RUPS mengenai rencana jangka panjang perusahaan RJPP, Rencana Kerja Anggaran Perusahaan RKAP, dan
Statement of Corporate Intent SCI. d. Membuat daftar pemegang saham, daftar khusus, risalah RUPS dan risalah
Rapat Direksi. e. Membuat laporan tahunan sebagai wujud pertanggungjawaban pengurus
perseroan, serta dokumen keuangan perseroan sebagimana dimaksud dalam undang-undang tentang dokumen perusahaan.
f. Menyusun laporan keuangan berdasarkan standar Akuntansi Keuangan dan menyerahkan kepada akuntan publik untuk diaudit.
g. Menyampaikan Laporan Tahunan termasuk Laporan Keuangan kepada RUPS untuk disetujui dan disahkan, serta laporan mengenai hak – hak
perseroan yang tidak tercatat dalam pembukuan antara lain sebagai akibat penghapusan piutang
h. Memberikan penjelasan kepada RUPS mengenai laporan tahunan. i. Menyampaikan neraca dan laporan laba rugi yang disahkan RUPS kepada
Menteri Hukum dan HAM sesuai dengan ketentuan peraturan Perundang – undangan
Universitas Sumatera Utara
88
j. Menyampaikan laporan perubahan susunan pemegang saham, direksi dan Dewan Komisaris Kepada Menteri Hukum dan HAM
k. Memelihara Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, Risalah RUPS, Risalah Rapat Dewan Komisarris dan Risalah Rapat Direksi Laporan
Tahunan dan dokumen keuangan perseroan sebagaimana dimaksud pada poin 4 dan poin 5 dan dokumen perseroan lainnya.
l. Menyimpan ditempat kedudukan perseroan. Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, Risalah RUPS, Risalah RUPS, Risalah Rapat Dewan
Komisaris dan Risalah Rapat Direksi, laporan Tahunan dan Dokumen perseroan lainnya.
m. Menyusun sistem akuntansi sesuai dengan Standar Akuntasi Keuangan dan berdasarkan prinsip – prinsip pengendalian intern, terutama fungsi
pengurusan, pencatatan, penyimpanan dan pengawasan. n. Memberikan laporan berkala menurut cara dan waktunya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku, serta laporan lainnya setiap kali diminta oleh Dewan Komisaris danatau Pemegang Saham.
o. Menyiapkan susunan organisasi perseroan lengkap p. Memberikan penjelasan tentang segala hal yang ditanyakan atau yang
diminta anggota Dewan Komisaris dan para pemegang saham. q. Menyusun dan menetapkan blue print organisasi perseroan.
Universitas Sumatera Utara
89
r. Menjalankan kewajiban-kewajiban lainnya sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar PTPN III dan yang ditetapkan oleh RUPS
berdasarkan peraturan Perundang – undangan. s. Menyusun pengembangan Knowledge Skill untuk direksi.
t. Menyusun rencana atau daftar personil yang berkompetensi untuk menduduki jabatan kunci dan melaporkan ke Dewan Komisaris.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, anggota direksi harus mematuhi Anggaran Dasar PTPN III.
4. Setiap Anggota Direksi wajib dengan I’tikad baik dan penuh tanggungjawab. 5. Meminta persetujuan tertulis dewan komisaris tentang beberapa hal yang
ditentukan. 6. Dalam waktu 30 hari sejak diterimanya permohonan atau penjelasan dan
dokumen secara lengkap dari direksi. 7. Meminta persetujuan dewan komisaris dan RUPS untuk melakukan hal – hal
tertentu yang membutuhkan persetujuan tersebut. 8. Pendirian anak perusahaan perusahaan patungan.
Selain hal tersebut, Direksi juga mempunyai peran dalam pengadaan barang dan jasa untuk memberikan keputusan pemenang pelelangan pengadaan barang dan
jasa yang dimana berkas-berkas tersebut telah melewati proses pemeriksaan dari bagian pelelangan.
Dalam Surat Keputusan Direksi PT. Perkebunan Nusantara III Persero Nomor : 3.11SKPTS032011 Tentang pedoman pengadaan barang dan jasa PT.
Universitas Sumatera Utara
90
Perkebunan Nusantara III Persero edisi V maka pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sepenuhnya dilaksanakan dengan etika yang tinggi sesuai dengan ketentuan code
of conduct PT. Perkebunan Nusantara III Perserodan dalam pelaksanaannya harus mematuhi etika, pejabat pengadaan barang dan jasa memiliki tugas pokok yakni
melaksanakan dan bertanggungjawab dalam pengadaan barang dan jasa sesuai dengan besaran nilai kewenangan yang mengacu kepada pedoman pengadaan barang
dan jasa serta instruksi kerja yang berlaku di perusahaan.
74
Langkah direksi yang perlu diperhatikan direksi dalam proses pengadaan barang dan jasa yaitu :
a. Melihat daftar harga dari DHBB daftar harga barang dan bahan b. Melakukan perkiraan harga
c. Menyusun HPS harga perkiraan sendiriowner estimate OE d. Mengevaluasi penawaran
e. Mengevaluasi administrasi f. Mengevaluasi teknis
g. Mengevaluasi harga
75
5. Penjabaran Prinsip Kehati – hatian Dalam Peraturan Pengadaan Barang
Kategori